Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Ninguém gosta de lidar com uma montanha de papéis. Isso é especialmente verdade quando você é dono de um negócio e há centenas de outras coisas para fazer. Por isso, empresas que utilizam GED (gerenciamento eletrônico de documentos) saem na frente.
É provável que o gerenciamento de documentos seja a menor das suas preocupações. Mas se isso não for feito corretamente, poderá causar vários problemas para sua empresa mais adiante.
Agora é a hora de planejar corretamente e implementar processos e práticas recomendadas de gestão de documentos eletrônicos que apoiarão o crescimento de sua empresa.
Analisamos em detalhes a seguir, porque empresas que utilizam GED tem benefícios vitais em seus negócios. E mostramos também que segmentos de empresas podem se beneficiar do GED.
4 benefícios para empresas que utilizam GED
1. É altamente eficiente
As empresas que utilizam GED melhoram tanto a eficiência interna quanto a competitividade geral de seus negócios.
Não há nada mais perturbador ou frustrante do que ter pilhas de documentos e arquivos físicos espalhados. E não ser capaz de encontrar o que você precisa pode acabar prejudicando sua reputação.
Um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos garantirá que os registros não sejam perdidos e ajudará você a obter informações ou dados de que precisa de maneira rápida e confiável.
2. É rentável
Outras das vantagens do GED, especialmente para pequenas empresas, é poder economizar dinheiro. E uma gestão de documentos eletrônicos nas empresas é a maneira mais econômica de gerenciar todos os seus registros.
O gerenciamento manual de documentos é um processo demorado e você pode ser mais bem organizado, liberando recursos internos e o tempo da equipe. Realoque-os em tarefas mais importantes e produtivas que ajudarão a fortalecer e construir seu negócio.
Há também custos associados ao armazenamento físico, especialmente porque um negócio em rápido crescimento gerará uma infinidade de arquivos. A mudança para o armazenamento digital permitirá que você gerencie com economia as necessidades de expansão.
3. Suporta boas práticas de conformidade
O tipo de indústria ou jurisdição em que sua empresa está operando ditará os tipos de regulamentações que você precisa respeitar no que diz respeito ao armazenamento de documentos e dados.
Arquivos legais podem precisar ser mantidos por um certo número de anos, e você pode precisar mostrar que certos procedimentos foram seguidos e informações confidenciais armazenadas corretamente.
As empresas que utilizam GED não tem essa preocupação com a conformidade. Podem até mesmo configurar seus registros para que sejam destruídos de maneira segura e pontual quando você não precisar mais deles.
4. Protege seu negócio
Finalmente, as empresas que utilizam GED tema a maneira mais segura de armazenar documentos e arquivos.
Houve uma série de violações de dados de alto nível nos últimos anos, e sua empresa precisa proteger informações financeiras confidenciais e detalhes dos clientes com um sistema seguro.
Também tem o valor agregado de fornecer um backup externo, em caso de qualquer desastre no escritório que possa destruir arquivos físicos e eletrônicos nas suas instalações.
O gerenciamento eletrônico de documentos é um ativo vital para a função administrativa de qualquer empresa, grande ou pequena.
Se você ainda não tem um processo, faz sentido para o negócio configurá-lo o mais rápido possível.
Mas que tipos de empresa que podem se beneficiar do GED? Separamos abaixo alguns segmentos do mercado que podem usar o gerenciamento eletrônico de documentos.
Tipos de empresa que se beneficiam do GED
Empresas de Logística: o GED acelera os processos logísticos, organizando os pedidos e entregas em um sistema estruturado.
Concessionárias: os documentos e informações dos clientes e das vendas são anexados e podem ser gerenciados e encontrados facilmente.
Contabilidades: processos, balanços e documentos podem ser organizados em pastas individuais, facilitando o dia a dia da equipe para encontrar e anexar novos arquivos.
Advocacias: com o GED, a organização dos processos e modelos de documentos, dentre outros ofícios podem ser armazenados e ficarem disponíveis para toda equipe.
Área da Saúde: acessar prontuários, resultados de exame e histórico médico fica muito mais fácil no dia a dia corrido típico da profissão.
Seguradoras: documentos de vistoria, fotos, modelos de contratos podem ser organizados com o GED que separa cada cliente e seu histórico em pastas específicas por data.
Empresas de Ônibus: folhas de pagamento, relatórios de entrada e saída dos veículos, históricos de revisões, horários da equipe são melhor organizados e encontrados com o GED.
É incontestável que as empresas que utilizam GED conseguem tirar um proveito muito melhor do uso da tecnologia para o seu negócio.
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