Multa por Descumprimento da NR-1: Como a Fiscalização Enquadra e Como se Preparar

Receber uma notificação do Ministério do Trabalho e Emprego ou simplesmente descobrir que a empresa não está em conformidade com a NR-1 gera um tipo específico de ansiedade: a sensação de que o problema é grande demais para resolver rápido e de que qualquer passo errado pode piorar a situação.

A boa notícia é que a grande maioria das autuações relacionadas à NR-1 não decorrem de riscos graves não controlados. Elas decorrem de fragilidades documentais: PGR inexistente, inventário desatualizado, plano de ação sem evidências de execução, treinamentos sem registro, trabalhadores que não foram informados sobre os riscos.

Em outras palavras, muitas autuações são evitáveis com organização, e muitas não conformidades identificadas pela fiscalização podem ser respondidas com um plano corretivo bem estruturado.

Nesses momentos, contar com Consultorias em NR-1 pode acelerar significativamente a regularização documental e a estruturação do plano corretivo.

Este guia não substitui a orientação de profissional habilitado em SST ou de advogado trabalhista, que é indispensável quando a situação já chegou ao estágio de autuação formal. O que ele faz é organizar o que você precisa entender, o que precisa ter em ordem e como agir se a fiscalização bater à porta.

Neste guia, você vai encontrar:

O que normalmente gera autuação por descumprimento da NR-1
Como a fiscalização conduz a verificação na prática
Como estruturar a pasta de evidências e as rotinas de atualização
Como responder a uma não conformidade com plano corretivo
Um checklist de prontidão para usar hoje

O Que Gera Autuação por Descumprimento da NR-1

A NR-1 é a norma regulamentadora de disposições gerais e gerenciamento de riscos ocupacionais. Seu descumprimento pode ser enquadrado com base na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), especificamente nos artigos 157 e 158, que tratam das obrigações de empregadores e empregados em matéria de segurança e saúde no trabalho, e na Portaria MTE nº 680/2021, que define a metodologia de gradação das multas.

Na prática, as situações que mais frequentemente resultam em autuação relacionada ao PGR e ao GRO são as seguintes.

PGR Inexistente ou Completamente Desatualizado

A ausência total do PGR em empresa obrigada a tê-lo é a infração mais direta e a mais fácil de enquadrar pelo auditor fiscal. Da mesma forma, um PGR com data de elaboração de vários anos atrás, sem revisão, sem plano de ação atual e sem evidências de implementação é tratado, na prática, como ausência do programa.

A NR-1 exige que o PGR seja implementado, comunicado e revisado continuamente. Um documento que existe apenas no papel, sem nenhuma evidência de que gerou ação real, tem valor jurídico próximo de zero em uma fiscalização.

Inventário de Riscos Incompleto ou Inconsistente com a Realidade

O auditor fiscal inspeciona o ambiente de trabalho e compara o que vê com o que está documentado no inventário. Se a empresa utiliza produtos químicos que não aparecem no inventário, se há fontes de ruído não avaliadas, se as condições ergonômicas reais diferem do que o documento descreve, ou se os riscos psicossociais identificados pela Portaria MTE nº 1.419/2024 não foram incluídos, o inventário incompleto é motivo de autuação.

A inconsistência entre o documento e a realidade é particularmente grave porque sugere que o PGR foi elaborado como exercício burocrático, não como ferramenta de gestão. Isso agrava a avaliação do auditor sobre a postura da empresa em relação à segurança.

Plano de Ação Inexistente ou Sem Evidências de Execução

O inventário identifica riscos. O plano de ação define o que será feito para controlá-los. A ausência de plano de ação é infração autônoma. Mas igualmente problemático é o plano que existe no documento, mas para o qual não há nenhuma evidência de que as medidas foram efetivamente implementadas.

O auditor não pergunta apenas o que a empresa planejou fazer. Ele pergunta o que foi feito. E a resposta precisa vir com documentos: laudos, fotos, notas fiscais de EPIs, listas de presença de treinamentos, atas, fichas assinadas. Sem essas evidências, o plano de ação é apenas uma lista de intenções.

Ausência de Registros de Treinamento e de EPI

A falta de registros de treinamento obrigatório (NR-10, NR-35, NR-33, integração de segurança e outros conforme a atividade) e a ausência de fichas de EPI individuais assinadas são duas das infrações mais comuns e mais fáceis de enquadrar em fiscalização. O auditor pede a documentação, a empresa não consegue apresentar, e a autuação é lavrada.

Essa situação é especialmente frustrante porque, em muitos casos, o treinamento aconteceu e o EPI foi entregue. O problema foi não registrar. Do ponto de vista jurídico, o que não está documentado não pode ser comprovado.

Ausência de Comunicação dos Riscos aos Trabalhadores

A NR-1 exige que os trabalhadores sejam informados sobre os riscos presentes em seu ambiente de trabalho e sobre as medidas de controle adotadas. Se a empresa não tem registros de integração de segurança, de DDS, de comunicados ou de qualquer outra forma de comunicação dos riscos, esse ponto é autuável.

Não Inclusão de Trabalhadores Terceirizados e Contratados no PGR

Como já abordado nesta série de conteúdos, o item 1.8.1.1 da NR-1 exige que os trabalhadores de empresas contratadas que atuam no ambiente da contratante sejam incluídos nas ações de prevenção do PGR da contratante. A ausência dessa inclusão, especialmente quando há terceirizados habituais nas dependências da empresa, é um ponto crescentemente verificado nas fiscalizações.

Como a Fiscalização Conduz a Verificação na Prática

Entender como o auditor fiscal trabalha ajuda a empresa a se preparar de forma mais eficiente e a saber o que esperar em uma visita de fiscalização.

A Visita Pode Ser Programada ou Não

O auditor fiscal do trabalho pode chegar sem aviso prévio ou em decorrência de denúncia, acidente de trabalho notificado, ação fiscal programada para o setor ou cumprimento de notificação anterior. Empresas que recebem notificação prévia têm prazo para regularização, mas isso não é a regra: a fiscalização surpresa é o padrão.

A conclusão prática é que a empresa deve manter a documentação sempre em ordem, não apenas quando espera uma visita.

O Que o Auditor Verifica

A fiscalização de PGR geralmente segue esta sequência: inspeção do ambiente de trabalho para identificar riscos presentes, solicitação do PGR e do inventário de riscos para comparar com o que foi observado, verificação do plano de ação e das evidências de implementação das medidas, solicitação de registros de treinamento e de EPI, verificação de registros de comunicação e participação dos trabalhadores e, em casos mais graves, entrevistas com trabalhadores.

O auditor tem poder de acessar qualquer área da empresa, entrevistar trabalhadores sem a presença do empregador e solicitar todos os documentos relacionados à segurança e saúde no trabalho. A obstrução ou o impedimento da fiscalização é infração autônoma e agrava significativamente a situação da empresa.

Como as Multas São Calculadas

As multas administrativas por descumprimento de NR são calculadas com base na Portaria MTE nº 680/2021, que estabelece uma metodologia de gradação considerando a natureza da infração (leve, grave ou gravíssima), o porte da empresa, o número de trabalhadores afetados e a existência de reincidência.

Para infrações relacionadas ao PGR, as multas costumam ser classificadas como graves ou gravíssimas, especialmente quando a ausência do programa está associada a acidentes ou a exposição não controlada a agentes de risco. Os valores variam de algumas centenas a dezenas de milhares de reais por infração, podendo ser multiplicados pelo número de trabalhadores afetados.

Além da multa administrativa, a empresa pode ser responsabilizada civilmente por danos a trabalhadores em caso de acidente ou adoecimento relacionado a riscos não gerenciados, com valores de indenização que superam em muito qualquer multa administrativa.

Nota importante: os valores exatos das multas e os critérios de gradação são definidos por portaria ministerial e podem ser atualizados. Para obter os valores vigentes, consulte a Portaria MTE nº 680/2021 e suas atualizações no portal oficial do Ministério do Trabalho e Emprego, ou consulte um advogado trabalhista ou especialista em SST.

Como se Preparar: a Pasta de Evidências e as Rotinas de Atualização

A melhor preparação para uma fiscalização é a mesma que torna o PGR um sistema de gestão eficaz: ter a documentação em ordem, atualizada e acessível. Não como preparação para o auditor, mas como resultado natural de um processo que funciona.

A Pasta de Evidências do PGR

Como detalhado no artigo anterior desta série, a pasta de evidências do PGR deve conter, de forma organizada e localizada:

Versão atual do inventário de riscos, com data, autoria e controle de versão
Plano de ação atualizado com status de cada medida
Laudos técnicos dos agentes de risco (ruído, iluminância, calor, químicos, ergonomia)
Fichas individuais de EPI, assinadas e atualizadas
Registros de treinamento: listas de presença, conteúdos, certificados e controle de vencimento
Registros de integração de segurança de novos trabalhadores
Atas de CIPA com pautas de GRO
Comunicados e evidências de comunicação dos riscos aos trabalhadores
Registros de integração e permissões de trabalho para terceiros
Relatório de revisões periódicas do PGR

Essa documentação deve estar fisicamente ou digitalmente organizada de forma que qualquer responsável da empresa consiga localizá-la em minutos, não horas.

Rotinas de Atualização: Quem Faz o Quê e Quando

A documentação do PGR só se mantém em ordem se houver responsáveis definidos e rotinas estabelecidas. Sem isso, o inventário fica desatualizado, os treinamentos vencem sem renovação e as fichas de EPI acumulam lacunas.

Atividade	Responsável	Frequência
Atualização do plano de ação com status das medidas	SST ou RH designado	Mensal
Verificação de vencimento de treinamentos por trabalhador	SST ou RH	Mensal
Verificação de vencimento de CAs dos EPIs utilizados	SST ou almoxarifado	Mensal
Revisão do inventário de riscos	SST com participação da CIPA	Anual ou quando houver evento disparador
Revisão dos laudos técnicos	Profissional habilitado	Conforme periodicidade definida no PGR ou quando houver mudança de processo
Atualização das fichas de EPI	SST ou supervisor	A cada nova entrega ou substituição
Registro de integrações de novos trabalhadores	SST ou RH	A cada admissão
Arquivamento de atas de CIPA	Secretário da CIPA	Após cada reunião mensal
Revisão completa da pasta de evidências	SST com validação da liderança	Semestral

O Que Fazer Quando a Fiscalização Chega

Se o auditor fiscal do trabalho chegar à sua empresa, seja de surpresa ou após notificação, a forma como a empresa se comporta durante a visita importa tanto quanto a documentação que ela apresenta.

Durante a Visita

Receba o auditor com cordialidade e profissionalismo. Solicite a apresentação da identificação funcional, que o auditor é obrigado a apresentar. Designe um acompanhante qualificado para a visita, de preferência o responsável técnico de SST ou o profissional do SESMT. Não obstrue o acesso a nenhuma área e não interfira em eventuais entrevistas com trabalhadores.

Apresente os documentos solicitados de forma organizada. Se algum documento não estiver disponível imediatamente, informe com transparência e solicite prazo para apresentação posterior, se o auditor permitir. Não invente informações nem apresente documentos com datas alteradas: isso configura fraude e agrava imensamente a situação.

Anote tudo: quais documentos foram solicitados, quais foram apresentados, quais observações o auditor fez durante a inspeção do ambiente e quais irregularidades foram apontadas verbalmente. Esse registro é útil tanto para a resposta à autuação quanto para o plano corretivo interno.

Após a Visita

Se o auditor emitir Notificação para Apresentação de Documentos (NAD) ou Auto de Infração (AI), a empresa tem prazos específicos para responder. Esses prazos são improrrogáveis na maioria dos casos e o não cumprimento agrava a situação.

Nesse momento, a consulta a advogado trabalhista especializado em direito do trabalho e a profissional de SST habilitado é indispensável. A defesa administrativa de um auto de infração tem tecnicidades jurídicas e normativas que exigem conhecimento especializado. Este guia não substitui essa orientação.

Como Responder a uma Não Conformidade: o Plano Corretivo

Seja após uma fiscalização, após uma auditoria interna ou após a identificação espontânea de uma lacuna no PGR, a resposta correta a uma não conformidade segue sempre a mesma lógica: reconhecer, planejar, executar e documentar.

Passo 1: Identificar e Classificar a Não Conformidade

Descreva a não conformidade com precisão: qual requisito normativo não está sendo atendido, qual é a evidência da não conformidade (ausência de documento, dado inconsistente, risco não controlado) e qual é a gravidade e a urgência do problema.

Não conformidades que envolvem risco imediato à integridade física dos trabalhadores exigem ação corretiva imediata, antes de qualquer outro passo. A documentação vem depois. A segurança vem primeiro.

Passo 2: Identificar a Causa-Raiz

A não conformidade é um sintoma. A causa-raiz é o problema que precisa ser resolvido para que ela não se repita. Uma ficha de EPI sem assinatura pode ter como causa-raiz a ausência de um processo de entrega formalizado, a falta de treinamento do supervisor para realizar o registro ou a ausência de responsável designado para essa atividade.

Corrigir o sintoma sem resolver a causa-raiz resulta em reincidência, que é tratada com multa dobrada em fiscalizações subsequentes.

Passo 3: Elaborar o Plano Corretivo

Para cada não conformidade identificada, o plano corretivo deve definir:

A ação corretiva imediata (o que será feito para resolver a não conformidade)
A ação preventiva (o que será feito para evitar que se repita)
O responsável pela execução
O prazo de execução
A evidência que comprovará a conclusão

Quando a não conformidade foi identificada por um auditor fiscal e há um prazo legal para regularização, esse prazo deve ser o horizonte máximo do plano corretivo, e as ações prioritárias devem ser concluídas antes desse prazo.

Passo 4: Executar e Documentar

O plano corretivo executado sem documentação tem o mesmo problema do PGR executado sem evidências: não pode ser comprovado. Cada ação corretiva concluída deve gerar um registro: o documento elaborado, o treinamento realizado com lista de presença, a medida de engenharia implementada com foto e laudo de verificação, o procedimento atualizado com data e aprovação.

Passo 5: Incorporar ao PGR

As não conformidades identificadas e as ações corretivas executadas devem ser incorporadas ao PGR: o inventário deve ser atualizado se novos riscos foram identificados, o plano de ação deve registrar as ações corretivas como medidas de controle implementadas e o controle de versão deve documentar a revisão com referência à não conformidade que a motivou.

Esse ciclo fecha o processo e demonstra que a empresa não apenas corrigiu o problema pontualmente, mas integrou a lição aprendida ao seu sistema de gestão.

Situações que Exigem Profissional Habilitado: Quando Não Agir Sozinho

Este guia oferece orientação geral sobre como se preparar e como responder a não conformidades. Mas há situações em que a orientação de profissional habilitado não é recomendação, é necessidade.

Auto de Infração já lavrado: a defesa administrativa de um AI tem prazos curtos, exige conhecimento da legislação aplicável e pode envolver a redução ou o cancelamento da multa com argumentos técnicos e jurídicos específicos. Advogado trabalhista e, dependendo do caso, engenheiro ou técnico de segurança do trabalho são indispensáveis.
Acidente de trabalho grave ou fatal: além das obrigações imediatas (CAT, eSocial, preservação do local), a empresa enfrenta investigação administrativa, possível processo criminal e ação civil. A atuação sem orientação jurídica especializada nessa situação é um risco que não deve ser assumido.
Elaboração ou revisão técnica do PGR: a identificação quantitativa de agentes físicos, químicos e biológicos exige profissional habilitado (engenheiro de segurança do trabalho, médico do trabalho, técnico de segurança do trabalho ou higienista ocupacional, conforme o caso). Laudos técnicos assinados por profissional sem habilitação não têm validade e podem ser contestados em fiscalização.
Notificação da fiscalização com prazo para regularização: mesmo antes de um AI formal, uma notificação do MTE deve ser respondida com cuidado. A orientação de profissional de SST e, se necessário, de advogado, na formulação da resposta e na implementação das medidas é recomendada.

Checklist de Prontidão: Sua Empresa Está Preparada?

Use este checklist para uma verificação rápida do nível de prontidão da sua empresa para uma fiscalização. Para cada item marcado como “não” ou “parcialmente”, você tem uma ação prioritária a tomar.

PGR e Inventário

O PGR existe e está formalmente elaborado.
O inventário de riscos cobre todos os ambientes e funções da empresa.
O inventário inclui riscos físicos, químicos, biológicos, ergonômicos e psicossociais aplicáveis à atividade.
O inventário foi revisado nos últimos 12 meses ou após a última mudança relevante de processo.
O PGR tem controle de versão com datas, responsáveis e motivos de revisão.
O PGR é acessível aos trabalhadores (intranet, mural, documento disponível no local de trabalho).

Plano de Ação

Existe plano de ação com medidas definidas para cada risco identificado no inventário.
O plano de ação tem responsáveis, prazos e indicadores definidos para cada medida.
O status do plano de ação é atualizado regularmente.
Há evidências arquivadas de execução das medidas concluídas.

Laudos e Controles de Engenharia

Os laudos técnicos dos agentes de risco presentes na empresa estão atualizados.
Os laudos foram elaborados por profissional habilitado com ART ou RRT quando aplicável.
As medidas de controle de engenharia implementadas têm documentação correspondente.

EPI

Todos os trabalhadores têm ficha de EPI individual, preenchida e assinada.
Os CAs de todos os EPIs utilizados estão vigentes.
Há controle de substituição de EPIs por desgaste.
Os trabalhadores foram orientados sobre o uso correto dos EPIs (registro disponível).

Treinamentos

Todos os treinamentos obrigatórios conforme as NRs aplicáveis à atividade estão em dia.
Há listas de presença e conteúdos programáticos arquivados para todos os treinamentos.
Existe controle de vencimento de reciclagens por trabalhador.
A qualificação dos instrutores está documentada.

Comunicação e Participação

Há registros de integração de segurança de todos os trabalhadores admitidos.
Existem registros de DDS ou reuniões de segurança com datas e temas.
As atas de CIPA dos últimos 5 anos estão arquivadas e incluem pautas de GRO.
Há evidência de que o PGR foi comunicado aos trabalhadores.

Terceiros

Trabalhadores de empresas contratadas que atuam nas dependências da empresa estão incluídos no PGR.
Há fichas de integração de segurança assinadas por trabalhadores contratados.
As Permissões de Trabalho para atividades de risco de contratados estão arquivadas.

Organização Documental

Toda a documentação do PGR está organizada e pode ser localizada em menos de 15 minutos.
Há um responsável designado para a guarda e atualização de cada bloco documental.
Os prazos de guarda dos documentos são conhecidos e respeitados.
A documentação de trabalhadores desligados está arquivada pelo prazo legal.

Conclusão: Conformidade Não É Sorte, É Processo

A empresa que tem medo de uma fiscalização normalmente tem esse medo por um motivo concreto: sabe que alguma coisa não está em ordem. E a solução para esse medo não é torcer para que o auditor não apareça. É resolver o que está em aberto.

A maioria das não conformidades relacionadas à NR-1 é corrigível. O inventário pode ser atualizado. O plano de ação pode ser elaborado. Os treinamentos podem ser realizados e registrados. As fichas de EPI podem ser preenchidas. As evidências de comunicação podem ser produzidas. O que não é possível é retroagir: a ficha de EPI de 2022 que não foi assinada na época não pode ser criada hoje com data de 2022.

Por isso, o melhor momento para organizar a documentação do PGR é antes da fiscalização chegar. O segundo melhor momento é agora.

FAQ sobre Multas e Fiscalização da NR-1

1. A empresa pode recusar a entrada do auditor fiscal do trabalho?

Não. O auditor fiscal do trabalho tem poder de livre acesso a qualquer estabelecimento sujeito à legislação trabalhista, conforme o artigo 630 da CLT e a Convenção nº 81 da OIT, ratificada pelo Brasil. A obstrução da fiscalização é infração autônoma e pode resultar em responsabilização administrativa e, em casos extremos, criminal. A empresa pode e deve solicitar a identificação do auditor e designar acompanhante para a visita, mas não pode impedir o acesso.

2. Se a empresa nunca teve PGR, é melhor elaborar agora ou esperar para ver se a fiscalização vem?

Elaborar agora. A fiscalização pode chegar a qualquer momento, e a ausência de PGR em empresa obrigada a tê-lo é infração imediata. Além disso, o PGR existe para proteger trabalhadores: enquanto ele não existe, a empresa assume riscos reais de acidente e de adoecimento que têm consequências muito mais graves do que uma multa administrativa. A elaboração do PGR, mesmo que ainda em processo de implementação plena, demonstra boa-fé e reduz o risco de autuação grave.

3. Um PGR elaborado por consultoria externa protege a empresa de autuação?

O PGR elaborado por consultoria externa é um ponto de partida, não uma proteção definitiva. O que protege a empresa não é quem elaborou o documento, mas se ele é consistente com a realidade da operação, se as medidas de controle foram efetivamente implementadas e se há evidências documentais de tudo isso. Um PGR elaborado externamente e engavetado sem implementação não protege ninguém, nem do ponto de vista da segurança nem do ponto de vista jurídico.

4. O que acontece se a empresa receber um Auto de Infração e não pagar nem contestar no prazo?

O auto de infração não contestado no prazo torna-se definitivo na esfera administrativa e é inscrito em Dívida Ativa da União, com posterior ajuizamento de execução fiscal pelo Ministério da Fazenda. Isso resulta em restrições de crédito, possibilidade de penhora de bens e inclusão em cadastros de inadimplentes. O prazo para apresentação de defesa é de 10 dias a contar da ciência da autuação, conforme o artigo 636 da CLT. Esse prazo não deve ser desperdiçado sem orientação jurídica.

5. Empresa que regularizou o PGR após uma autuação pode ter a multa reduzida?

A regularização após a autuação não cancela a multa já lavrada, mas pode influenciar a gradação em casos de reincidência e demonstra boa-fé no processo administrativo. Em alguns casos, a defesa administrativa pode argumentar pela redução do valor com base na regularização imediata e na ausência de dano efetivo. Cada caso é específico e a avaliação deve ser feita por advogado trabalhista com conhecimento da jurisprudência do Conselho de Recursos do Trabalho (CRT).

6. Empresas optantes do Simples Nacional têm algum tratamento diferenciado na fiscalização da NR-1?

Ser optante do Simples Nacional não confere isenção ou tratamento diferenciado nas obrigações de saúde e segurança no trabalho. O que pode diferenciar o tratamento é o porte da empresa (ME ou EPP) quando ela atende aos critérios de dispensa do PGR previstos no item 1.8.1 da NR-1, conforme detalhado no início desta série. Empresas que atendem a esses critérios e preencheram corretamente a DIR estão dispensadas do PGR, mas continuam sujeitas às demais obrigações de SST.