Empresas de gestão de documentos: o que analisar antes de contratar? 4 pontos cruciais!

A contratação de empresas de gestão de documentos vai auxiliar sua empresa (e todos os setores) a organizar de maneira segura e eficiente, todos os documentos que a organização produz, diariamente. Entre eles:

• contratos;
• propostas;
• material de marketing
• documentos de funcionários;
• relatórios de avaliação;
• documentos de gestão de pessoas;
• arquivos financeiros;
• manuais de treinamento, etc.

Todos esses itens que listamos acima, são documentos ou informações de extrema importância para empresas de pequeno ou grande porte.

Por isso, o caminho mais simples, eficiente e profissional de realizar a gestão de todos esses arquivos, é contar com o apoio de empresas de gestão de documentos (também conhecidas como empresas de GED).

Empresas de gestão de documentos físicos e digitais

Só de pensar em organizar a pilha de documentos da empresa, quase todos os funcionários e gestores saem correndo.

Não se trata apenas de preguiça, mas de não saber:

• por onde começar;
• como criar um sistema eficiente e que perdure;
• qual é a melhor estratégia.

Afinal, como organizar documentos de uma empresa? Ninguém melhor do que uma empresa de GED.

Documentos físicos, estão em mesas, gavetas, embaixo de pastas lotadas.

Quando digitais estão na área de trabalho, no servidor, em pastas nomeadas como “arquivo 1”, no Google Drive da empresa, nomeado com uma sigla que só o seu funcionário (ou nem ele) sabe o que significa.

Tudo isso dificulta que gestores e colaboradores encontrem documentos importantes para a empresa e para seus clientes.

E quais documentos são importantes? Todos! Sim. Todos. 

Quando você não consegue encontrar um arquivo no meio de uma reunião com o cliente ou quando seu gerente precisa de um documento importante, mas você não consegue lembrar onde o armazenou. Quando o contador precisa de um comprovante do pagamento de um imposto que aparece em aberto e você tem certeza que pagou. Para todas essas situações, a sensação é de pânico.

Provavelmente, você já perdeu tempo precioso procurando por um documento em seu computador, no sistema de armazenamento em nuvem, em seus anexos de e-mail, etc. Ou talvez tenha tido algum problema financeiro por isso.

E é por isso que você deveria pesquisar por empresas de gestão de documentos.

Benefícios da terceirização da gestão de documentos

Existem muitas razões pelas quais uma organização deveria optar por uma empresa de gestão de documentos digitais e físicos, entre elas:

• melhorar a eficiência geral do escritório;
• fazer com que as informações sejam acessadas rapidamente;
• ampliar a segurança da informação;
• economizar o tempo de busca pelo documento;
• permitir a escalabilidade do negócio;
• melhorar a experiência do cliente;
• ampliar a produtividade da equipe;
• diminuir o estresse no ambiente de trabalho e mais.

Leia mais: Empresas que utilizam GED: benefícios + segmentos úteis

Empresas de gestão de documentos: como escolher a certa?

Antes de contratar uma empresa de GED é importante compreender alguns aspectos da gestão de documentos.

A escolha da melhor empresa pode ser mais simples se você seguir algumas dicas, que listamos a seguir. Confira!

1. Entenda as necessidades da empresa

Quais são os tipos de documentos com os quais sua empresa mais lida?

Qual é o volume desses documentos?

Qual nível de sigilo necessário sobre eles?

Qual é a sua prioridade: acesso remoto, acesso local ou segurança de dados? (Calma, você também pode ter tudo isso junto).

Avalie as suas metas e veja quais empresas de gestão de documentos estão alinhadas às suas expectativas.

Seja em um projeto de uma pequena empresa ou uma solução de gerenciamento em grande escala, uma boa empresa de GED pode ajudar.

Contar com uma empresa de gestão de documentos, que adapte seus serviços às necessidades da sua empresa é essencial para o sucesso da implementação desse novo modelo de organização.

2. Nível de especialização da equipe e sistemas

Pequisa um pouco sobre os profissionais que atuam na empresa e qual é o nível de experiência dessa organização no mercado em que você atua.

Conversar com alguns clientes antigos dessa empresa pode ser uma boa ideia para saber como foi o resultado do projeto.

É importante considerar também as ferramentas usadas por essas empresas e os métodos de organização.

3. Como será a implementação do novo modelo de GED

Quando uma empresa de gestão de documentos entra na sua empresa e muda a forma como organizar documentos, é preciso compreender como esse projeto será mantido e como essa empresa contribui para a continuidade dessa organização.

Ela realiza treinamentos com a sua equipe para mostrar como devem ser armazenados os arquivos a partir de agora?

Cria padrões a serem seguidos para nomear arquivos ou criar pastas?

No dia a dia da sua empresa seus colaboradores são as pessoas que realmente vão colocar em prática a organização dos documentos, por isso eles precisam receber as informações necessárias para executar um bom trabalho nesse sentido.

Oferecer um manual também é interessante para que novos funcionários possam dar continuidade à organização proposta.

4. Segurança

Empresas de gestão de documentos lidam com arquivos sigilosos. A empresa que você pretende contratar deve garantir essa segurança.

Confira se no contrato existem cláusulas de confidencialidade e qual é a penalidade para a empresa contratada caso haja vazamento de informações.

Mais uma vez é importante saber qual é o histórico da empresa no mercado.

Terceirização para alcançar a eficiência de negócio

No geral, terceirizar os processos de negócios é uma ótima maneira de aprimorar o fluxo de trabalho. É adequado para quase todos os tipos de empresas em diferentes setores, tornando-se uma técnica flexível para o sucesso da gestão da empresa.

Então, para finalizarmos, é importante que as empresas de gestão de documentos que você analise, sejam capazes de traçar um plano adequado à sua organização, que inclua:

• armazenamento;
• recuperação;
• backups;
• segurança.

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