Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Muitos empreendedores acreditam que sua liderança nas empresas basta para que seus negócios prosperem e eles ofereçam serviços ou produtos de alta qualidade ao mercado.
Mas será que isso é suficiente, mesmo?
É claro que um comando forte e estratégico é importante, mas fazer a gestão da qualidade e processos de uma empresa pode assegurar a satisfação de seus clientes e, assim, sua fidelidade.
Você acha que a gestão da qualidade e processos é algo complicado e que você não tem tempo para isso?
Veja neste post como implantar a gestão da qualidade nos processos de sua empresa pode ser mais simples do que você imagina. Principalmente se usar softwares especializados, fáceis de trabalhar e intuitivos para fazer isso.
Como implantar a gestão da qualidade e processos em 6 passos simples
Falta de tempo não é desculpa para não se esforçar ao máximo para entregar produtos e serviços com a máxima qualidade para seus clientes. Só assim sua empresa se destacará da concorrência.
1- Conheça o que seus clientes desejam
Você precisa descobrir o que os clientes enxergar como valor nos serviços e produtos que oferece ao mercado. O que faz com que escolham sua empresa, e não outra?
É possível fazer isso entrevistando alguns clientes com quem você tem abertura, ou fazer uma boa pesquisa de mercado online, usando formulários eletrônicos enviados por e-mail.
Existem diversas plataformas gratuitas para isso.
2- Descubra quais os processos mais importantes
Agora que você já sabe o que seus clientes mais gostam em seu negócio, é hora de fazer a gestão da qualidade em processos que concretizam esses diferenciais do negócio.
Por exemplo: se você oferece serviços de contabilidade e uma das qualidades apreciadas por seus clientes é a rapidez na solução dos problemas e o baixíssimo nível de erros de cálculo, você de focar seus esforços na melhoria desses processos.
Outro exemplo: existem processos que o seu cliente não tem contato, mas nem por isso deixam de ser importantes para promoção da qualidade. Esses são os processos de suporte. O objetivo destes processos é suportar os processos primários, como este do primeiro exemplo. Os principais são: Compras, Contratação de empregados, Tecnologia da informação etc.
3- Faça o fluxograma desses processos
Existem softwares chamados modeladores de processos que ajudam a fazer a análise dos processos para que você saiba como desenhar um fluxograma sem dor de cabeça.
Com o fluxo das atividades definido e esquematizado visualmente, ficará muito mais fácil prosseguir com a gestão da qualidade e processos em seu negócio.
4- Defina indicadores de desempenho
Você já desenhou os processos por meio de fluxogramas e sabe a melhor maneira de executá-los, evitando atrasos, erros e desperdícios.
Mas não adianta simplesmente treinar seus funcionários para que sigam esses procedimentos que você definiu.
Para uma verdadeira gestão da qualidade e processos, é necessário medir constantemente os resultados, para saber se as coisas estão sendo feitas da maneira correta.
Para isso, são usados os chamados indicadores de desempenho de processos, ou KPIs, em inglês (Key Process Indicators).
tratam-se de números referentes a alguma medição simples de fazer em seu processo – e relevante quanto ao resultado esperado pelo cliente – que você define para fazer o controle desse processo.
Por exemplo: no caso do escritório de serviços contábeis que comentamos. Se os clientes apreciam a velocidade de resposta no atendimento, a medição do tempo médio que leva para um problema ser resolvido depois da reclamação do cliente é um interessante indicador de desempenho de processo a ser analisado.
Da mesma forma, para sua gestão de qualidade e processos ser ainda mais eficiente, outro indicador poderia ser a porcentagem de cálculos feitos com erros a cada mês.
5- Acompanhe os resultados
Já pensou em como vai fazer para medir todos esses indicadores, na hora de fazer a gestão da qualidade e processos?
O ideal seria que esses dados fossem coletados automaticamente, não acha? Esse tipo de coleta dos indicadores de processos de forma automática recebe o nome de automação de processos de negócios.
Ao contrário do que alguns pensam, a automação de processos não trata exclusivamente de tornar algumas atividades repetitivas de seu negócio automáticas, como o cálculo dos impostos, no caso da empresa de contabilidade. Com a automatização as pessoas contarão com um sistema de informação que irá controlar todos os passos do seu processo.
A grande vantagem de usar softwares de automatização de processos é que eles apresentam seus indicadores de desempenho instantaneamente, podendo ser consultados em tempo real e sem complicações.
6- Faça as melhorias
Os processos estão sendo medidos e você percebe que alguns deles vão bem, mas que outros precisam ser melhorados.
É o momento de iniciar um projeto de melhoria de processos em seu negócio.
Para isso, você deve refazer os fluxogramas, tentando descobrir como as atividades devem ser executadas para evitar os erros, os atrasos e os desperdícios que são apresentados ao avaliar os indicadores de desempenho dos processos.
Como você viu, um programa de gestão da qualidade de processos pode ser feito em sua empresa de forma ágil e prática, com excelentes resultados, desde que se empreguem as ferramentas adequados para isso (algumas delas, gratuitas).
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
