O que é gerenciamento de impressão e como contratar?

Os serviços de gerenciamento de impressão envolvem tudo o que está relacionado ao controle sobre o uso das impressoras da empresa. O objetivo é garantir o bom uso dos recursos e evitar desperdício de materiais e prejuízos no final do mês.

De acordo com dados compartilhados pelo LLC Buddy, as empresas desperdiçam mais de 10% do seu orçamento com a impressão de documentos. Além disso, o estudo indica que 3% dos documentos dos negócios se perdem nos arquivos por falta de controle adequado. 

Para evitar esses dois problemas, basta contratar um bom sistema de gerenciamento de impressão. Mas o que é e como funciona essa solução? Continue a leitura do conteúdo exclusivo do oHub para descobrir.

O que é gerenciamento de impressão?

O gerenciamento de impressão envolve as ações de coordenação do processo de impressão de uma empresa com ajuda de softwares que monitoram tudo o que é impresso dentro do negócio. Seu objetivo é aumentar a eficiência e garantir a segurança das operações. 

Vale ressaltar que fazer o controle de impressão não significa apenas controlar o que é impresso. 

Envolve também acompanhar o número de impressoras em funcionamento e impressões feitas diariamente, qualidade dos documentos impressos, necessidade de manutenção ou reposição de insumos — como tinta e papel —, descarte correto dos resíduos, gastos mensais como impressão.

Quais são as melhores práticas de gerenciamento de impressão nas empresas?

As melhores práticas de gerenciamento de impressão incluem:

• padronização das impressões; 
• organização do setor — localização dos equipamentos; 
• escolha dos fornecedores de insumos; 
• verificação de mau-funcionamento; 
• controle sobre o uso das impressoras, quantidade de folhas mensais e custos de impressão.

Combinadas, essas práticas dão mais visibilidade e controle dos recursos aos negócios.

Leia também: o que é outsourcing de impressão? Como funciona + vantagens!

Quando procurar uma impressão gerenciada?

É preciso procurar um serviço de impressão gerenciada quando perceber que:

• seu negócio gasta muito com impressões e/ou desperdiça papel e outros insumos com frequência; 
• não tem o controle sobre os equipamentos, seu status de funcionamento ou manutenção; 
• perde documentos impressos repetidamente ou há duplicação de impressões por falta de controle;
• sua empresa não tem políticas claras de impressão — o que pode ou não ser feito, quais as dimensões corretas, forma de descarte. 

Empresas de qualquer porte, incluindo micro e pequenas, podem adotar o gerenciamento de impressão para otimizar recursos, pois os valores são acessíveis e os fornecedores oferecem pacotes variados. Agora que você já entende o que é gerenciamento de impressão e quando buscar esse serviço, confira as principais vantagens de contratar uma empresa especializada.

Quais as vantagens de contratar um gerenciamento de impressão?

Caso esteja pensando em contratar um sistema de gerenciamento de impressão, saiba que seu negócio pode ganhar:

• acesso a uma equipe de manutenção especializada e permanente para caso os equipamentos apresentem falhas; 
• possibilidade de se manter atualizado com as novidades do mercado de impressão com mais rapidez e com menos recursos; 
• redução dos custos, principalmente os derivados do mau uso dos equipamentos e desperdício de insumos; 
• diminuição dos erros, como perda ou duplicação de documentos impressos — o que também põe em risco a segurança das informações do negócio; 
• maior controle sobre os processos da empresa, o que ajuda na tomada de decisões sobre a aplicação dos recursos disponíveis; 
• aumento da segurança para garantir que os dados sensíveis dos seus documentos não sejam vazados para terceiros. 

Aproveite para ler: 5 motivos para implantar um outsourcing de impressão.

Como contratar um sistema de gerenciamento de impressão?

Ficou interessado em fazer o controle de impressão do seu negócio, mas não sabe por onde começar? Muitos serviços de outsourcing de impressão oferecem nos seus pacotes os processos de gerenciamento do setor. 

Isso porque essas empresas, além de permitirem a locação de impressoras, também entregam suprimentos e o monitoramento de todo o processo. O objetivo é otimizar o dia a dia do seu negócio e entregar um serviço de qualidade. 

Quer saber onde encontrar esses fornecedores? Confira esta lista exclusiva que o oHub preparou para você com as melhores empresas de outsourcing de impressão do Brasil. 

Na plataforma, você encontra apenas prestadores de serviço selecionados, para garantir a sua segurança. 

Quando encontrar um que se adeque às suas necessidades, é só solicitar um orçamento gratuito e começar a negociar. Veja nossa seleção e escolha seu próximo fornecedor!