Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Desde 2012, quando surgiu a primeira lei de digitalização de documentos, passou a existir uma regulamentação para a prática de elaborar e armazenar documentos, sejam eles de âmbito público ou privado. Desde então, por meio de atualizações legais, mais modernas e pontuais, novos textos foram publicados para abarcar as novas situações existentes.
A última atualização foi a Resolução n.º 54, de dezembro de 2023, o que comprova não apenas o crescimento das atividades relacionadas à digitalização de documentos em si, como também o cuidado dos órgãos legais de garantir a idoneidade desses materiais.
O objetivo da lei, ao longo do tempo, é garantir que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor legal e probatório que os físicos. A ideia é estabelecer boas práticas que contribuirão para a garantia da integridade e autenticidade do arquivo.
Mas, afinal, o que diz a Lei de Digitalização de Documentos e as suas atualizações? Qual a segurança que ela oferece para sua empresa? Como garantir que o documento digitalizado possa ser usado para comprovar transações, acordos, contratos e outras demandas das empresas?
Continue a leitura do artigo exclusivo do oHub sobre para descobrir a importância da Lei de Digitalização de Documentos para a segurança de seu negócio.
O que é a Lei de Digitalização de Documentos?
A Lei de Digitalização de Documentos é um aparato legal criado em 2012 com o intuito de proteger empresas públicas e privadas na elaboração e armazenamento de documentos digitais – seja através do escaneamento de arquivos físicos, ou do efetivo desenvolvimento do material por meio de computadores e softwares, por exemplo.
Desde então, a lei inicial passou por atualizações que consideram os avanços tecnológicos na área, a fim de manter o compromisso com a segurança dos arquivos das empresas.
As fronteiras geográficas estão cada vez mais flexíveis. Empresas podem realizar trabalhos, parcerias, prestar serviços, fazer transações financeiras com outras companhias e profissionais sem a necessidade de encontros presenciais.
O aumento do trabalho remoto fez com que tudo ao redor se adaptasse para compreender as novas relações e demandas do mercado. Isso inclui a formulação e atualização de leis que estejam de acordo com essas necessidades atuais, como a Lei 14.442/2022, que passou a regulamentar o teletrabalho em seu artigo 75-A.
O compartilhamento de documentos digitais cresceu após o aumento do trabalho remoto, conforme o estudo publicado pela Adobe. A pesquisa aponta que, depois da pandemia, cerca de 54% das empresas adotaram documentos digitais – sejam planilhas, arquivos, informações sobre clientes ou pautas de reuniões.
O próximo passo para o futuro é garantir que todo o seu acervo documental também siga esses moldes.
Os benefícios da digitalização de documentos
A digitalização de documentos oferece muitas vantagens para as empresas, entre elas:
- a redução do espaço necessário para arquivar documento físicos;
- a facilidade de compartilhamento dos documentos com outros interessados;
- ampliação da segurança no acesso ao documento;
- maior agilidade na localização e acesso de documentos digitais, sem pilhas de papel;
- maior proteção contra acidentes, como incêndios e enchentes, por exemplo.
O que prevê a lei de digitalização de documentos para empresas?
A lei de digitalização de documentos, identificada no ordenamento legal brasileiro como Lei n.º 12.682, de 9 de julho de 2012, acrescida de suas atualizações, prevê as formas legais de criar, armazenar, enviar e receber documentos digitais, criados em softwares específicos ou via escaneamento de um arquivo físico.
Em seu teor, a lei prevê quais as boas práticas para adotar com relação aos documentos digitais e qual o valor (legal e probatório) desses arquivos. Isso significa que, mesmo não sendo físicos, os documentos funcionam em sua totalidade, inclusive como provas em caso de ações judiciais, por exemplo.
Sobre a digitalização de documentos a lei diz:
“Art. 1º A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para código digital.
Art. 2º-A. Fica autorizado o armazenamento, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, de documentos públicos ou privados, compostos por dados ou por imagens, observado o disposto nesta Lei, nas legislações específicas e no regulamento.”
Mais adiante, no § 8º, a lei determina ainda que, para preservar a integridade e autenticidade do documento, assim como a sua confidencialidade, é preciso seguir os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras, a ICP-Brasil.
ICP-Brasil: o que é?
A Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras é uma cadeia hierárquica que viabiliza, de forma segura, a emissão de certificados de segurança que garantem a idoneidade do conteúdo dos documentos digitalizados, seguindo o que é determinado pela lei de digitalização de documentos públicos, mas que se estende à esfera das empresas privadas.
Diante do que o trecho da lei reproduzida acima nos apresenta, ao fazer a digitalização dos documentos é importante que sua empresa use a certificação digital ICP-Brasil para comprovar a veracidade e integridade das informações, a fim de garantir que o documento digitalizado tenha o mesmo poder probatório de um documento físico.
Segundo o site do Governo Federal, para conseguir um certificado digital ICP-Brasil, sua empresa deve:
- escolher uma das Autoridades Certificadoras – conhecidas como ACs da ICP-Brasil;
- solicitar, no site da Autoridade Certificadora escolhida, a emissão do seu certificado digital de pessoa física ou jurídica. Existem dois tipos, o A1 e A3, sendo o A1 com validade de um ano e armazenado no computador, e o A3 um modelo com validade de até cinco anos e armazenado em cartão ou token criptográfico;
- agendar o dia e horário de comparecimento presencial na Autoridade de Registro – AR escolhida para validar os dados preenchidos na solicitação e realizar o cadastramento biométrico, com a coleta da biografia facial (foto) e das digitais.
Com a verificação de todos os dados, documentos e da identidade do solicitante, você receberá as instruções para acessar o certificado e passar a usá-lo regularmente.
O descarte dos documentos digitalizados
Para complementar o que diz a Lei de Digitalização de Documentos públicos de 2020, numa alteração adicionada pelo decreto 10.278/2020, foi abordado o tópico sobre o descarte seguro do documento original:
“Art. 9º Após o processo de digitalização realizado conforme este Decreto, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.”
Ou seja, excetuando-se os documentos históricos, todos os que foram digitalizados obedecendo às normativas específicas previstas no texto legal, podem ser devidamente descartados, sem desperdício em nenhum sentido.
Mais adiante, o mesmo decreto também discorre sobre como os arquivos e documentos digitalizados devem ser preservados para terem validade legal:
“Art. 10. O armazenamento de documentos digitalizados assegurará:
I – a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados; e
II – a indexação de metadados que possibilitem:
a) a localização e o gerenciamento do documento digitalizado; e
b) a conferência do processo de digitalização adotado.”
É claro que, para que a legislação seja eficaz em garantir sua segurança, os seus documentos devem seguir padrões técnicos para digitalização dos arquivos e metadados mínimos exigidos, todos previstos em lei.
Como se aplica a lei de digitalização aos documentos públicos?
Para auxiliar na elaboração e armazenamento de documentos digitais públicos e privados, a legislação determina formas específicas de cuidado com os arquivos para cada esfera de atuação. Por isso, o texto legal apresenta os cuidados necessários a serem adotados pelas duas entidades, a fim de garantir a validade jurídica e probatória dos documentos.
A observância aos detalhes nesse aspecto é imprescindível – afinal, não ter determinado contrato ou documento que formaliza um negócio com o cliente já é ruim o bastante, mas não ter a documentação jurídica ou fiscal obrigatória pode ser muito mais prejudicial para sua empresa.
Para isso, além de atentar ao que dita a lei de digitalização de documentos, também é preciso ter atenção ao que determina a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados, que trata sobre informações privadas de pessoas físicas ou jurídicas, tanto na esfera privada, quanto na pública.
Hoje em dia é comum que a documentação para determinados procedimentos empresariais seja aceita na versão digitalizada: prestação de contas e apresentação de guias de pagamentos de impostos, por exemplo, deixaram de ser feitas com calhamaços de papel para serem feitas digitalmente.
Essa mudança representa flexibilidade e segurança para os negócios, uma vez que elimina os riscos atrelados à documentação tradicional, impressa.
Como se adequar à lei de digitalização de documentos?
A forma mais segura de garantir que seu negócio obedeça à lei de digitalização de documentos é observar as exigências apresentadas no texto legal, tanto com relação ao ato de tornar os documentos digitais, quanto com seu posterior armazenamento.
Para isso, é indispensável a parceria com uma empresa especializada, capaz de cumprir com as determinações legais, buscar as melhores Autoridades Certificadoras da ICP-Brasil e, de fato, arcar com as responsabilidades inerentes à lei de lei de digitalização de documentos.
Assim, mais do que garantir segurança à sua empresa e aos documentos do seu negócio, você também assegura uma operação dentro da legalidade, sem correr o risco de sofrer sanções ou prejuízos causados por não ter determinado documento, ou tê-lo incompleto, por exemplo.
Escanear não é digitalizar um documento
Depois de compreender o que é digitalização de documentos e qual é a sua importância, precisamos dizer mais uma única: digitalizar não é sinônimo de escanear.
O escaneamento é um processo similar ao de tirar uma foto do conteúdo documentado e armazená-lo no ambiente virtual – só. Porém, quando falamos em digitalizar um documento, a intenção é codificar os dados ali contidos para transformá-los uma imagem analógica, em códigos que podem ser processados por dispositivos digitais.
Ou seja: a digitalização é o passo adiante, após o escaneamento, quando o documento digitalizado passa a ser acessível, pesquisável e ter validade documental prevista na lei de lei da digitalização de documentos.
A partir da digitalização, os mecanismos digitais são capazes de ler o teor do documento. Para isso, é preciso usar sistemas e softwares exclusivos na digitalização de documentos, que podem custar muito – outro motivo pelo qual a contratação de uma empresa especializada é indispensável.
Como fazer a digitalização de documentos?
Como mencionado, os softwares e ferramentas utilizados na digitalização de documentos podem custar muito para serem adquiridos e, mesmo após a compra, ainda não existe uma garantia de que serão corretamente utilizados por pessoas que não têm o conhecimento necessário nos sistemas.
Uma sugestão que torna todo esse processo mais eficiente é a contratação de empresas de digitalização de documentos, experientes e especializadas nas atividades do início ao fim. Essas companhias, além de tornar o arquivo totalmente digital, ainda podem desenvolver as melhores estratégias de armazenamento e proceder com o descarte seguro e responsável dos materiais já digitalizados.
Nesse aspecto, a terceirização do serviço garante qualidade e segurança para a digitalização de todos os documentos da sua empresa, sem a necessidade de adquirir as ferramentas e softwares necessários para a execução do trabalho, uma vez que as próprias companhias já os têm.
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