Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
A segurança de uma empresa é, com certeza, uma das principais preocupações de qualquer gestor atualmente. Isso significa não apenas focar na proteção patrimonial dos seus negócios, mas também, na proteção das informações sensíveis relacionadas às suas atividades, seus colaboradores, seu financeiro. .
Neste sentido, contratar uma empresa de digitalização de documentos tem sido uma forte aliada de empresas de todos os portes e de todos os ramos que optam por uma maneira segura, eficiente e simples de armazenar os dados importantes, sigilosos ou não, de seus negócios, sem a necessidade de disponibilizar obrigatoriamente um espaço físico para contê-las.
Para que isso seja possível, contudo, é preciso saber o que é a digitalização de documentos, como é feito o processo na íntegra, quais as garantias de segurança que a lei brasileira te oferece, a importância de digitalizar documentos.
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Você também encontrará uma lista completa com parcerias estratégicas que podem te ajudar na escolha de uma empresa de digitalização de documentos, tornando o seu dia a dia mais organizado e o seu acesso às informações dos seus negócios mais simples e eficientes.
Confira tudo sobre digitalização de documentos neste artigo exclusivo do oHub.
O que é digitalização de documentos?
Digitalização de documentos, em linhas gerais, é a transformação de um documento físico, impresso em papel, em seu equivalente digital, que poderá, posteriormente, ser acessado através da leitura de dados codificados por um órgão competente.
Esta prática ocorre por meio de softwares e equipamentos especializados, operados por empresas de digitalização de documentos, que são capazes de transformar um documento físico, impresso em qualquer tipo de papel, em um documento digital, com o mesmo valor probatório que o original.
É importante ressaltar que digitalização, contudo, não é sinônimo de mero escaneamento. A diferença está no fato de que, ao escanear um documento, você tem apenas uma imagem que representa o original e que, apesar de poder ser enviado ou arquivado digitalmente, na prática, não tem o mesmo valor legal.
O procedimento, que deve ser operado apenas por empresas de digitalização de documentos devidamente credenciadas, entretanto, transforma os dados do papel em códigos que podem ser lidos e interpretados por dispositivos digitais.
Daí vem a importância de digitalizar documentos: quando realizadas de acordo com as diretrizes legais, pode apresentar benefícios que vão muito além da modernização e organização da sua empresa.
Quando feita de maneira correta, seguindo as premissas da lei da digitalização de documentos, por uma empresa credenciada, o material digital tem sua veracidade e integridade comprovadas e, assim, tem o mesmo valor legal que o documento físico.
Aplicar o que é digitalização de documentos é tão eficiente que a própria lei que regula a prática afirma que, após esse processo, o documento de papel físico pode até mesmo ser destruído, valendo o que está no arquivo digitalizado.
Para garantir a veracidade, integridade, autenticidade e validade do documento, entretanto, é necessária a certificação digital (ICP-Brasil), que apenas pode ser realizada por empresas de digitalização de documentos credenciadas junto ao órgão do Governo Federal.
Entenda como é a lei da digitalização de documentos corporativos
Muito se fala sobre a lei da digitalização de documentos, contudo, pouco se sabe a respeito da importância desse instrumento para a prática.
Em linhas gerais, este dispositivo legal, inserido na Declaração de Direitos da Liberdade Econômica, garante a legitimidade dos documentos digitalizados e devidamente registrados com a certificação digital do ICP-Brasil.
Este órgão fica responsável por armazenar, de forma sigilosa, os certificados digitais referentes às informações digitalizadas e nele registradas, além de instituir regras sobre a necessidade ou não de armazenamento dos documentos em papel.
Vale ressaltar que, apesar de ter acesso aos certificados que garantem a autenticidade dos documentos digitalizados, o ICP-Brasil não detém acesso às informações sigilosas contidas em seus teores, o que garante, ainda mais, a sua segurança e privacidade.
De acordo com a lei, o serviço de digitalização de documentos apenas terá validade plena quando devidamente registrado no órgão. Após, o papel poderá, inclusive, ser descartado, observando-se, claro, as ressalvas contidas no texto legal.
Lembre-se que para a certificação seja válida, todo o serviço de digitalização de documentos deve ser realizado por empresas sérias e credenciadas para tal. Caso contrário, suas informações estarão em risco!
Como é feita a digitalização de documentos?
Agora que você já sabe o que é digitalização de documentos já deve imaginar que, para que o documento digital realmente tenha a validade esperada a partir da digitalização, é preciso tomar alguns cuidados ao realizar esse processo.
Exatamente por isso, a opção por terceirizar o serviço para uma empresa de digitalização de documentos é cada vez mais considerada por negócios em todo o mundo que buscam os benefícios da prática, sem precisarem se preocupar com a execução do processo em si.
Mas, antes de falarmos sobre essa opção, é interessante que você compreenda, mesmo que superficialmente, como é feita a digitalização de documentos:
- O documento deve ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
- Deve estar alinhado aos padrões técnicos previstos como qualidade da imagem e formatos de armazenamento;
- Cumprir as etapas da digitalização;
- Conter metadados especificados.
- Atestar o controle na administração da segurança das informações, garantindo a confidencialidade e integridade dos dados.
Para entender, na prática, como é feita a digitalização de documentos, conheça as etapas desse processo:
- Preparação dos documentos que devem ser digitalizados: deve ser realizado o preparo de cada folha, retirando grampos e clipes. Cada folha deve ser higienizada.
- Captura: cada documento deve ser “lido” por um equipamento próprio para a digitalização que vai passar as informações para o ambiente digital.
- Indexação: é a etapa de organização dos arquivos conforme as diretrizes de gestão de documentos da empresa e da lei de digitalização de dados;
- Disponibilização: efetiva disponibilização dos documentos para consulta pela empresa e seus colaboradores.
A partir da digitalização, os documentos podem ser acessados, alterados e compartilhados por e com todos os usuários que têm autorização para tal.
É aconselhável o uso de serviços de armazenamento em nuvem e que permitam o controle de acesso, garantindo a segurança e integridade desses documentos e de quem os acessa.
Com o cloud computing, por exemplo, os perfis autorizados poderão interagir com os documentos a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, facilitando o acesso e uso dos materiais, tanto na empresa quanto remotamente.
Junto com um sistema de digitalização de documentos, é interessante que a sua empresa considere aplicar também alguns conceitos de gestão de documentos e use, para isso, um software especializado.
Este software de gestão de documentos digitalizados oferece à empresa:
- facilidade no acesso aos documentos;
- a possibilidade de filtrar autorizações para pessoas que podem ou não acessar cada documento;
- modificar ou autorizar a manipulação de conteúdo;
- usar assinaturas digitais nos documentos;
- organizar os documentos de acordo com o padrão organizacional da empresa.
É importante reforçar que a lei de digitalização de documentos também estabelece regras para o armazenamento desses arquivos, a fim de proteger os documentos de alterações, destruição, acesso e reprodução não-autorizados.
Qual é a diferença entre escanear e digitalizar?
A confusão é bastante comum, entretanto, existem diferenças importantes entre escanear e digitalizar.
Escanear, basicamente, é um processo similar ao de tirar uma foto do documento e armazená-la no ambiente virtual da empresa. A questão é que essa “fotografia” é feita com um scanner e não com uma câmera, o que pode alterar a qualidade da imagem e afetar a leitura das informações que ali constam.
Já o processo de digitalizar quer dizer codificar dados, ou seja, transformar uma imagem analógica em códigos que podem ser processados pelo computador e armazenados em arquivos.
Com a digitalização de documentos, lidamos com um documento digital que tem o mesmo valor do original em papel. Já com uma imagem escaneada, trabalhamos apenas com uma imagem que representa aquilo que consta no original, sem validade legal.
A importância da digitalização de documentos para a sua empresa
O passar do tempo pode representar um perigo para documentos físicos. A deterioração de papéis é diretamente influenciada por fatores como a forma de armazenamento e os cuidados adotados no manuseio de papéis de todos os tipos, o que coloca em risco a integridade de informações importantes.
Neste sentido, já fica fácil identificar a importância de digitalizar documentos: a prática, além de representar uma diminuição significativa no número de matéria-prima armazenada, também reduz a necessidade de espaço para organização e os cuidados relacionados à manipulação desses papéis.
Além disso, uma vez armazenados em serviços de nuvens virtuais, os documentos serão muito mais facilmente encontrados, bastando realizar pesquisas em bancos de dados próprios para localizar o que você precisa sem a necessidade de procurar em armários ou estoques bagunçados e cheios de poeira.
Isso também pode representar uma diminuição no custo geral de impressão, uma vez que as informações online podem ser consultadas por qualquer pessoa que tenha acesso, seja na sede da sua empresa ou remotamente. A importância da digitalização de documentos vai muito além da mera modernização dos seus negócios.
Benefícios de digitalizar documentos
Depois de entender como é feita a digitalização de documentos, é natural que você queira saber quais são as vantagens de investir nessa prática, não é!? Entre os benefícios de se digitalizar documentos estão:
- facilidade de compartilhamento dos documentos com outros interessados (por meio de dispositivos virtuais);
- ampliação da segurança no compartilhamento e uso do documento, uma vez que apenas pessoas autorizadas podem ter contato com ele;
- possibilidade de edição online;
- maior agilidade na localização e acesso de documentos digitais;
- redução de custos associados ao armazenamento e impressão de documentos;
- ampliação da segurança dos documentos que não sofrem mais com a ação do tempo, com perdas, incêndios e outros potenciais problemas.
Entendido o que é e a importância de digitalizar documentos, seguimos para a melhor maneira de fazer isso, ou seja, contando com parcerias especializadas, que sejam capazes de realizar as atividades que você precisa sem colocar em risco a integridade das suas informações.
Encontrar empresas que realizam serviços de digitalização de documentos é uma opção que reduz o tempo que a equipe interna da empresa precisa investir para realizar esse tipo de trabalho, além de garantir segurança da informação e do formato de arquivo que está sendo gerado e armazenado.
Lembre-se de que os documentos digitais valem tanto quanto os físicos, quando corretamente digitalizados. Por isso, é fundamental saber como fazer esse processo de forma profissional, por uma empresa de serviço de digitalização de documentos e, mais do que isso, saber como é feito o registro dos documentos digitalizados junto ao órgão competente.
Quanto custa para contratar uma empresa de digitalização de documentos?
A esta altura, é natural que você esteja se perguntando se existe uma tabela de preços para digitalização de documentos, afinal, é importante considerar custos diante da contratação de qualquer tipo de serviço.
A questão é que este tipo de procedimento pode ser muito variável: na hora de realizar o trabalho, as empresas consideram aspectos como a quantidade de documentos a serem digitalizados, o tipo de equipamento e softwares utilizados para a captura, os detalhes referentes a armazenamento e gestão dos documentos, custos com energia elétrica e muito mais.
Essas particularidades podem significar variações no valor cobrado pelas empresas. Por isso, é importante que você solicite orçamentos e estude os preços com atenção, considerando o tipo de prestação oferecida e se estas são necessariamente o que você precisa para o seu negócio.
Porque você deveria terceirizar a digitalização de documentos do seu negócio
Agora que você sabe o que é digitalização de documentos, que tal considerar a terceirização desse serviço por uma empresa capaz de te auxiliar na organização e disponibilização dos seus documentos de forma segura?
Muitas empresas ao redor do globo têm visto o BPO, termo em inglês para “terceirização de processos de negócios”, como uma excelente alternativa, tanto para a execução dos mais diversos tipos de serviços, quanto para a redução de custos de modo geral.
Isto porque, ao contratar uma empresa de digitalização de documentos, por exemplo, você pode diminuir os custos com impressão e energia elétrica, reduzir a necessidade de espaços físicos para o armazenamento e tornar o acesso do seu time às informações muito mais simplificado e seguro.
Na prática, isso significa menos execução de trabalho direto para ser realizado na sua empresa, menores custos e, ao mesmo tempo, modernização, segurança e facilidade de acesso para as suas informações.
Como contratar as melhores empresas de digitalização de documentos: nós te ajudamos!
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