Microfilmagem – como ela ainda pode ajudar sua empresa

A crescente necessidade de documentos em papel para atender a todas as exigências burocrática vem criando um movimento contrário: a tendência à redução de papeis e a otimização de documentos, usando a tecnologia para automatizar os processos.

Uma boa parte das empresas, automaticamente, vai em busca da digitalização de documentos e poucos se voltam para a microfilmagem. Contudo, a microfilmagem é uma técnica que apresenta inúmeras vantagens para qualquer tipo de empresa.

Como funciona a microfilmagem?

A microfilmagem é uma técnica bastante usada pelos bancos e instituições financeiras, consistindo num processo de armazenagem de dados em microfilmes.

Basicamente, trata-se de uma foto do documento, um método bastante seguro, que impede qualquer tipo de alteração no conteúdo original. Além disso, a microfilmagem possui respaldo jurídico, podendo substituir a apresentação do documento original.

Em alguns casos, a microfilmagem vem sendo substituída pela digitalização, uma solução que ainda está sendo aceita e que apresenta diversas vantagens. Mas, com a evolução da tecnologia, os processos foram aperfeiçoados, surgindo um novo método, conhecido como microfilmagem eletrônica.

O que é a microfilmagem eletrônica?

A microfilmagem eletrônica oferece melhores condições de segurança para os documentos empresariais. O processo convencional se aperfeiçoou, atendendo o crescimento da produção de dados e à evidente necessidade de automação.

A diferença entre a microfilmagem tradicional e a eletrônica está nos procedimentos para cada técnica e na plataforma de armazenamento.

Na microfilmagem tradicional, a técnica é aplicada de forma analógica, registrando os documentos numa película, que deve ser armazenada adequadamente, como se fazia com os filmes em rolos.

A microfilmagem eletrônica, por sua vez, oferece a versão digital do arquivo, tendo, além da gravação em microfilme, a cópia dos documentos para acesso dos usuários, de uma forma remota e descentralizada.

Nessa nova técnica, o volume e o tamanho dos arquivos são reduzidos ao máximo, fazendo com que o método de armazenamento seja mais prático e eficiente. Ao mesmo tempo, também oferece acesso mais rápido, mais seguro e mais limpo, oferecendo ainda autenticidade às informações arquivadas.

A microfilmagem é um recurso bastante prático, facilitando o armazenamento de documentos e garantindo sua durabilidade. Quando armazenado da maneira adequada, o microfilme pode durar até 500 anos.

Vale dizer que a legislação brasileira confere autenticidade, integridade e legalidade aos documentos arquivados em microfilmes, inclusive no sistema digital. Assim, a microfilmagem pode substituir os documentos em papel, já que o microfilme é autêntico e fiel ao documento original.

A microfilmagem, portanto, garante a autenticidade dos arquivos, uma vez que se trata da imagem real dos dados originais, sendo também muito fácil de ser usado. Ao mesmo tempo, a digitalização da microfilmagem torna os arquivos ainda menores, exigindo menos espaço em arquivos digitais, possibilitando rápido acesso sempre que necessário.

No caso de necessidade de acesso ao documento em microfilme, ele também pode ser usado, tornando a microfilmagem uma forma segura e íntegra de armazenar todo o volume de documentos da empresa, mesmo aqueles não exigidos pela legislação.

Os diferenciais da microfilmagem eletrônica

A microfilmagem eletrônica oferece alguns diferenciais para o armazenamento dos documentos empresariais:

• Possibilita a geração de uma cópia de segurança na versão digital;
• Reduz custos de armazenamento;
• Permite facilidade de acesso e uso dos dados, já que é compatível com sistemas de gestão de documentos;
• Reduz a possibilidade de erros no processo, já que se trata de uma técnica avançada;
• Oferece maior agilidade no trato com documentos.

Por fim, a microfilmagem eletrônica se mostra como o método mais seguro para preservar qualquer arquivo, pois oferece o uso da película, que é imune à obsolescência de hardwares.

A microfilmagem possui respaldo jurídico

A microfilmagem eletrônica possui respaldo jurídico, através da Lei n° 5433/1968 e do Decreto n° 1799/1996. Um documento, depois de microfilmado, possui o mesmo valor da versão física, inclusive podendo descartar o original.

Contudo, como ainda existe muita polêmica sobre a validade jurídica da versão digital de qualquer documento, a recomendação é que os documentos originais sejam mantidos, até que haja uma solução definitiva para a questão. Esses documentos originais, no entanto, não precisam ser mais manuseados, podendo ser resgatados em situações de dúvida.

O simples fato de não precisar usar documentos originais em papel torna o trabalho mais ágil e os processos mais assertivos, oferecendo mais tranquilidade com a aplicação de uma tecnologia confiável e bastante segura.