O que é gestão de estoque e por que terceirizar a área

A gestão de estoque é uma abordagem sistemática para obter, armazenar e lucrar com ativos (matérias-primas e/ou produtos prontos). O estoque adequado, nos níveis ideais, no lugar certo, na hora oportuna e pelo custo justo são o padrão outro de uma gestão eficaz.

Porém, mesmo com essa importância, um estudo publicado pelo portal Terra indicou que menos de 40% dos varejistas investem em formas de otimizar sua gestão de estoque e manter um fluxo organizacional bem definido em suas empresas. 

Empreendedores e marcas independentes agora vivem em um mundo de comércio nativo, onde estabelecimentos de pequeno a médio porte competem com grandes players por uma fatia do mercado.

Continue a leitura do conteúdo exclusivo do oHub para compreender:

• qual é a importância da gestão de estoque;
• quais os princípios que norteiam essa prática;

• quais os principais métodos de organização;
• como melhorar o gerenciamento de forma dinâmica e funcional para seu negócio. 

O que é gestão de estoque?

A gestão de estoque inclui aspectos como o controle e supervisão de compras – tanto de fornecedores quanto de clientes – a fim de manter o estoque atualizado, controlar a quantidade de produtos à venda e atender os pedidos feitos e recebidos.

Naturalmente, o significado preciso da gestão de estoque da sua empresa varia com base nos tipos de produtos que você vende e nos canais pelos quais você os comercializa, além do tipo de organização que você busca para seus negócios. 

As pequenas e médias empresas (PMEs), por exemplo, costumam usar o Excel, as Planilhas Google ou outras ferramentas manuais para acompanhar o controle de dados sobre o estoque e tomar decisões sobre pedidos, principalmente devido ao volume menor e mais administrável de demandas.

No entanto, saber quando pedir mais de uma mercadoria, a quantidade certa de cada produto, onde armazenar o estoque e a relação custo-benefício dos pedidos pode se tornar um processo complicado rapidamente à medida que o negócio se desenvolve. 

Como resultado, muitas empresas em crescimento passam a usar um aplicativo, software ou sistema de gestão de estoque com mais recursos, além de fórmulas e bancos de dados manuais.

Com esses sistemas, os procedimentos de gestão de estoque vão além da reordenação básica e do monitoramento de estoques: abrangem desde a produção de ponta a ponta, até o gerenciamento de negócios, passando pelo tempo e previsão de demanda até métricas, relatórios e contabilidade.

Quais são os princípios da gestão de estoque? 

Um bom método de gestão de estoque leva em consideração a existência de três princípios que regem essa estratégia: previsão de demanda, monitoramento dos insumos e análise de qualidade. 

1. Previsão de demanda

Este princípio refere-se ao conhecimento do gestor quanto à necessidade de insumos em razão da sazonalidade. Dessa forma, ele mensura o número de pedidos com base na demanda prevista para o período. 

Um hotel, por exemplo, que mantenha estoques de artigos de cama-mesa-banho, limpeza e alimentos, deve se atentar a questões como a estação, período de férias e outras variáveis que possam aumentar ou diminuir a busca por suas acomodações.

2. Monitoramento

Aqui, é preciso monitorar com atenção os números do estoque para evitar faltas ou excedentes. Para isso, pode-se usar várias formas de notação, desde as mais arcaicas, como os livros de controle, até sistemas completos, equipados com inteligência artificial e sistema de notificações para itens em baixas quantidades. 

3. Qualidade 

Entre os princípios da gestão de estoque, este aspecto está diretamente relacionado à qualidade do espaço físico em que os insumos, mercadorias ou matérias-primas serão armazenados. Assim, mais do que garantir um controle estrito através do monitoramento, você evita, por exemplo, perdas causadas por intempéries ou ambientes não indicados para determinados bens. 

Gerenciamento de estoque de varejo e atacado

Varejo é o termo mais abrangente para descrever as vendas de empresas para o consumidor (B2C). Existem, essencialmente, dois tipos de varejo, separados por como e onde a venda ocorre:

1. varejo online (e-commerces), onde a compra ocorre digitalmente.
2. varejo offline, onde a compra é física, através de uma loja ou de um vendedor.

O atacado, por outro lado, refere-se à venda de empresa para empresa (B2B). Conhecer as diferenças e as melhores práticas de varejo e atacado é fundamental para o sucesso e para investir em parcerias e ferramentas que façam sentido para a sua realidade.

A maioria das empresas mantém estoque em vários canais e em vários locais. A diversidade da gestão de estoque de varejo aumenta sua complexidade e destaca sua importância para o andamento do negócio.

Qual a importância da gestão de estoque para empresas?

Para qualquer empresa baseada em bens, o valor do estoque não pode ser subestimado. Por isso, fazer a gestão de estoque beneficia sua eficiência e longevidade operacional. De acordo com o SEBRAE, um bom gerenciamento de materiais estocados equilibra as compras, armazenagem e entregas, o que traz mais organização para seus negócios.

Pequenas e médias empresas que já usam um sistema de ERP (Enterprise Resource Planning) sem uma abordagem inteligente enfrentam uma série de desafios, incluindo excesso de custos, perda de lucros, mau atendimento ao cliente e até falhas definitivas.

A importância da gestão de estoque está na compreensão da quantidade de produtos estocados, onde eles se encontram e qual o fluxo de entrada e saída de insumos em razão da demanda. 

Essa visibilidade das operações ajuda você a:

• reduzir custos;
• otimizar abastecimento;
• fornecer um melhor serviço ao cliente;
• evitar a perda por roubo, deterioração ou devoluções.

Em um contexto mais amplo, a gestão de estoque também fornece informações sobre sua situação financeira, comportamentos e preferências do cliente, oportunidades de produtos e negócios, tendências futuras.

Conheça os melhores métodos de gestão de estoque

Ao avaliar os métodos de gestão de estoque considere as necessidades da sua organização, já que esta escolha pode afetar diretamente a qualidade e os resultados obtidos pelo seu negócio. 

1. Inventário gerido pelo fornecedor

Nesse método de gestão de estoque, a empresa compartilha seus dados de inventário com os fornecedores, de modo que a aquisição de produtos seja gerida pelos profissionais que oferecem os produtos para a sua organização. 

Essa estratégia, mais do que eliminar os riscos de compra de quantidades superiores ou insuficientes, garante mais controle e evita o desperdício, no caso de insumos que podem se deteriorar, por exemplo. 

2. Estratégia por demanda

Aqui, ao contrário da metodologia anterior, a gestão de estoque considera a efetiva necessidade daquele insumo ou matéria-prima para efetuar sua entrega ou administração. Assim, o transporte do material será realizado apenas quando a sua empresa, de fato, precisar. Na prática, isso tira da responsabilidade do seu negócio a manutenção de grandes espaços reservados à estocagem, já que, assim que recebido o produto, ele já será utilizado ou encaminhado ao cliente final. 

3. EOQ – Economic Order Quantity

Neste modelo, criado por H. Ford em 1913, a estratégia principal é a programação da produção, de modo que o estoque seja gerenciado de acordo com a quantidade de demandas previstas para um determinado período. 

Considera-se o custo de manutenção tanto quanto os pedidos; assim, existem custos fixos independentemente da quantidade de entregas, para que, ao finalizá-las, o estoque zere. 

Glossário de gestão de estoque

Antes de explorar estratégias, técnicas e processos, é importante se familiarizar com as terminologias básicas para iniciantes. Afinal, entender o que significa cada coisa é uma “mão na roda” para saber como melhorar a gestão de estoque do seu negócio. 

Leitor de códigos de barra	Dispositivo físico usado para fazer check-in e check-out de itens de estoque nos centros de atendimento internos ou em armazéns de terceiros.
Pacotes	Grupos de produtos vendidos como um único produto. Ex: vender uma câmera, lente e bolsa como uma Unidade de Manutenção de Estoque (SKU).
Custo dos produtos vendidos (CPV)	Custos diretos associados à produção, juntamente com os custos de armazenamento desses bens.
Estoque morto	Itens que nunca foram vendidos ou usados por um cliente (geralmente porque estão desatualizados de alguma forma).
Dissociação de estoque	Também conhecido como estoque de segurança. Refere-se ao estoque reservado como uma margem de segurança para mitigar o risco de uma interrupção completa da produção se um ou mais componentes estiverem indisponíveis.
Quantidade econômica da ordem (EOQ)	EOQ refere-se a quanto você deve reordenar, considerando a demanda e os custos de manutenção de estoque.
Sistemas de gestão de estoque	Ferramentas e softwares que utilizam tecnologia ou inteligência artificial para monitorar, administrar e notificar sobre quantidades e quaisquer informações relevantes sobre os insumos estocados.
Custos de manutenção	Os custos incorridos pela sua empresa para armazenar e manter estoque em um armazém até que seja vendido ao cliente.
Custo de envio	Também conhecido como custo de transporte; esses são os custos de remessa, armazenamento, taxas de importação, impostos e outras despesas associadas ao transporte e compra de estoque.
Tempo de espera	O tempo que um fornecedor leva para entregar as mercadorias depois que um pedido é feito, juntamente com o prazo para as necessidades de reordenação de uma empresa.
Atendimento de pedidos	O ciclo de vida completo de um pedido, do ponto de venda ao envio e entrega ao cliente.
Gerenciamento de pedidos	Processos que controlam o recebimento de pedidos, o processamento de pagamentos, bem como o atendimento, rastreamento e comunicação com os clientes.
Pedido (PO)	Documento comercial (B2B) entre um fornecedor e um comprador que descreve tipos, quantidades e preços acordados para produtos ou serviços.
Inventário de pipeline	Qualquer inventário que esteja no “pipeline” (funil) da cadeia de suprimentos de uma empresa (por exemplo, em produção ou remessa), mas ainda não atingiu seu destino final.
Ponto de reabastecimento	Define as cotas de estoque que determinam quando a reordenação deve ocorrer, com base na demanda atual e futura, bem como os prazos de entrega.
Estoque de segurança	Estoque mantido em uma reserva para evitar escassez.
Pedido de venda	Documento transacional enviado aos clientes depois da efetivação de compra, mas antes do envio do pedido.
Unidade de manutenção de estoque (SKU)	Código de rastreamento exclusivo (alfanumérico) atribuído a cada um de seus produtos, indicando estilo, tamanho, cor e outros atributos.
Logística de terceiros (3PL)	Logística de terceiros refere-se ao uso de um provedor externo para lidar com parte ou toda a sua armazenagem, atendimento, expedição ou qualquer outra operação relacionada ao estoque. A logística de quarta parte (4PL) leva isso um passo adiante ao gerenciar recursos, tecnologia, infraestrutura e soluções de cadeia de suprimentos em larga escala para empresas.
Variante	Versão exclusiva de um produto, como uma cor ou tamanho específico.
Curva ABC na gestão de estoque	Ferramenta que se baseia na premissa de que, em geral, 80% das consequências são diretamente influenciadas por apenas 20% das causas.

Qual a importância do inventário na gestão de estoque? 

Em linhas gerais, o controle de inventário é um dos principais objetivos da gestão de estoque, uma vez que, é a partir dele que você sabe como estão as quantidades de insumos e matérias-primas disponíveis para a executar seus serviços sem que haja perda de produtividade por faltas ou materiais deteriorados. 

A gestão de estoque é fundamental para o sucesso e os resultados financeiros de uma empresa. Neste sentido, o controle de inventário mantido pela sua organização passa a ser a sua fonte de informações e até controle financeiro e sobre as entregas do seu negócio.

Determinar qual método é o mais adequado aos seus negócios e acompanhar as práticas recomendadas de gerenciamento é a chave para o sucesso da gestão de estoque a longo prazo, e essa decisão impacta diretamente na forma como você mantém o seu inventário. 

Como melhorar a gestão de estoque com inventário? 

Criar e manter um controle de inventário organizado e atualizado é uma excelente forma de manter um fluxo coeso e alcançar objetivos, como melhorar a gestão de estoque e o fluxo de investimentos direcionados à aquisição de insumos ou matérias-primas indispensáveis no seu dia a dia de produção. 

Afinal, já que o objetivo da gestão de estoque é promover controle sobre o que uma companhia tem ou não, o inventário ainda é a melhor forma para alcançá-lo. Assim, evita-se prejuízos na produtividade e entregas por falta de instrumentos, por exemplo.

Invista em uma gestão de estoque eficiente!

Depois de entender o que é a gestão de estoque, é o momento de conhecer as oportunidades e parcerias que o mercado desse nicho tem para te oferecer. Afinal, mesmo com as nossas explicações, a parte técnica da gestão de estoque ainda pode parecer desafiadora ou não caiba mais nas suas atribuições

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