Gestão de documentos, planejamento organização e controle

A gestão de documentos é o processo de localizar, salvar, editar e compartilhar diferentes tipos de documentos eletrônicos da maneira eficaz e eficiente para as organizações. 

Um elemento vital da gestão de documentos é são armazenados local centralizado para que seja de fácil acesso. 

No gestão de documentos, os programas são usados ​​para armazenar, e sobretudo, para proteger os dados inseridos.

O planejamento na gestão de documentos

Uma organização sem sistema de gerenciamento de documentos eficaz deve armazenar os arquivos criados diariamente de forma manual, tendo que ter espaço físico e pastas para os mais diversos assuntos. 

O processo de armazenamento manual de dados é um processo demorado. Pode preferencialmente ser evitado com um sistema de gerenciamento de documentos.

Nos tempos atuais as empresas recebem, no geral, mais documentos digitalizados. No entanto, em determinados casos, o documento físico se faz presente. 

Por isso, o planejamento na gestão de documentos é de suma importância.

Considere o seguinte exemplo: a empresa “ABC” faz o pedido digitalmente. A previsão é que a entrega seja realizada com prontidão e praticidade.

Após a confirmação do pedido, o vendedor envia a fatura impressa para a empresa.

O processo de pagamento pode não ser um problema. Todavia a fatura deve ser digitalizada, enviada para a unidade correta do computador e anexada ao pedido digital que foi feito anteriormente. 

Este é um exemplo simples de como esse processo é demorado. Se muitos pedidos são feitos diariamente acontece um gasto excessivo e desnecessário de tempo para digitalização dos documentos, assim como para arquivá-los. 

A quem se destina a gestão de documentos?

Independentemente do tamanho das organizações, empresas possuem um conjunto de documentos separados.

Esses documentos podem ser em formato digital ou impresso, porém todos devem ser armazenados juntos. 

Os documentos podem incluir arquivos eletrônicos, assim como planilhas, imagens e documentos impressos que foram digitalizados.

Em seguida, esses documentos são armazenados em uma rede pública ou privada em unidades compartilhadas ou arquivos.

Ocasionalmente, ainda ocorre que as empresas armazenem arquivos essenciais em seus endereços de e-mail. Este modelo de organização aumenta o risco de perda de arquivos e de ataques por hackers.

Em comparação, os documentos em papel requerem muito espaço, espaço que pode ser usado para outros fins. Por isso, pode-se concluir que a gestão de documentos sem um sistema adequado pode ser uma bagunça se não for organizada corretamente, assim, qualquer empresa pode se beneficiar da gestão de documentos.

Como obter o controle na gestão de documentos?

Utilizar um sistema de gerenciamento de documentos é uma opção cada vez mais popular. Mas integrar um sistema de gerenciamento de documentos sem a ajuda de um especialista será difícil. 

Felizmente, hoje, existem vários fornecedores que podem ajudar a criar o software que melhor se adapta ao seu negócio. Algo personalizado, ou seja, um software de nuvem eficiente projetado para pequenas e médias empresas.

Uma vez que uma empresa faz uso eficaz de um sistema de gerenciamento de documentos, ela terá um armazenamento centralizado de onde os documentos podem ser recuperados a qualquer hora e em qualquer lugar. 

Além disso, os documentos são protegidos corretamente para uso posterior e contra intrusos indesejados. 

Além disso, vai ajudar a empresa a compartilhar arquivos rapidamente com qualquer pessoa ou organização e elimina o processo físico de digitalização, edição e salvamento. 

Por fim, uma coisa é certa, o processamento dos arquivos será automatizado e o tempo será economizado no local de trabalho. 

Como resultado, o estresse desnecessário é eliminado e aparece uma oportunidade extra para desenvolver seu negócio.

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