Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
A transformação digital deixou de ser uma tendência para se tornar uma exigência estratégica nas empresas brasileiras, especialmente quando o assunto é gestão documental. Em um cenário de crescimento exponencial de dados, pressão por produtividade e aumento dos riscos relacionados à segurança da informação, temas como digitalização, LGPD, inteligência artificial e GED (Gestão Eletrônica de Documentos) passaram a ocupar papel central nas decisões corporativas. Esse debate foi aprofundado em uma conversa recente com Márcio Bordini, empreendedor e referência no setor, cujo conteúdo está disponível no podcast “Conexões para Crescer”, do oHub.
Ao longo da entrevista, Márcio trouxe reflexões práticas sobre como as empresas lidam com documentos, informações e processos em um ambiente cada vez mais digital, distribuído e regulado. Mais do que falar sobre tecnologia, ele destacou mudanças culturais, novas exigências legais e o impacto direto dessas transformações na rotina de trabalho, na segurança dos dados e na competitividade dos negócios.
LGPD e gestão documental: controle, segurança e responsabilidade sobre a informação
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) representou um divisor de águas para a gestão documental no Brasil. Mais do que regular documentos em si, a legislação estabeleceu regras claras sobre a circulação, o acesso e o tratamento de informações, obrigando empresas de todos os portes a revisarem processos internos. Segundo Márcio Bordini, “quando a gente fala em circulação de dados, não são apenas documentos, e sim informações das empresas”, o que amplia significativamente a responsabilidade sobre como esses dados são armazenados e utilizados.
Com a LGPD, tornou-se indispensável saber quem acessa cada informação, em que momento e com qual finalidade. Sistemas de GED passaram a incorporar controles mais robustos, como níveis de permissão, registros de acesso (logs) e mecanismos de contingência para evitar perdas ou vazamentos. Esse movimento não é apenas tecnológico, mas estratégico: empresas que não conseguem comprovar governança da informação ficam mais expostas a riscos jurídicos, financeiros e reputacionais.
Outro ponto central é a necessidade de equilibrar segurança e usabilidade. Márcio destaca que “o sistema de GED precisa ser simples de utilizar, intuitivo, e por trás disso ter todos os requisitos de segurança”. Quando a tecnologia é excessivamente burocrática, a adesão interna cai, abrindo espaço para práticas informais e inseguras — exatamente o oposto do que a LGPD propõe.
Digitalização de documentos e mudança cultural nas empresas
A digitalização documental vai muito além de converter papel em PDF. Ela exige uma mudança profunda de mentalidade, especialmente em organizações que ainda mantêm forte apego ao arquivo físico. Márcio aponta que um dos principais gargalos está no comportamento humano: “tem gente que ainda tem aquele amor por papel, de pegar o papel na mão, marcar, tratar como filho”. Esse apego, embora compreensível, gera ineficiência, retrabalho e perda de tempo.
Do ponto de vista estrutural, a digitalização também responde a uma realidade econômica cada vez mais evidente: espaço físico é caro e escasso. Escritórios modernos são projetados para pessoas, não para armários, caixas e arquivos. Manter documentos ocupando áreas nobres compromete a performance da empresa e encarece a operação. A gestão documental digital surge, portanto, como alternativa mais racional e sustentável.
Além disso, o GED altera radicalmente o fluxo de trabalho. Enquanto o modelo físico exige deslocamento, busca manual e digitalização pontual, o ambiente digital permite acesso imediato. Como resume Márcio, “quando você tem sistema de gestão eletrônica de documentos, é dois cliques e a informação já está na tela”. O impacto direto é o aumento de produtividade, aliado à redução de erros e à melhoria da tomada de decisão.
Inteligência artificial e automação no GED: eficiência, escala e acessibilidade
A inteligência artificial (IA) vem ampliando de forma significativa o alcance e a eficiência da gestão eletrônica de documentos. Tecnologias como OCR, OMR e ICR permitem que sistemas reconheçam textos impressos, marcas e até caracteres manuscritos, automatizando tarefas que antes dependiam exclusivamente de mão de obra humana. Para Márcio, esse avanço é decisivo: “a inteligência artificial está facilitando a implementação do GED, que antes era uma grande barreira para as empresas”.
Um dos maiores ganhos está na indexação automática de documentos, que reduz custos e torna o GED acessível a um número maior de organizações. Processos que antes exigiam equipes dedicadas agora podem ser realizados de forma automatizada, com mais rapidez e menor margem de erro. Isso democratiza o acesso à gestão documental estruturada, antes restrita a grandes corporações.
Além da IA, a automação de tarefas repetitivas (RPA) também transforma o setor. Robôs conseguem executar fluxos contínuos sem interrupções, aumentando a escala e a previsibilidade dos processos. Como explica Márcio, “o robô não erra, não para para tomar café e pode trabalhar 24 horas por dia”. O resultado é um ambiente mais eficiente, seguro e preparado para lidar com grandes volumes de informação.
Conclusão
A gestão documental deixou de ser uma atividade operacional para se tornar um ativo estratégico nas empresas. Em um contexto de LGPD, trabalho remoto, redução de custos e pressão por produtividade, manter documentos de forma dispersa, física ou sem controle é um risco que poucas organizações podem assumir. A digitalização e o GED surgem como respostas naturais a esse novo cenário.
A incorporação da inteligência artificial acelera ainda mais esse movimento, trazendo eficiência, automação e novos modelos de trabalho. No entanto, como reforça Márcio Bordini, a tecnologia sozinha não resolve tudo. É preciso cultura, treinamento e clareza de objetivos, além da capacidade humana de fazer as perguntas certas e interpretar os resultados. “A inteligência artificial é o nosso carro: ela potencializa o nosso conhecimento”, resume.
O futuro aponta para empresas cada vez mais digitais, com menos papel, mais controle da informação e processos orientados por dados. Quem entender a gestão documental como parte da estratégia, e não apenas como arquivo, estará mais preparado para crescer, inovar e se manter competitivo em um mercado em constante transformação.
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