Como garantir a eficiência na gestão de contratos de fornecedores?

Independentemente do porte ou do segmento de sua empresa, é importante que a gestão de contratos de fornecedores seja feita com seriedade e de forma correta.

Além de garantir o cumprimento do planejamento financeiro, essa atitude é essencial para manter uma boa reputação perante o mercado. Isso porque ela indica que o seu negócio é responsável, pois cumpre com todas as diretrizes. 

Neste post,  você entenderá o que é gestão de contratos,  assim como compreenderá a sua importância e conhecerá dicas para adotar uma gestão de contratos de fornecedores eficiente. 

O que é gestão de contratos?

A gestão de contratos é o setor que acompanha as três etapas principais de um negócio, que são: a criação, a execução e o encerramento. 

Nesse contexto, algumas ações são primordiais, como a de monitorar se o fornecimento, seja de produtos ou serviços, está sendo feito da maneira correta. Essa tarefa exige tempo e demanda a criação de processos.

Além disso, é importante:

• controlar prazos de renovação e encerramento;
• verificar em quais contratos há necessidade de aditivos;
• atuar como o ponte de comunicação entre a contratada e a contratante;
• acompanhar o histórico de negociações;
• controlar o previsto e o realizado;
• desenvolver relatórios de acompanhamento;
• propor melhorias e alterações. 

Como é o ciclo de vida da gestão de contratos? 

Toda gestão de contratos com fornecedores tem um ciclo de vida pré-definido que conta com as seguintes etapas:

• definição do objeto do contrato e cotação: aqui são definidas as especificações do contrato e é feito o envio de solicitações dos orçamentos;
• negociação: aqui ocorre a seleção de uma ou mais cotações e aspectos como valores, prazos e termos são discutidos entre as partes. Assim, o fornecedor que apresentar as melhores condições será o escolhido;
• contratação: é quando acontece a assinatura do contrato;
• implantação: alguns tipos de fornecimento, como de serviços podem precisar de um processo de implantação para que o serviço possa de fato acontecer;
• execução: essa é a fase mais longa. É quando acontece a entrega dos produtos/serviços, aqui também os pagamentos são processados; 
• encerramento: o final da vigência de um contrato pode significar o encerramento ou a renovação. Aqui é o momento de revisar pela última vez se tudo o que foi previsto em contrato foi cumprido.

Crédito: IP Leaders

Qual a importância da gestão de contratos de fornecedores? 

A gestão de contratos de fornecedores é importante pois ajuda a monitorar e a controlar de forma adequada as obrigações que constam no contrato.

Em termos de estratégia, um contrato cumprido à risca traz benefícios a todas as partes envolvidas.

Além disso, a gestão de contratos é imprescindível para acompanhar o ciclo de vida do negócio fechado. 

Muitas empresas, ao não controlarem esse aspecto, fazem renovações em cima da hora para não ficarem sem o fornecimento do produto ou serviço. No entanto, essa atitude não é a mais adequada, pois impede que outras negociações estratégicas e a cotação de  melhores preços com outros fornecedores aconteçam.

3 dicas para uma gestão de contratos de fornecedores eficiente

1 – Promova a organização 

Arquivar fisicamente contratos, aditivos e renovações pode não ser uma tarefa tão simples dependendo do número de contratos. Isso porque existe um alto risco de documentos se perderem causando transtornos para negociações futuras e ações judiciais, se for o caso.

Contudo, manter a organização nesse sentido é primordial para uma boa gestão de contratos. A dica aqui é contar com a tecnologia como aliada.

Ao assinar um contrato, aditivo ou renovação, você e sua equipe podem digitalizar os documentos e salvar em pastas (separadas por fornecedor, data e tipo de contrato) no servidor da sua empresa. Assim, sempre que precisarem do documento, ele estará a apenas a alguns cliques de distância.

Se quiser saber mais sobre organização de contratos, não deixe de conferir:

• “Como organizar contratos: porque e como fazer na sua empresa”;
• “Empresas de gestão de documentos: o que analisar antes de contratar? 5 pontos cruciais!”

2 – Abrace a tecnologia 

A assinatura de um contrato é um processo que envolve burocracia e normalmente passa por diversas etapas e pessoas.

Com a transformação digital, a tecnologia está inserida em nosso cotidiano como uma grande facilitadora e pode te ajudar nesse tipo de tarefa.

Para agilizar o processo de assinatura e arquivamento de contratos, hoje já é possível contar com aplicações de assinaturas eletrônicas.

Isso significa que as partes não precisam estar no mesmo local para fechar um negócio, o que também elimina a necessidade de envio do documento via motoboy ou pelos correios.

3 – Fique de olho nos prazos

Um projeto, um serviço ou o fornecimento de algum tipo de mercadoria possui prazos e vigências.

Dessa forma, é crucial que aconteça um acompanhamento eficiente durante essas  etapas para que o projeto e a entrega não sejam impactados por atrasos.

É importante ficar atento e acompanhar todas essas etapas a fim de evitar multas por atrasos, constantes em diversos tipos de contrato.

Crédito: Federal Times

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