Uma empresa, quando precisa contratar profissionais para atendimento aos visitantes, pode encontrar na terceirização da recepção uma opção muito mais interessante do que manter um empregado registrado. Um profissional de recepção, seja do sexo masculino ou feminino, precisa ter algumas características essenciais para o cargo, como por exemplo:

• O recepcionista precisa estar treinado para o cargo, uma vez que a recepção exige um profissional que saiba conversar, saiba atender e saiba expressar-se corretamente, tanto no falar quanto no escrever;
• O recepcionista (ou a recepcionista) precisa ter boa aparência, com sorriso sempre aberto, com vestimentas adequadas e, no caso de ser mulher, maquiagem discreta para o atendimento ao cliente;
• O profissional da recepção precisa ter conhecimentos adequados para resolver problemas dos clientes e fazer com que sejam encaminhados imediatamente aos setores que desejam, evitando atrasos nos processos empresariais.

O trabalho da recepcionista, portanto, demanda cuidados e atenção que podem ser delegados a uma empresa especializada, uma vez que esta não é a atividade fim da empresa que tem necessidade de um profissional da área. Assim, a terceirização da recepção é a forma mais fácil de encontrar a recepcionista para a empresa.

A terceirização da recepção segue também uma tendência do mercado, entendendo que os serviços que não estão ligados diretamente à atividade fim da empresa podem gerar resultados melhores quando terceirizados.

Entenda melhor a terceirização da recepção

Alguns pontos pedem a atenção do empresário ou do gerente da empresa na hora de decidir pela terceirização da recepção:

• A recepção é, para a empresa, o seu cartão de visitas, a sua imagem perante os clientes, fornecedores ou profissionais de qualquer área. Assim, precisa ter um profissional capacitado para o atendimento, oferecendo as informações necessárias e dando a atenção devida a cada visitante que procure algo na empresa;
• A empresa deve sempre estar voltada para sua atividade fim, tomando as providências necessárias para a produtividade e a lucratividade. A terceirização da recepção elimina custos e burocracia com relação aos profissionais necessários para a empresa, mas que não estejam ligados a essa atividade fim;
• A terceirização da recepção evita a necessidade de recrutamento, seleção, contratação, treinamento e acompanhamento da recepcionista, economizando tempo para empresa e para os responsáveis, que podem utilizar melhor sua capacidade em atividades mais produtivas;
• Manter a recepção funcionando exige a presença de profissionais capacitados. No caso de falta da recepcionista, a empresa responsável pela terceirização da recepção é quem deverá providenciar um novo profissional, evitando dissabores para o andamento das atividades normais da recepção;

Como deve funcionar a recepção

A recepção é o primeiro local da empresa para qualquer visitante, onde é mantido o primeiro contato. Assim, é de extrema importância que seja um local agradável, um ambiente organizado, onde o visitante poderá sentir-se adequadamente confortável para resolver os problemas que precisa dentro da empresa.

O clima do ambiente deve ser amistoso e tranquilo, oferecendo as boas vindas de maneira correta e formal, passando essa primeira impressão ao visitante. A organização do local deve passar ao visitante exatamente o clima organizacional, a missão e os valores da empresa e sua preocupação com o relacionamento com os clientes e fornecedores.

Uma recepcionista deve ser exatamente o retrato da empresa, deve ser coerente com o ambiente em que está trabalhando, e isso exige uma profissional especializada, devidamente treinada, mantendo na recepção a seriedade e o profissionalismo dentro do que a empresa precisa passar para o visitante, sendo prestativa e ágil na solução dos problemas e no encaminhamento correto de clientes e fornecedores.

Para a empresa que pretende terceirizar a recepção, a escolha da prestadora de serviços deve levar em conta todos os detalhes necessários e passar essas informações, informando como deseja que seja o atendimento e qual o profissional com as características mais adequadas às suas necessidades.

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