O que é gestão operacional de facilities e como funciona?

A gestão operacional de facilities tem ajudado diversas empresas a desempenhar melhor o seu objetivo no mercado.

Segundo um estudo feito em 2019 pela ABRAFAC, o setor de facilities está em pleno crescimento e o mercado brasileiro, dentro desse segmento, está estimado em aproximadamente R$ 60 bilhões.

A função da gestão de facilities é prover essa estrutura para garantir que colaboradores, clientes, fornecedores alcancem o máximo potencial e realizem as tarefas necessárias no cotidiano.

Se você quer saber mais sobre o que é gestão operacional de facilities e como é o funcionamento desse setor, continue lendo este post!

O que é gestão operacional de facilities?

A gestão operacional de facilities se refere à administração de todos os serviços relacionados à infraestrutura predial, coordenação de espaços e gestão das instalações de uma empresa.

Quando falamos empresa, podemos entender como: hospitais, estádios, escritórios, lojas, hotéis, entre outros.

Embora não tenham a ver com a atividade principal (core business) da empresa, são essenciais para que o fluxo de trabalho do dia a dia aconteça com tranquilidade e integridade.

Essa mão de obra especializada, se bem coordenada e integrada, promove a redução de custos e a qualidade da organização como um todo.

Quais os serviços que a gestão operacional de facilities abrange e qual a sua importância?

O gerenciamento de facilities ocorre de forma multidisciplinar e se aplica a diversos tipos de serviço:

1. Manutenções técnicas (hidráulica, elétrica, ar condicionado)

As manutenções de ordem estrutural são essenciais na gestão operacional de facilities. Essas atividades acontecem de forma corretiva e também preventiva, já que é imprescindível evitar que panes ocorram e afetem as operações dentro de uma organização.

2. Infraestrutura de telecomunicações

A telecomunicação é responsável pela transmissão de dados dentro de uma empresa. Isso porque se o fluxo de informação é interrompido, o trabalho como um todo é afetado em diversas frentes: negociações com clientes podem ser perdidas, fornecedores podem ficar sem orientação e o trabalho da equipe interna poderá travar.

3. Limpeza e conservação

Um ambiente limpo e organizado tem impacto direto na imagem da empresa perante os clientes que visitam a suas instalações. Além disso, promove o bem-estar dos colaboradores que ali estão.

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4. Segurança

A proteção do patrimônio é de primeira ordem em qualquer organização, não importa o segmento ou porte, é imprescindível definir equipe e ferramentas para assegurar a integridade das pessoas e equipamentos.

Crédito: Just Dial 

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5. Recepção

A recepção é o primeiro contato que os clientes têm com a sua empresa. Logo, um bom atendimento nesse primeiro contato (seja pessoalmente ou por telefone) é mandatório e pode auxiliar na captação e fidelização de clientes.

Crédito: Ricana Ba Center 

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6. Recursos Humanos

O serviço de RH como facilities é um divisor de águas em um departamento que lida com confidencialidade, salários, bônus e benefícios. 

Com um RH terceirizado, as informações não correm o risco de vazar e gerar clima de rivalidade entre os colaboradores.

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O gerenciamento de facilities é para qualquer empresa?

Sim, a administração de facilities pode ser feita em qualquer segmento, independentemente de seu porte.  Contudo, quanto maior for a empresa mais relevante será o papel de uma gestão operacional de facilities.

Considere uma organização que ocupa um espaço de um prédio inteiro de 20 andares, há muito complexidade para que o gerenciamento de facilities aconteça. Isso porque se trata de um espaço físico maior, com muitos funcionários e a demanda por serviços essenciais será enorme. Logo, a otimização de todos esses recursos se torna primordial.

Como funciona a gestão operacional de facilities?

A administração de facilities tem um desafio único: gerenciar atividades de distintas de forma eficiente e eficaz.

Vamos entender como isso acontece:

1. Gestão de contratos

O desafio começa na contratação dos serviços. Os contratos são celebrados com empresas especialistas em cada tipo de serviço e, em alguns casos, também ocorre a contratação de funcionários diretamente.

É importante realizar uma seleção a fim de escolher com cuidado os melhores parceiros para realizar os serviços de facilities.

Aqui, é preciso observar as particularidades de cada setor e a legislação de cada fornecedor, Além disso, é importante se atentar a prazos, renovações contratuais e aos valores reajustados.

2. Acompanhamento dos serviços

Independentemente de optar por terceiros ou por funcionários diretos, o trabalho cotidiano deve ser acompanhando por um gestor de facilities.

Para alguns setores, como o de manutenção técnica, é preciso que existam metas de prevenção e o correto direcionamento para as ações corretivas.

3. Sustentabilidade ambiental

O setor de administração de facilities não deve se dissociar da sua responsabilidade de prover recursos para todos da empresa com consciência ambiental, avaliando os impactos e trabalhando ao máximo para diminuí-los.

O uso de energia elétrica, água, papéis, impressoras e materiais de escritório em geral devem ser controlados de forma inteligente. Esse tipo de processo sempre deve ser revisto, modificado e melhorado.

4. Redução de custos

Os serviços de gestão operacional de facilities, na maioria dos casos, representam os tão temidos custos fixos, aqueles custos que estarão lá no final do mês, independentemente do faturamento da empresa.

Esse elemento deve ser observado com cuidado pelo gestor de facilities, já que a redução de custos deve ser um objetivo constante, pois aqui estamos falando de despesas que não estão diretamente ligadas ao objetivo principal da empresa.

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Encontrar um fornecedor qualificado e com boas referências não é uma tarefa simples, um gestor de facilities, diariamente sente o peso desse tipo de responsabilidade.

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