Folha de pagamento – Terceirizar ou fazer internamente?

Pequenas empresas têm, todos os meses, a preocupação de elaborar uma folha de pagamento detalhada, com diversos aspectos fiscais, que requer confidencialidade e que não pode conter qualquer falha para não gerar problemas com os trabalhadores ou com o Fisco. A terceirização da folha de pagamento pode ser uma alternativa que traga os melhores resultados.

À medida que a empresa cresce e que aumenta sua equipe de trabalhadores, a folha de pagamento se torna mais completa, havendo a necessidades de procedimentos automatizados, evitando perda de tempo e possíveis erros de lançamento.

Em uma empresa desorganizada, a folha de pagamento mal gerenciada pode levar a atrasos nos pagamentos dos salários, além de gerar multas e passivos. Uma empresa de prestação de serviços que faça a terceirização da folha de pagamento evita todos os problemas e permite que os administradores possam se dedicar à sua atividade-fim com maior atenção.

Terceirização da folha de pagamento: melhor gestão

A terceirização da folha de pagamento permite à empresa melhores condições de gestão de seu capital humano, evitando sérios problemas com erros de cálculos ou falta de atendimento à legislação, possibilitando o crescimento sustentável da empresa. Saiba qual o valor mensal para terceirizar a folha de pagamento.

A empresa também tem a possibilidade de adquirir um software de folha de pagamento, o que oferece aos pequenos empresários a opção de gerenciar a folha de pagamento em seu próprio setor de Recursos Humanos. Contudo, essa opção pode ter uma série de condições que vão exigir muito mais por parte da empresa.

Se formos analisar os prós e os contras tanto da terceirização da folha de pagamento ou de sua confecção internamente, podemos ter a melhor solução para essa que é uma das principais necessidades empresariais:

Terceirização da folha de pagamento: prós e contras

As condições a favor da terceirização da folha de pagamento podem ser destacadas como as seguintes:

• A confecção da folha fica nas mãos de profissionais capacitados, deixando aos administradores mais tempo para se focar na atividade-fim;
• Uma empresa especializada em recursos humanos se mantém atualizada com todas as mudanças na legislação, antecipando problemas fiscais futuros;
• Na terceirização, a confidencialidade da folha pode ser mantida com maior segurança, evitando problemas internos.

Contudo, o empresário também precisa tomar cuidados com relação a determinados fatores:

• A empresa deve analisar os custos oferecidos pela terceirização da folha de pagamento com bastante critério;
• Uma empresa de prestação de serviços deve oferecer garantia de confidencialidade das informações de sua equipe de trabalho;
• A comunicação entre a empresa contratante e a prestadora de serviços deve ser ágil o suficiente para não possibilitar qualquer tipo de falha
• A prestadora de serviços deve oferecer meios de acesso direto e imediato às informações para o caso de alterar qualquer informação mais agilmente;
• O tempo entre o fechamento da folha e o dia de pagamento deve estar bem sincronizado para não gerar atrasos.

Fazer a folha de pagamento internamente: prós e contras

Fazer internamente a folha de pagamento também apresenta pontos favoráveis e desfavoráveis, como podemos analisar a seguir:

• Quando a equipe de trabalho é menor, elaborar a folha de pagamento internamente costuma ter menor custo para a empresa;
• Havendo um sistema de gestão contábil, torna-se mais fácil integrar a folha de pagamento com o sistema para agilizar a entrada de dados;
• O empresário pode ter a visão geral das finanças mais rapidamente, não deixando informações confidenciais com terceiros;
• A empresa mantém o controle do tempo e dos custos envolvidos na elaboração da folha;
• Caso o sistema de gestão esteja baseado em nuvem, o acesso pode ser feito de qualquer lugar ou dispositivo.

Alguns pontos desfavoráveis também podem ser vistos na elaboração interna da folha de pagamento:

• O empresário precisa investir em um software de gestão da folha de pagamento que seja o mais adequado para o seu negócio, ao mesmo tempo em que deve mantê-lo atualizado com a legislação;
• A empresa precisa ter na sua equipe profissionais capacitados para gerenciar o sistema, que se mantenham atualizados com a legislação;
• Profissionais que elaboram a folha de pagamento devem ser de confiança, entendendo que os dados da folha de pagamento são confidenciais.

Analisando os prós e os contras da terceirização da folha de pagamento, cada empresa pode tomar sua própria decisão. Se você está pensando nessa possibilidade, entre em contato com as empresas que possam melhor orientar sobre esse sistema de outsourcing, conheça as vantagens oferecidas e use o seu tempo para se dedicar mais à atividade-fim do seu empreendimento.

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