GED: tudo que você precisa saber antes de adotar essa solução!

A gestão eletrônica de documentos, GED, é um processo que passa os arquivos da empresa para uma versão digital. Em seguida, tudo é armazenado em um sistema on-line que pode ser acessado de qualquer lugar. 

Este mercado vem se popularizando bastante nos últimos anos. Inclusive, o Fortune Business Insights prevê um crescimento de mais de 7 bilhões de dólares para o setor em 2024. 

Ou seja, é chegada a hora de investir na gestão de documentos eletrônicos, prática essa que ajuda a reduzir os custos e aumentar a produtividade das equipes, além da eficácia das ações do negócio. 

Quer aprender como? Então, continue lendo, pois neste conteúdo exclusivo do oHub falamos tudo o que você precisa saber sobre a GED, dicas de como implementar e, ainda, como contratar a melhor empresa terceirizada do tipo. 

Confira!

O que é GED?

GED é a sigla para gestão eletrônica de documentos. Na prática, é o uso de um sistema para transformar todas as informações físicas da empresa em versões digitais, facilitando o armazenamento e a administração dos arquivos, já que os usuários responsáveis podem acessá-los de qualquer lugar, bastando ter conexão com a internet. 

Esse processo visa facilitar o acesso e compartilhamento de documentos essenciais para o funcionamento da empresa, assim como aumentar a segurança, reduzindo as chances de serem perdidos ou extraviados com o passar do tempo. 

>>>> Aproveite para ler: o que é digitalização de documentos e por que terceirizar?

Exemplos de gestão eletrônica de documentos 

Agora que você já sabe o que é GED, vamos aos exemplos de gestão eletrônica de documentos.

As concessionárias – e outras empresas – podem digitalizar todos os documentos e informações sobre os clientes, anexá-los em uma pasta e disponibilizá-los em um sistema compartilhado. 

Fora isso, há a possibilidade de usar a GED para digitalizar folhas de pagamento, relatórios, contratos e documentos contábeis, como balanço financeiro e muitos outros. 

Percebe como um sistema do tipo tem vários usos? Então, que tal conferir como funciona? Continue lendo para descobrir!

Como funciona a gestão eletrônica de documentos e processos?

A gestão eletrônica de documentos consiste na digitalização dos papéis da empresa para que sejam posteriormente armazenados e geridos por um programa específico. Para essa finalidade, são utilizados recursos próprios, de modo que os documentos sejam devidamente digitalizados em sua integralidade.

O armazenamento dos documentos pode ser feito por meio de sistemas de nuvem, com alta capacidade de armazenagem. O gerenciamento da documentação também pode ser feito de maneira remota, acessando os dispositivos conectados ao sistema de armazenamento.

Esse tipo de digitalização garante mais proteção à empresa, pois evita perdas ou deteriorações de documentos. 

Os programas possibilitam, ainda, a separação dos documentos, de acordo com categorias pré-estabelecidas. Consequentemente, a gestão de documentos se torna mais otimizada, com a organização e segmentação destes arquivos.

E à medida que novos documentos são criados, decorrentes da atividade empresarial, em seus diversos setores, estes serão prontamente armazenados. Aqui, o armazenamento em nuvem garante que os arquivos sejam devidamente mantidos, pelo tempo que for necessário.

Para que serve a gestão eletrônica de documentos?

A GED serve para otimizar os processos da empresa digitalizando documentos e outros arquivos para facilitar o acesso e compartilhamento, além de reduzir o gasto com papel e impressão. 

Em paralelo, adotar a prática contribui para melhor o clima organizacional da empresa, justamente pelo facilitamento dos processos, gerando também um aumento da produtividade.

Por falar nisso, dados compartilhados pelo Finances Online mostram que problemas com a documentação podem reduzir em mais de 20% a produtividade dos colaboradores. Ainda, quase 90% dos funcionários relatam ter problemas para encontrar arquivos, passando até 18 minutos na busca. 

Com a GED, esse tempo pode ser direcionado para ações estratégicas, buscando o aumento dos lucros do negócio. Adicionalmente, não ter que passar por essa situação melhora o humor e deixa os colaboradores mais satisfeitos com o trabalho.

Compreendeu para que serve a gestão eletrônica de documentos? Pois siga a leitura e confira sua importância, assim como os principais benefícios da solução!

Qual a importância da gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos exerce papel de grande importância, pois confere segurança e flexibilidade à administração empresarial. Diariamente, as companhias realizam transações financeiras, fecham contratos, admitem novos colaboradores e incidem em obrigações previstas em lei.

Todos estes procedimentos requerem o devido registro, em documentos específicos. Portanto, a atividade empresarial, por natureza, envolve a produção de uma vasta documentação.

Grande parte destes arquivos são direcionados para a comprovação do cumprimento de obrigações legais e procedimentos burocráticos. Caso a administração perca algum documento, a empresa pode sofrer eventuais sanções pelo descumprimento da própria obrigação de comprovação.

Considerando que a legislação prevê prazos diferenciados para o armazenamento de cada espécie documental, a gestão eletrônica de documentos oferece a devida manutenção nos períodos adequados.

Os recursos da gestão eletrônica de documentos também simplificam as funções gerais da administração, dado o acesso facilitado à documentação. E isto é um reflexo direto da transformação digital das empresas e do mercado.

Quais os benefícios da terceirização do gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos?

Sim, adotar a gestão eletrônica de documentos e processos pode trazer muitos benefícios para sua empresa. Entre os principais, estão:

• redução dos custos; 
• otimização do espaço de armazenamento; 
• aumento da produtividade; 
• maior acessibilidade; 
• facilidade no compartilhamento de informações; 
• segurança da informação; 
• mais eficiência para a empresa; 
• melhor adequação às boas práticas de conformidade. 

Confira mais detalhes nos próximos tópicos!

1. Redução dos custos

Um dos principais benefícios de adotar o gerenciamento arquivístico de documentos eletrônicos é a redução de custos para a empresa. Isso acontece graças à diminuição dos gastos com impressão e arquivamento físico dos documentos. 

Em especial, estamos falando daqueles que são mais exigidos pelos órgãos de fiscalização — como alvará de funcionamento — e necessidades diárias do negócio — contratos —, os quais precisam ser facilmente acessados a qualquer momento. 

Ainda nesse quesito, outra vantagem da GED é que você só precisa imprimir os arquivos sob demanda. Ou seja, apenas quando houver a necessidade de ter um documento físico, resultado em uma menor quantidade de impressões.

Como resultado, a empresa também ganha pontos no quesito sustentabilidade, uma vez que reduz o consumo de papel e o descarte de materiais no meio ambiente.

2. Otimização do espaço de armazenamento

Com a gestão eletrônica de documentos, não há a necessidade de manter um arquivo inativo com uma grande quantidade de documentos e pastas, que, com a menor falta de cuidado, podem ficar desorganizados ou sofrer danos. 

Pelo contrário, você precisa apenas manter os arquivos essenciais em mãos e o restante pode ficar disponível virtualmente, facilitando também a organização. 

3. Aumento da produtividade 

O simples fato de não haver necessidade de procurar documentos no arquivo inativo oferece maior produtividade e ganho de tempo.

Entre as principais vantagens da GED, o sistema apresenta os arquivos necessários a um simples clique do mouse, com a utilização de palavras-chave. Além da facilidade na busca, essa é uma forma eficiente de organizar os documentos.

4. Maior acessibilidade

Por causa do armazenamento em nuvem, os documentos eletrônicos podem ser acessados pela internet, de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Se você esquecer de imprimir um arquivo para uma reunião importante, basta procurar a versão digital. 

5. Facilidade no compartilhamento de informações 

Com os documentos digitalizados na GED, qualquer usuário com acesso liberado pode verificar seu conteúdo, possibilitando compartilhar arquivos com:

• membros da equipe;
• clientes;
• fornecedores;
• colaboradores.

Essa gestão eletrônica de documentos também possibilita que qualquer pessoa interessada possa acompanhar todas as etapas de um processo, facilitando a execução dos projetos da empresa.

6. Mais segurança da informação

Outra vantagem da GED é a garantia da segurança de informações confidenciais, de modo que apenas os usuários autorizados tenham acesso ao conteúdo dos arquivos, via login e senha. Além disso, pode-se criar limites de acesso para profissionais de todos os níveis.

Assim, você garante que os dados do seu negócio fiquem mais seguros contra roubos e vazamentos, liberando acesso apenas para os envolvidos no processo.

7. Mais eficiência para a empresa

As empresas que utilizam GED também podem melhorar tanto a eficiência interna quanto a competitividade geral de seus negócios.

Ter pilhas de documentos espalhados, impossibilitando encontrar o que se busca, compromete a produtividade e, indiretamente, o clima organizacional.

Neste sentido, um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos garante que os registros não sejam perdidos e ajuda a equipe a obter informações ou dados de que precisa de maneira rápida e confiável.

8. Melhor adequação às boas práticas de conformidade 

O tipo de indústria ou jurisdição em que sua empresa está operando dita os tipos de regulamentações que precisa respeitar no que diz respeito ao armazenamento de documentos e dados.

Arquivos legais, por exemplo, devem ser mantidos por um certo número de anos, conforme o caso. Você pode precisar mostrar que certos procedimentos foram seguidos e informações confidenciais armazenadas corretamente.

As empresas que utilizam GED não têm essa preocupação com a conformidade. Inclusive, podem até mesmo configurar seus registros para que sejam destruídos de maneira segura e pontual quando não precisar mais deles. Tudo de forma automatizada. 

Quais empresas podem usar a GED?

Muitos tipos de empresas podem usar a GED e usufruir dos benefícios que acabamos de citar. As mais comuns são: 

• empresas de logística: a GED acelera os processos logísticos, organizando os pedidos e entregas em um sistema estruturado;
• concessionárias: os documentos e informações dos clientes e das vendas são anexados e podem ser gerenciados e encontrados facilmente;
• contabilidade: processos, balanços e documentos podem ser organizados em pastas individuais, facilitando o dia a dia da equipe para encontrar e anexar novos arquivos;
• escritórios de advocacia: com a GED, a organização dos processos e modelos de documentos, dentre outros ofícios, podem ser armazenados e ficar disponíveis para toda equipe;
• empresas de saúde: acessar prontuários, resultados de exame e histórico médico fica muito mais fácil no dia a dia corrido do setor;
• seguradoras: documentos de vistoria, fotos, modelos de contratos podem ser organizados com a GED, que separa cada cliente e seu histórico em pastas específicas por data;
• empresas de ônibus: folhas de pagamento, relatórios de entrada e saída dos veículos, históricos de revisões, horários da equipe são melhor organizados e encontrados com a GED.

Como implementar a gestão eletrônica de documentos no seu negócio?

O processo para implementar a gestão eletrônica de documentos e processos envolve:

• digitalização dos documentos físicos; 
• categorização dos arquivos; 
• separação por níveis de segurança; 
• padronização dos documentos; 
• gerenciamento efetivo.

Confira a importância de cada um desses passos e, ainda, a explicação de como colocá-los em prática logo abaixo!

1. Digitalização dos documentos físicos 

Inicialmente, é necessário digitalizar todos os documentos físicos, por meio de scanners próprios. Cada documento deve ser digitalizado de forma integral, incluindo todas as informações que sejam relevantes.

Lembre-se que o programa de gestão tem alta capacidade de armazenagem para a manutenção de toda a documentação. Posteriormente, a companhia pode implementar a geração de documentos em seu formato digital, sendo outro facilitador.

2. Categorização dos arquivos 

Após a digitalização, chega o momento de categorizar os documentos para maior organização. Dessa forma, o programa gera diversas pastas divididas entre diferentes categorias, viabilizando o armazenamento de diferentes modalidades documentais.

Por exemplo, é possível categorizar os arquivos por dados de clientes, fornecedores e colaboradores ou, ainda, contratos e documentos fiscais. O ideal é encontrar um sistema que funcione para seu negócio e seja fácil de usar, segmentando as informações.

3. Separação por níveis de segurança

Para cada atividade desenvolvida na empresa, existe seu registro com a documentação adequada. Portanto, algumas espécies de documentos devem ter seu acesso restrito, pela confidencialidade de suas informações.

As pastas de documentos confidenciais são protegidas por senhas e outras ferramentas de controle de acesso. Também pode ser utilizada a assinatura eletrônica, como requisito de acesso à determinada documentação, visto que há legalidade jurídica, dando poder de transacionar ou validar algum documento.

4. Padronização dos documentos

A gestão eletrônica de documentos também acarreta a padronização de toda a documentação da empresa. Quando a administração adota esta padronização, transmite ao mercado uma imagem de maior compromisso e seriedade, elevando a competitividade.

5. Gerenciamento efetivo

Com o devido armazenamento, a empresa pode exercer o gerenciamento efetivo sobre sua documentação. Ou seja, administrar os arquivos armazenados para garantir o uso correto das informações.

Neste caso, a gestão eletrônica de documentos propicia a adoção de uma política de gerenciamento eficiente, controlando toda a documentação, os prazos de validade e afins.

Vale a pena contratar um sistema de gestão de documentos?

A resposta é, sim, vale muito a pena contratar um sistema de gestão de documentos eletrônicos terceirizado. Lembra da lista de vantagens da GED que trouxemos mais acima? Pois bem, a terceirização adiciona outras vantagens. 

Por exemplo, a terceirização da gestão eletrônica de documentos ajuda a garantir que sua empresa está seguindo os protocolos de digitalização, armazenamento e segurança corretos, já que conta com profissionais especializados na área e as melhores ferramentas do mercado.

Além disso, as prestadoras de serviço oferecem sistemas completos e que entregam tudo o que seu negócio precisa para fazer a gestão eletrônica de documentos e organizar os processos de um só lugar, com o benefício extra de oferecer o suporte integral para responder a quaisquer dúvidas.

Vale mencionar também que as empresas terceirizadas de GED têm conhecimento sobre a lei de proteção de dados. Logo, podem dar orientações mais precisas sobre o que sua empresa precisa fazer para não ter problemas com a justiça. 

Como avaliar e onde encontrar os melhores fornecedores de sistemas de gestão de documentos eletrônicos?

Agora que você já sabe o que é, quais os benefícios e como fazer a GED, pensa em contratar uma empresa de gestão eletrônica de documentos e terceirizar esse serviço? Então, fique de olho em alguns pontos que demandam atenção para garantir que você está fechando uma parceria com um negócio sério e comprometido.

O primeiro é a reputação da prestadora. O ideal é que não tenha reclamações de clientes, seja conhecida por oferecer um bom atendimento e disponibilize um canal de suporte fácil de usar e efetivo. 

Além disso, é preciso prestar atenção para que a empresa acompanhe as principais inovações do mercado e sempre ofereça atualizações para seus clientes.

Para finalizar, relembramos que a gestão eletrônica de documentos é o meio mais fácil de trazer agilidade e facilidade aos processos administrativos e produtivos de qualquer empresa.

Assim, os profissionais e colaboradores ganham tempo para cuidar de assuntos mais importantes, aprimorando a gestão de metas e resultados.

O oHub já preparou uma lista exclusiva com as melhores empresas de gestão de documentos e processos do Brasil, opções disponíveis, com padrão de qualidade oHub, para encontrar a que mais se adequa à sua realidade.

Em seguida, é só preencher nosso formulário para solicitar uma cotação, que os fornecedores entrarão em contato enviando um orçamento personalizado para atender às suas necessidades. 

Depois disso, basta escolher com qual negócio deseja fechar o contrato e começar a fazer a gestão eletrônica dos seus documentos!