Como fazer a gestão de documentos em ambientes remotos

Desde que houve a imposição do distanciamento social, decorrente da pandemia da Covid-19, o trabalho remoto tornou-se uma ferramenta essencial. Inúmeras empresas ao redor do mundo adotaram este regime de trabalho como forma de proteção dos colaboradores.

Portanto, o home office já era uma tendência promissora para o mercado e a crise do coronavírus acelerou este processo. Mesmo após o término da pandemia, a maioria das empresas pretende continuar operando remotamente, dada a praticidade e a economia proporcionadas.

Dessa forma, é preciso adequar os procedimentos internos do negócio, de modo a viabilizar as atividades rotineiras. Entre estes procedimentos, está a gestão de documentos. Seja qual for o segmento de atuação, a atividade empresarial demanda uma vasta produção documental.

Embora várias companhias já adotem modelos digitais de documentos, a substituição total ainda não era habitual. Diante deste cenário, a gestão destas empresas busca o melhor meio para proceder com a gestão dos documentos.

As empresas produzem uma vasta gama de documentos diariamente. Dessa forma, o cumprimento das obrigações tributárias, trabalhistas, previdenciárias e contábeis precisa ser devidamente registrado.

Além disso, as movimentações financeiras, contratos, recibos, entre outros modelos, também estão incluídos na documentação típica de um negócio. Sendo assim, estes documentos possuem a finalidade de comprovar o cumprimento das obrigações, bem como auxiliar a gestão administrativa.

Consequentemente, é grande a quantidade de documentos gerados, o que requer uma gestão eficiente e bem planejada. Portanto, estas empresas necessitam das ferramentas adequadas, para realizar a gestão de documentos remota.

Deste modo, por meio de programas e sistemas específicos, é possível gerir esta documentação, de maneira prática e eficiente. Com planejamento e organização, pode-se alcançar bons resultados.

Neste artigo, mostraremos como realizar a gestão de documentos da sua empresa em ambientes remotos.

 

A gestão de documentos remota na prática

Para realizar a gestão de documentos remota, é necessário utilizar algumas ferramentas específicas. Dessa forma, todo o controle da documentação será feito no ambiente digital. Para os novos documentos, já é possível gerá-los digitalmente, em programas específicos.

Por sua vez, para os documentos em papel será necessário realizar a sua digitalização de forma a preservar o seu conteúdo e autenticidade. Para isso, serão utilizados scanners e copiadoras que enviarão os documentos diretamente para os computadores.

Deste modo, tanto os documentos digitalizados, quanto os gerados digitalmente, serão armazenados conjuntamente. Portanto, a gestão de documentos consistirá na armazenagem e no controle dos arquivos. Para isso, é necessário utilizar sistemas de armazenamento em nuvem.

Os próprios softwares de gestão de documentos contam com estes sistemas para o armazenamento dos arquivos. Dessa forma, estes programas garante a proteção dos documentos contra possíveis vazamentos e invasões no sistema

Além disso, os softwares permitem o controle de quem acessa, cria um histórico de edições e o compartilhamento dos arquivos. Assim, a gestão de documentos remota caracteriza-se por ser mais prática e flexível, devido à facilidade que o sistema digital proporciona.

Cada tipo de documento poderá ser mantido separadamente. A empresa criará filtros dentro do próprio sistema para facilitar a identificação e acesso. Esta filtragem será realizada de acordo com a necessidade e a dinâmica da empresa.

Portanto, a gestão de documentos digital é totalmente personalizável. Os filtros podem ser definidos conforme os setores da empresa, quem irá acessar, tipo de documento, espécie de obrigação, entre outros.

Os benefícios da gestão de documentos em sistemas remotos

A gestão de documentos em ambientes remotos traz inúmeros benefícios para a empresa. Dessa forma, ao implementar este modelo de gestão, é possível otimizar o controle da documentação.

Mais autonomia para os profissionais

Com a utilização dos sistemas digitais de gestão de documentos, os profissionais experimentam mais autonomia. Dessa forma, por meio dos filtros inseridos nos softwares, os profissionais garantem o fácil acesso à documentação necessária.

Este facilitador confere maior praticidade à dinâmica da empresa, visto que cada profissional terá sua autonomia.

Economia de papel

A digitalização e gestão dos documentos, realizada de forma remota, trouxe um grande benefício: a economia de papel. Dessa forma, reduzindo o consumo de papel é possível liberar mais espaço na sede da empresa e nos escritórios, além de contribuir para a preservação do meio ambiente.

Com a utilização de documentos em papel, é mais fácil que eles se percam ou se deteriorem. Portanto, a documentação digital, além de ser mais simples de armazenar, não irá se desgastar com o decorrer do tempo.

Mais organização

Os softwares de gestão de documentos garantem que o armazenamento seja realizado de forma organizada. Assim a empresa poderá separar sua documentação em categorias, conforme suas necessidades individuais.

Os documentos podem ser organizados de acordo com a espécie, setor, colaboradores que acessam, entre outros filtros. Portanto, a empresa desfrutará de maior organização com mais praticidade.

Diferentemente dos documentos físicos, não haverá o risco de que eles se misturem ou se percam. Esta organização é fundamental para uma gestão de documentos eficiente, pois evita que a empresa deixe de documentar uma determinada movimentação ou o cumprimento de uma obrigação.

 

Maior segurança

Os programas remotos de gestão de documentos contam com sistemas de proteção. Dessa forma, é possível blindar a documentação contra invasões e vazamentos, além de controlar o acesso de cada tipo de documento.

Portanto, a gestão remota é caracterizada por ser mais segura, visto que busca garantir que a empresa não perca seus documentos. Os sistemas de blindagem dos documentos estão cada vez mais sofisticados, o que proporciona ampla proteção à empresa.

 

Praticidade e comodidade

O acesso dos documentos de forma remota oferece, acima de tudo, grande praticidade e comodidade aos colaboradores. Dessa forma, os profissionais conseguem acessar a documentação em qualquer hora e lugar, precisando apenas da conexão com a internet.

Deste modo, a praticidade oferecida faz com que o próprio fluxo de atividades da empresa se torne mais célere.

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