Como fazer inventário de estoque: passo a passo para 3 modelos de gestão

A realização de uma gestão de estoque eficiente passa pelo aprendizado de como fazer inventário de estoque.

O inventário, numa definição primária, é uma lista com todos os materiais e bens de uma empresa, tais como:

• matérias primas;
• produtos em elaboração;
• produtos acabados;
• mercadorias para revenda e outros.

O inventário de estoque geralmente é feito em planilha eletrônica formatada especificamente para isso ou em um tipo de software, que realiza a gestão e o planejamento de estoque.

O modo como fazer inventário de estoque deve se preocupar em detalhar todos os dados necessários, incluindo todas as informações sobre cada item inventariado, com o objetivo de controlar o que a empresa mantém como estoque, tornando menos complicada a movimentação de produtos.

Nas pequenas empresas, o modo de como fazer inventário de estoque, realizando o controle de entrada e saída é bastante simples, mas, à medida que a empresa se desenvolve, a atenção deve ser maior, gerando condições de melhor funcionamento da organização. Para isso é necessário investir em diferentes tipos de inventário de estoque.

Importância da manutenção do inventário organizado

Entre as vantagens de aprender como fazer inventário de estoque podemos citar:

• aumentar a eficiência da empresa;
• garantir o conhecimento dos itens existentes;
• possibilitar o gerenciamento de produção e de comercialização;
• trazer resultados como redução de perdas, falta de itens e ainda de compras desnecessárias;
• aproveitar melhor os recursos da empresa;
• melhorar sua lucratividade.

O inventário atualizado possibilita também a identificação de problemas que poderiam passar despercebidos, contribuindo para a prevenção de erros de gestão, com relação à produção e comercialização.

O inventário, portanto, deve ter a menor margem de erro possível, principalmente em empresas de grande porte, uma vez que estoques representam investimento para a empresa, não podendo se transformar em custos.

Como fazer inventário de estoque?

O primeiro passo de como fazer inventário de estoque deve ser sua escrituração no Livro de Registro de Inventário, seguindo as prescrições e determinações fiscais, tendo suas regras estabelecidas pela legislação do ICMS, do IPI e do Imposto de Renda.

Os valores dos itens, matérias primas e insumos, em primeiro lugar, servem para determinar o custo de mercadorias, produtos e serviços vendidos, fazendo parte dos custos de comercialização e industrialização da empresa.

No passo a passo do inventário de estoque, o valor dos bens em estoque pode ser apresentado pelo custo médio ou pelos valores mais recentes de compras, dependendo do método utilizado pela empresa para o controle de estoque.

No caso de empresas de maior porte, o inventário utiliza os valores de um sistema de custos, que deve estar integrado com a escrituração contábil. Um sistema de contabilidade integrado, para apresentar os valores corretos, deve seguir algumas premissas:

• Deve estar baseado nos valores descritos na escrituração contábil, contabilizando matéria prima, mão de obra direta e custos gerais de produção;
• Deve permitir a determinação ao final de cada período do valor dos estoques de todos os materiais, bem como de produtos, tanto em elaboração quanto acabado;
• Deve estar em consonância com livros auxiliares ou registros através de fichas, de mapas de apropriação e documentos, coincidindo com os descritos na escrituração;
• Deve permitir a avaliação dos estoques existentes no encerramento do período de apropriação, de acordo com os custos efetivamente ocorridos.

1. Inventário no sistema integrado de custos

Possuindo um sistema de custos regular, elaborado de acordo com o que determina a legislação, a empresa pode ter o inventário avaliado pelos custos de produção. Sendo este o melhor sistema, a empresa estará atendendo os requisitos necessários para os corretos levantamentos de custos, coordenado com o restante da escrituração contábil.

A base de integração para o inventário, portanto, é o controle físico permanente dos estoques, permitindo o seu acompanhamento diário, coincidindo o máximo possível entre os itens físicos e os valores descritos na escrituração, com saldo inicial, compras, saídas de itens e saldo final.

Leia também: Como fazer contagem de estoque: 6 passos estratégicos

Esses valores devem na escrituração devem estar o mais próximo possível do levantamento físico, ou seja, da contagem dos itens.

Dentro do processo de como fazer inventário de estoque é preciso considerar o plano contábil, onde devem constar todos os custos de produção, que serão transferidos aos custos dos produtos através de rateio ou do método utilizado pela empresa.

2. Inventário para empresas sem sistema integrado

Quando a empresa não mantém um registro integrado de estoque e, desta forma, não possui o inventário físico e financeiro, os critérios de como fazer inventário de estoque devem ser diferenciados. A avaliação do inventário deve ser feita pelo custo de aquisição mais recente.

Com a falta de inventário controlado permanentemente, o gerenciamento de estoque deve ser avaliado de acordo com a legislação do Imposto de Renda, que estabelece alguns critérios específicos:

• Materiais em processamento devem ter o valor calculado em uma vez e meia o maior custo das matérias primas adquiridas no período, ou em 80% do valor dos produtos acabados;
• O valor dos produtos acabados deve ter valor calculado em 70% do maior preço de venda no período de apuração.

Para empresas do setor agrícola, de pecuária e de extração, os valores devem ser avaliados através dos preços de mercado, de acordo com as práticas de cada tipo de atividade, situação que também deve ser adotada pelos produtores, comerciantes e indústrias que utilizam esses produtos.

3.Inventário de empresas de serviços

No caso de empresas de prestação de serviços, a administração de estoque é ainda mais diferenciada. Na data do balanço patrimonial o inventário deve conter os valores de serviços em execução, inventariando-se os materiais aplicados que saíram do estoque e sendo contabilizados numa conta específica de serviços em andamento.

Em todos os casos de como fazer inventário de estoque, para atendimento das legislações específicas, a melhor solução é a contratação de uma empresa de inventário patrimonial, de uma empresa de contagem de estoque ou um sistema que possa integrar todos os valores da empresa, já que se trata do seu patrimônio, devendo refletir o real resultado ao final de cada período de apuração.

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