Locação de impressoras é confiável?

Para impressões de qualidade, no dia a dia da empresa, é fundamental contar com equipamentos avançados e materiais específicos.

Considerando os altos custos de manter um acervo próprio, a locação de impressoras tornou-se uma prática comum no meio empresarial, dada a possibilidade de acesso à impressoras e equipamentos de última geração, por um preço demasiadamente inferior.

Diante das inúmeras atribuições da gestão de uma empresa, a diretriz principal a ser seguida é a do corte de gastos, otimizando as finanças e propiciando novos investimentos. A automatização de procedimentos também é outro objetivo das companhias atuais, que pretendem alcançar mais resultados, em um espaço de tempo menor.

Locação de impressoras representa economia

A locação de impressoras, portanto, consiste em uma medida de economia, que mantém a qualidade e eficiência da rotina de impressões, de forma mais acessível. Dessa forma, questiona-se os pontos positivos e negativos desta medida para uma empresa, com a finalidade de definir se a locação de impressão é, de fato, benéfica.

Assim como a contratação de qualquer outro tipo de serviço, a locação de impressoras requer certos cuidados do contratante, especialmente no momento de elaboração do contrato.

O ramo dos negócios modificou seu mindset com o passar dos anos, no qual o emprego inteligente de recursos e a otimização do tempo se tornaram essenciais, para que uma empresa se mantenha competitiva no mercado.

Neste artigo, veremos como a locação de impressoras pode influenciar positivamente os resultados da empresa, e como escolher o fornecedor ideal para cada tipo de negócio.

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A locação de impressoras na rotina da empresa

São inúmeros os documentos, recibos, notas fiscais e guias que devem ser impressos em uma companhia, diariamente. O alto consumo de materiais, como papel e tinta, requer sua reposição constante, saindo caro para os cofres da empresa.

Os custos envolvidos em adquirir o próprio acervo de equipamentos de impressão e escaneamento, e de materiais de boa qualidade, são demasiadamente expressivos, inviabilizando que a empresa compre muitos equipamentos.

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Logo, como alternativa para esta questão, a locação de impressão permite o atendimento completo da demanda da empresa, através de preços mais baixos.

Na locação de impressoras, a companhia contratante dispõe da utilização dos equipamentos e materiais do fornecedor, em um período de tempo previamente estabelecido, passível de renovação.

No contrato de locação, haverá a descrição dos equipamentos que serão locados, sua finalidade e o tempo de uso.

Os diferenciais da locação  de impressão

Por outro lado, para companhias com demandas mais complexas, o outsourcing de impressão será a opção mais vantajosa.

Diferentemente da locação de impressoras, no modelo de outsourcing de impressão há uma consultoria completa, onde o fornecedor não apenas cede o uso de seus materiais e equipamentos de impressão, mas também gerencia e acompanha toda a rotina de impressões da empresa.

Portanto, no outsourcing de impressão, o fornecedor, especializado neste tipo de serviço, prestará toda a assistência necessária, realizando manutenções e reposição de material, sempre que for preciso.

Para empresas de grande porte, com alto fluxo de impressões diárias, a contratação dos serviços de outsourcing de impressão será mais vantajosa, pois atenderá às demandas, de maneira satisfatória.

Vantagens da locação de impressão

Existem vantagens em optar pela locação de impressoras, dada as características básicas deste tipo de contratação.

Corte de gastos

A vantagem de maior repercussão, quando a empresa escolhe locar equipamentos de impressão e escaneamento, é o corte de gastos.

A diferença nos orçamentos para adquirir equipamentos e materiais próprios, e para locá-los de um fornecedor, é expressiva. Portanto, para reduzir gastos, a locação de impressoras será uma medida benéfica.

Equipamentos modernos

Diante da rapidez com que a tecnologia tem evoluído, é quase impossível manter um acervo próprio de equipamentos, que sejam totalmente atualizados, conforme os últimos lançamentos.
Dessa forma, a locação de impressoras também garante maior utilização de equipamentos mais modernos, que proporcionam mais qualidade no resultado das impressões. Para os fornecedores, é mais fácil adquirir equipamentos de última geração, visto que esta é a sua principal atividade econômica.

Eliminação de estoques e desperdícios

Locando equipamentos e materiais para impressão, a empresa evitará desperdícios, pois somente será requisitado o que for realmente utilizado. Sem estoques, não haverá o descarte de papéis e tintas inutilizadas, preservando, assim, o meio ambiente.

Maior qualidade das impressões

Outra grande vantagem, da locação de impressoras, é a maior qualidade das impressões realizadas, pois a empresa utilizará equipamentos próprios para esta destinação, e materiais vindos direto do fabricante.

Otimização do tempo

Por meio da locação de impressoras, há a otimização do tempo destinado para a impressão diária de documentos, pois utilizando-se de equipamentos de alta qualidade, é possível obter melhores resultados, de forma mais eficiente.

A importância do executive briefing

O executive briefing consiste na reunião e negociação entre contratante e contratado. Através desta prática, a empresa contratante descreve toda a sua demanda e quais serviços procura, além do orçamento destinado à este fim.

Por sua vez, o fornecedor irá especificar os serviços que são prestados, os valores cobrados e quais profissionais ficam encarregados de cada procedimento.

Dessa forma, no executive briefing, a empresa contratada poderá mostrar seus diferenciais de mercado e a qualidade de seus serviços, sendo uma etapa fundamental para o sucesso da contratação.

Afinal, é segura a locação de impressoras?

Em síntese, a locação de impressoras é uma prática confiável, amplamente adotada no mercado. Porém, para garantir bons resultados, é essencial a pesquisa prévia de mercado, no momento de escolher um fornecedor.

A presença de um advogado especialista, no momento de confecção do contrato, garantirá que todas as negociações feitas estarão devidamente previstas nas cláusulas contratuais, resguardando os direitos da empresa contratante.

Outro ponto fundamental é a fase de negociações, onde devem ser debatidos a metodologia de cada empresa, forma de contratação, valores a serem cobrados, e responsabilidade contratual, pois irão impactar diretamente, no momento de optar em contratar um fornecedor.

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