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A folha de pagamento se resume na soma total da remuneração que a empresa deve pagar a seus funcionários por um período ou data determinada, ou seja, inclui salários, ordenados, deduções, bônus e remuneração líquida.
Em certos casos, a folha de pagamento é tratada pelo departamento de contabilidade da empresa. Os proprietários de pequenas empresas também podem optar por gerenciar a folha de pagamento por meio do RH.
É para eles que este artigo foi elaborado!
Reunimos os pontos principais que não devem ser esquecidos pelos profissionais de RH de qualquer empresa, em relação a folha de pagamento.
A importância desse documento
A folha de pagamento é um dos componentes financeiros mais importantes da empresa porque pode ter impacto na renda líquida da organização.
A folha de pagamento está sujeita a várias leis e regulamentos. Devido aos fatores legais e até éticos que envolvem a folha de pagamento, é importante que a empresa mantenha longo registro de sua folha de pagamento.
Só assim sua empresa poderá ter o controle não somente dos pagamentos realizados, mas de todas as informações dos funcionários que estiverem na folha.
Pagar todos os tributos devidos
Além de remunerar funcionários, a folha de pagamento envolve os impostos que os funcionários devem pagar, como impostos retidos na fonte. São os impostos que os empregadores devem reter do salário de cada funcionário.
O governo federal exige que as empresas retenham uma porcentagem do salário do funcionário mensalmente. Esses impostos incluem Seguro Social, bem como o FGTS.
Os empregadores devem pagar impostos estaduais e realizar o recolhimento de valores referentes aos adicionais. O não pagamento desses impostos pode resultar em multas, processos fiscais e trabalhistas.
Para evitar qualquer tipo de penalidade, as obrigações fiscais em relação a folha de pagamento devem estar em dia. É primordial o registro de cada uma dessas informações e o pagamento de cada imposto, bem como o recolhimento de cada salário de funcionário. Esquecer destes detalhes é colocar o financeiro da empresa em risco.
Que a folha de pagamento retrata a saúde financeira da empresa
A folha de pagamento pode ser usada para fornecer feedback valioso para os seus negócios, como, por exemplo, mostrar se a empresa tem tido lucro.
Uma folha de pagamento pode determinar que a empresa está perdendo mais dinheiro do que ganhando porque, por exemplo, está com gastos excessivos com funcionários. Neste caso, a empresa poderá considerar algumas demissões para que se torne mais lucrativa.
Todo profissional de RH deve ter uma folha de pagamento precisa e consistente para poder pagar aos funcionários corretamente, reter a quantidade certa de impostos e ter uma melhor compreensão de seu fluxo de caixa.
A revisão da folha de pagamento é função essencial
Na maioria dos casos, a pessoa mais importante envolvida na folha de pagamento será um coordenador dos Recursos Humanos. Esse indivíduo tem inúmeras funções e responsabilidades para o respectivo departamento contábil, que pode incluir a ligação entre funcionários, pagamentos, novas contratações e demissões.
O RH também é responsável por inserir as horas dos funcionários no sistema de relatório para o processamento da folha de pagamento. Após o processamento, é necessário revisar a folha de pagamento de cada funcionário.
Se o coordenador detectar algum erro, como pagamentos em excesso ou a menor, é responsabilidade dele trabalhar com todo RH para corrigir esses erros.
Dependendo do tamanho da sua empresa, o departamento de Recursos Humanos também pode incluir:
- gerenciamento de folha de pagamento;
- equipe (assistente de folha de pagamento, analista de sistema e coordenador).
O dia de pagamento é “sagrado”
Selecionando a programação, seja semanalmente ou mensalmente, deverá haver o pagamento dos funcionários. O departamento de RH calcula os salários dos funcionários retém o valor do imposto adequado e emite o contracheque.
Tudo tem de ser feito de forma antecipada para que o pagamento dos funcionários não atrase. Parece uma simples observação, no entanto, se houver atraso no pagamento a empresa pode responder a processos tendo, desnecessariamente, gastos por questões trabalhistas que poderiam ser evitadas.
Usar estratégia para gerenciar a folha de pagamento
Estratégia é a palavra de ordem na hora de gerenciar a folha de pagamento. O RH precisa estruturar os cargos e salários da empresa para saber qual o conjunto de regras que orientará a gestão de pessoas.
Desta maneira a posição de cada funcionário estará delimitada no quadro de profissionais, ou seja, haverá organização na folha de pagamento.
Feito a estrutura de forma estratégica, o pagamento de cada profissional será realizado de acordo com seu cargo, os benefícios que possui, dentre outras particularidades. O intuito dessa estratégia é para que o RH tenha controle de todos os colaboradores, sabendo quem está em cada função, facilitando assim o cálculo dos valores na hora de fechar a folha.
O RH e a Contabilidade estão “casados”
Faturamento e folha de pagamento estão interligados. As duas partes são extremamente necessárias para manter um fluxo de caixa positivo.
Se você não sabe como é realizado faturamento, é melhor o RH dar um passei na contabilidade e vice-versa. É uma parceria com objetivo de a folha de pagamento seja organizada eficiente e sem erros.
Lembre-se de que um bom sistema vai ajudar em todo o processo de inserção de dados e cálculo dos valores. Encontrar a solução tecnológica ideal para processar a folha de pagamento também faz parte das funções de um profissional de RH diligente.
Este artigo colabora para que o RH tenha uma folha de pagamento bem gerenciada. Não é uma tarefa simples, mas, se bem estruturada, pode resultar em funcionários pagos devidamente, tributos recolhidos, impostos pagos e lucratividade para o proprietário.
