Digitalização de documentos eleva produtividade nas empresas

A crescente adoção de soluções digitais transforma o ambiente corporativo no Brasil, traz redução de custos, aumento de produtividade e mais segurança nas operações. 

Nos últimos anos, a digitalização de documentos tem se consolidado como uma prática essencial para empresas brasileiras que buscam não apenas modernizar suas operações, mas também reduzir custos e aumentar a eficiência. 

O crescimento acelerado da tendência foi impulsionado pela pandemia do COVID-19, que levou a uma mudança significativa no modelo de trabalho e exigiu uma adaptação rápida ao ambiente digital. 

Segundo pesquisa de 2022, realizada pela Forrester em parceria com a Adobe, a adoção de documentos digitais no Brasil aumentou de 25% antes da pandemia para 54% após o seu início, o que demonstra a necessidade dessa mudança.

Crescimento do mercado de digitalização 

Em 2023, o mercado de digitalização de documentos no país cresceu significativamente. A empresa eBox, uma das principais do setor, registrou aumento de 17% em seu faturamento, cerca de R$ 27,5 milhões no ano. 

Esse crescimento acompanha uma tendência global observada no relatório de 2024 da Mordor Intelligence, que projeta uma expansão de US$ 8,20 bilhões do mercado de transformação digital de arquivos até 2029.

Além disso, o estudo supracitado, realizado pela Forrester em parceria com a Adobe, apontou que, com o avanço, o Brasil se alinha ao restante do mundo em termos de maturidade digital. 

Hoje, 53% dos tomadores de decisão no país já utilizam ferramentas digitais para administrar documentos em suas organizações, o que indica uma alteração significativa na forma como as empresas lidam com a gestão da informação.

Esse aumento na adoção de tecnologias digitais se destaca como um instrumento importante para companhias que desejam permanecer competitivas em um mercado em rápida evolução. 

Nesta situação, a modernização dos procedimentos não apenas facilita o acesso e a administração de dados, mas também atende às expectativas de um mercado cada vez mais digitalizado, onde a eficácia operacional e a flexibilidade de adaptação são essenciais para o sucesso.

Economia de recursos e redução de custos 

Segundo um estudo da IDC de 2023, organizações que investem em serviços de digitalização e automação de processos reduzem, em média, 30% dos custos operacionais. Ou seja, a alternativa oferece uma oportunidade significativa para as empresas reduzirem custos operacionais. 

A economia se dá principalmente pela eliminação da necessidade de grandes espaços físicos para armazenamento, além da redução de gastos quando comparamos os custos de impressão x custos de digitalização de documentos.

Dados do estudo de 2022 feito pela Forrester mostram que 56% dos tomadores de decisão no Brasil enfrentam problemas com retrabalho devido a erros em processos manuais, e 54% perceberam atrasos na obtenção de assinaturas e no encaminhamento de documentos em suas organizações. 

Esses desafios demonstram como processos manuais são custosos e têm um impacto negativo no rendimento dos funcionários. 

Ao automatizar tarefas repetitivas, como o arquivamento e a recuperação de documentos, as empresas liberam seus colaboradores para se concentrarem em atividades mais estratégicas. 

A digitalização de arquivos acelera os processos internos, melhora a segurança e aumenta a produtividade, sendo essencial para manter a competitividade no mercado, conforme afirma Roberto Gonçalves, CEO da eBox, na Isto É Dinheiro.

Aumento da produtividade e maturidade digital 

No Brasil, a adoção da digitalização é fundamental para que as empresas se adaptem ao modelo de trabalho híbrido, que se consolidou como uma das grandes mudanças trazidas pela pandemia. 

Com a digitalização, os documentos são acessados de qualquer lugar e a qualquer hora, o que possibilita uma colaboração mais eficiente e ágil entre equipes distribuídas geograficamente. 

Segundo um estudo da IDC de 2023, 54% das iniciativas de negócios voltadas para investimentos em tecnologia têm como objetivo aumentar a produtividade organizacional. 

Em paralelo, o estudo encomendado pela Adobe também revelou que a melhoria na colaboração entre funcionários (54%) e o aumento da satisfação do cliente (47%) são os dois principais benefícios associados aos serviços de digitalização de documentos. 

Os dados demonstram que, além de aumentar a eficiência, o foco nos processos digitais amplia a capacidade das empresas de responderem de forma rápida às mudanças do mercado.

Segurança e conformidade com a LGPD

Outro aspecto vital da digitalização de documentos é a segurança da informação, especialmente no contexto da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que trata do uso de dados pessoais, tanto em formatos físicos quanto digitais. 

Com a digitalização, as empresas possibilitam o gerenciamento de seus dados de maneira segura e conforme as regulamentações legais, o que reduz o risco de violações e penalidades. 

Além disso, a gestão eletrônica de documentos facilita o controle de acesso, pois os documentos digitais são organizados e podem ser rapidamente encontrados e verificados. 

Empresas que adotam a digitalização conseguem proteger melhor suas informações contra acessos não autorizados e reduzir o risco de perda de dados. 

A estratégia não só evita multas e sanções, mas também melhora a confiança dos clientes e parceiros, que percebem a empresa como uma organização comprometida com a segurança e a responsabilidade.

Solução para simplificar a digitalização de documentos 

A modernização dos processos se tornou um recurso estratégico indispensável para as companhias brasileiras que querem reduzir o custo de impressão x custo de digitalização de documentos, aumentar a eficiência e garantir a conformidade legal. 

À medida que o mercado se torna mais competitivo e digital, a adoção dessa tecnologia se faz cada vez mais importante para garantir a sobrevivência e o crescimento sustentável das empresas.  

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