O que é outsourcing de impressão? Como funciona + vantagens!

Quando as empresas precisam de conhecimentos especializados ou habilidades que não têm em sua organização, muitas delas recorrem à terceirização para resolver seus problemas.

Neste sentido, muitas delas têm apostado no outsourcing, termo em inglês para o que chamamos de “terceirização”, para viabilizar a produtividade, o ganho de tempo e a redução de gastos conforme demonstram pesquisas realizadas pelo CNI e IBGE.  

Entender o que é o outsourcing de impressão te ajuda a ver como as empresas especializadas servem para te ajudar a reduzir custos, melhorar a produção e garantir menos erros e percalços durante os processos da sua companhia. 

Assim, você concentra seus esforços no core business, enquanto os fornecedores mantêm controle sobre o serviço de impressão. 

Confira o conteúdo exclusivo do oHub a seguir.

O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing significa buscar fora da empresa a solução para uma demanda interna dos seus negócios. No caso do outsourcing de impressão, isso diz respeito à terceirização de fornecimento e manutenção de impressoras e insumos para impressão de modo geral.

Em linhas gerais, outsourcing de impressão envolve delegar a uma empresa especializada as responsabilidades que você, gestor, teria com as impressões, desde equipamentos até os materiais como papéis, tintas, cartuchos e manutenção de impressoras. 

A terceirização, além de oferecer vários benefícios, permite mais tempo e atenção ao ‘core business’ do negócio, além de uma redução significativa de gastos. 

Para que serve o outsourcing de impressão e como ele auxilia sua empresa?

O serviço de outsourcing de impressão pode variar, dependendo do tipo da empresa contratada, das necessidades e do orçamento disponibilizado no ato da contratação. Contudo, via de regra, a parceria auxilia em diversos aspectos:

• redução de gastos com compras de impressoras, manutenções e atualizações; 
• controle no número médio de impressões e aquisição de papéis; 
• evita a interrupção da produtividade por instrumentos inoperantes. 

Na prática, isso significa que você terá uma parceria 100% focada em tudo o que diz respeito às impressões realizadas, enquanto tem liberdade para focar toda sua atenção em assuntos mais urgentes e que demandam maior cuidado. 

As 5 etapas de implementação do outsourcing de impressão

Antes de contratar uma empresa de outsourcing de impressão, você precisa conhecer as 5 etapas básicas de implementação. Veja adiante!

1. Constatações iniciais: etapa em que você, gestor, entra em contato com uma empresa especializada e informa suas necessidades e a demanda pelo serviço de outsourcing de impressão. Assim, entende como o fornecedor pode – ou não – te ajudar.
2. Levantamento técnico: aqui, a equipe especializada avalia suas necessidades e determina quais são os equipamentos, ferramentas e softwares ideais para corresponder ao que você precisa. 
3. Análise comercial: definidos os aspectos técnicos, a empresa de outsourcing de impressão faz a avaliação da execução do contrato, o nível de suporte oferecido, indica os tipos de manutenção para cada equipamento e o fornecimento de insumos. 
4. Elaboração do contrato: neste momento, será elaborado o contrato de prestação de serviço que dará segurança jurídica. É importante que o documento contenha informações sobre a qualificação das partes, os detalhes da prestação de serviço, os produtos fornecidos, os valores praticados etc. 
5. Implementação de equipamentos: celebrado o contrato, é chegado o momento da instalação dos equipamentos e fornecimento dos insumos. Nesta etapa, também será estabelecido um cronograma com as datas de instalação, os períodos de manutenção das máquinas e o fornecimento de insumos. 

As vantagens de terceirizar o serviço de impressão

Concluídas as etapas acima, o contrato de outsourcing de impressão estará vigente. Agora, você poderá contar com esta nova parceria e desfrutar das inúmeras vantagens, como as listadas adiante.

1. Redução de custos

Uma das maiores vantagens de uma empresa de outsourcing de impressão é, com certeza, a relação custo-benefício, que resulta numa redução significativa de gastos. Os equipamentos como impressoras a laser ou digitais têm preços altos no mercado, porém, alugando-as, você economiza e, ainda, conta com manutenções periódicas e de emergência.

2. Redução de riscos 

Mais do que a preocupação com as quedas de produtividade causadas por falhas técnicas ou erros de impressão, uma empresa de outsourcing de impressão pode significar mais segurança para com os dados confidenciais da sua empresa. 

Algumas das maiores empresas de outsourcing de impressão, além do fornecimento de equipamentos e insumos, oferecem o serviço de proteção e recuperação de desastres. 

3. Aumento da eficiência

O uso de uma empresa experiente em outsourcing de impressão garantirá a consistência e a responsabilidade. É o trabalho de alta qualidade que você precisa e que representará um ganho exponencial de produtividade e lucratividade para seus negócios.

As maiores empresas de outsourcing de impressão do Brasil

É claro que considerar os benefícios do outsourcing de impressão é essencial para a escolha da contratação a ser realizada, porém, para que eles sejam alcançados, também é necessário escolher empresas que supram suas necessidades de maneira eficiente. 

As parceiras disponíveis no oHub, com certeza, serão capazes de realizar um excelente trabalho na terceirização de insumos e equipamentos para impressão, além de te ajudar a controlar os gastos e gerir melhor seu fluxo de caixa direcionado a este aspecto.

O outsourcing de impressão e a gestão de gastos

A terceirização de serviços de impressão é uma prática adotada por inúmeras empresas bem-sucedidas ao redor do mundo, que permite minimizar os investimentos em equipamentos, papéis, tintas e outros insumos. 

Poder contar com as maiores empresas de outsourcing de impressão do Brasil elimina a necessidade de aquisição externa e garante que a sua empresa tenha sempre os melhores equipamentos para executar as demandas. 

Mas, para saber como contratar uma empresa de outsourcing de impressão, você precisará fornecer alguns dados da sua empresa, como: 

• a quantidade média de impressões mensais e os tipos de papéis e tintas utilizados; 
• cores e qualidade utilizadas nas impressões; 
• quantidade de usuários com acesso às máquinas; 
• metragem total para definição de quantas máquinas serão instaladas. 

Desta forma, você conseguirá otimizar a produtividade ao máximo, evitando que os funcionários precisem se deslocar grandes distâncias para buscar impressões, que haja falta de insumos ou que as impressões realizadas não sejam de acordo com a qualidade esperada. 

Como contratar uma empresa de outsourcing de impressão?

Para saber como contratar uma empresa de outsourcing de impressão, você precisará ter em mãos todas as informações referentes aos números médios de impressões realizadas por determinado período, bem como os gastos de papel, tinta e outros insumos necessários.

Assim, uma empresa especializada poderá definir valores assertivos e com excelente relação custo-benefício para que sua produtividade cresça e tenha menos incidência de erros. 

Investir na terceirização de empresas de impressoras e insumos para impressão significa um passo importante para ter mais controle sobre a execução de tarefas e fluxo de caixa direcionado a materiais impressos na sua empresa. 

Realize pesquisas, conheça outros clientes do fornecedor com quem você mantém contato e entenda profundamente sobre as suas expectativas e as limitações da sua futura parceria para evitar frustrações e outros problemas. 

Onde encontrar as melhores empresas de outsourcing de impressão?

No oHub, você encontra as maiores empresas de outsourcing de impressão do Brasil, com os mais diversos tipos de serviços, prontas para te atender. 

Aqui, além de conferir empresas especializadas em serviços voltados à impressão, você solicita orçamentos personalizados de forma fácil, rápida e eficaz. 

Para conhecer as parceiras do oHub, basta acessar a lista das melhores empresas de outsourcing de impressão do Brasil, solicitar quantos orçamentos você desejar e efetuar a contratação.