Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
A gestão da folha de pagamento é um processo demorado com o qual todas as empresas lidam regularmente.
Primeiramente, é vital ter um sistema eficiente e preciso para assim garantir que seus funcionários sejam pagos corretamente dentro do prazo.
A equipe de RH registra longas horas gerenciando um sistema preciso de folha de pagamento. Contudo, para eliminar esse desgaste, as empresas estão se afastando da configuração tradicional e buscando solução na terceirização de pagamento.
Ao passo que a terceirização de holerite é uma excelente solução para empresas que desejam liberar tempo e recursos.
Antes de escolher o primeiro prestador de serviços que aparecer na internet, é importante entender como funciona a terceirização da folha de pagamento.
O que é terceirização de folha de pagamento?
Nesse sentido, algumas empresas não conseguem ter um departamento inteiro dedicado às múltiplas tarefas envolvidas no processo e distribuição da folha de pagamento.
Diante disso, ao invés de colocar os recursos da organização, criando e estruturando um departamento, às vezes fazem melhor. Escolhem uma empresa bem estruturada para realizar o holerite.
Os prestadores desse serviço cobrem uma série de funções:
- calculam o holerite;
- fornecem relatórios de gerenciamento;
- configuram assinaturas automáticas de cheques;
- fazem depósitos diretos e gerenciam a conformidade legal;
- realizam a declaração de impostos;
- podem oferecer vínculos com tarefas relacionadas ao RH.
A terceirização da folha de pagamento é uma alternativa eficiente para as empresas que não têm prontamente os recursos, bem como a experiência necessária para manter uma grande equipe em sua organização.
Também é uma ótima opção para estruturar um departamento específico. A economia de tempo e recursos é significativa e beneficia a empresa que escolher pela terceirização.
Como funciona?
Após escolher uma empresa especializada, é hora de configurar seu novo sistema.
Uma das primeiras etapas será enviar um relatório que é configurado entre as empresas contratante e contratada. A empresa contratada usará este relatório para processar as informações da sua empresa.
Inclusive, o relatório é usado para coletar dados como, por exemplo, o número de funcionários, as horas trabalhadas, políticas de férias e benefícios.
Leia também no oHub: O que é desoneração na folha de pagamento
Exemplo prático
Durante cada período de pagamento, a empresa contratante entra em contato com o serviço da prestadora e informa quantas horas cada funcionário trabalhou durante o período designado.
A terceirizada calcula o pagamento, todas as deduções e também realiza o recolhimento dos impostos.
A empresa terceirizada é responsável por enviar um relatório todo ano, juntamente ao serviço de arquivamento de relatórios mensais e trimestrais de folha de pagamento e impostos.
Por fim, depois de enviar as informações necessárias para a empresa, seu trabalho estará concluído.
A empresa terceirizada cuidará do manuseio e administração dos holerites enquanto você poderá voltar a se concentrar nos negócios principais.
Benefícios advindos da terceirização da folha de pagamento
Quando uma empresa opta por preparar sua folha de pagamento internamente, há despesas como previdência social, contribuições para o INSS e treinamento.
A empresa terceirizada será responsável por qualquer um dos erros cometidos pelo funcionário. Esses erros podem ser caros se os impostos não forem depositados ou depositados em propriedades, e se os cálculos apresentarem erros. Serviços de folha de pagamento respeitáveis garantem seu trabalho e pagam multas, desde que seja um erro. É perfeitamente possível que uma empresa pague mais multas a cada ano do que o custo da terceirização. Se eles tivessem usado um serviço terceirizado, os erros teriam sido evitados ou a empresa terceirizada teria sido responsável por multas.
Deveres da folha de pagamento
Os deveres da terceirização incluem a emissão de cheques para os funcionários, o cálculo adequado dos impostos sobre os salários e do holerite, a supervisão de depósitos tributários oportunos e a manutenção de relatórios precisos. Se o funcionário responsável pela preparação dos contracheques estiver doente, por exemplo, os contracheques ainda precisam ser emitidos. Os serviços garantem que a folha de pagamento seja emitida dentro do prazo de cada período de pagamento, com o mínimo esforço dos funcionários internos da empresa.
Algumas empresas optam por receber os contracheques diretamente na empresa, onde podem ser assinados e emitidos para os funcionários. Outras empresas autorizam a empresa de folha de pagamento a entregar ou depositar diretamente os cheques aos funcionários.
Empresas de folha de pagamento diferenciada
Após tomar a decisão de contratar a terceirização, comece a pesquisar. Você precisa ter uma ideia clara do que precisa do prestador de serviços.
Há uma infinidade de empresas de terceirização com serviços diferentes. Deduzimos que você deseja fazer parceria com uma empresa que se encaixa melhor com a sua. Contundo, encontrar a terceirizada certa para este trabalho pode ser cansativo e ineficaz visto que há muitas empresas de fachada pelo mercado.
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