O que é e como fazer o offboarding de funcionários?

Você provavelmente já deve ter ouvido falar no onboarding de funcionários, certo? Este é o processo de integrar um funcionário que acabou de iniciar em uma empresa. Sabendo disso, você deve imaginar do que se trata o offboarding de funcionários, não é mesmo?

Palavra de origem inglesa, “offboarding” quer dizer, em uma tradução livre, “desembarcar”.

Nesse sentido, ao contrário do onboarding (“embarcar”), o offboarding é o processo de desligamento do colaborador de uma organização, independente se a decisão foi da empresa ou do profissional, sendo contemplada nas diversas situações, como demissão, rescisão ou aposentadoria. 

Porque este é um momento delicado, é preciso ter cuidado nas decisões e ações que ocorrem como consequência da saída do colaborador para que o processo aconteça da melhor maneira possível, realizando, assim, uma “demissão humanizada”. 

Vamos entender a seguir porque isso é importante.

Importância de um offboarding de funcionários humanizado

Tendência atualmente, a demissão humanizada nada mais é do que uma abordagem empática por parte da empresa na jornada de desligamento do funcionário. 

Segundo entrevista do CEO da consultoria Produtive em matéria no jornal Valor Econômico, a importância disso para a organização está no fato de que uma demissão mal conduzida pode causar uma experiência ruim ao funcionário, que tende a se tornar um detrator da marca, dificultando a atração de talentos. 

Isso pode acontecer por meio da publicação de relatos negativos à reputação da empresa por parte de ex-funcionários descontentes em plataformas como LinkedIn e Glassdoor, que fazem um rankeamento das melhores empresas para se trabalhar. 

Nesse sentido, para acontecer da melhor forma possível, a demissão humanizada deve fazer parte da cultura organizacional da empresa. Também ajuda na reputação da empresa manter um clima organizacional positivo. Relacionado a esse assunto, indicamos a leitura destes dois artigos: 

• Entenda o que é clima organizacional + importância e exemplos!
• Conheça o conceito de clima organizacional e a importância para a empresa

Dito tudo isso, vamos entender com mais profundidade o que é o offboarding de funcionários e como conduzi-lo da melhor forma possível.

O que é offboarding de funcionários?

Conforme adiantamos na introdução deste artigo, o offboarding de funcionários descreve o processo de separação quando um funcionário deixa uma empresa. 

É considerada a fase final do ciclo de vida de um colaborador em uma organização, que inclui outras como recrutamento, integração, desenvolvimento, retenção e saída ou desligamento.

Um processo de desligamento de funcionários geralmente é projetado para mitigar riscos e perdas potenciais à empresa no processo de separação, como por exemplo:

• projetos incompletos;
• perda de comunicação com clientes;
• má conduta;
• riscos de segurança. 

Para evitar situações como essas, o processo de desligamento pode envolver:

• transferência de conhecimento do funcionário que está saindo para um funcionário novo ou existente;
• devolução de qualquer propriedade da empresa, como computadores ou celulares; 
• processos ligados aos recursos humanos e/ou tecnologia da informação da empresa, como, por exemplo, exame demissional e mudança de senhas de acesso;
• entrevista de saída, para coletar feedback sobre a experiência do funcionário na empresa e possíveis melhorias da cultura organizacional. 

Vamos ver a seguir dicas e passos para realizar o offboarding de funcionários. 

Como conduzir o offboarding de funcionários?

Primeiros passos do offboarding

Assim que você souber que seu funcionário sairá da empresa,é preciso entrar em ação. Aqui, algumas das providências que deverão ser tomadas:

• Informe a equipe que o funcionário faz parte sobre o offboarding, evitando rumores sobre o motivo da saída ou demissão do colaborador.
• Informe as equipes de suporte sobre a demissão. Por exemplo, o RH precisará preparar a documentação final e haverá trabalho extra para os funcionários da folha de pagamento. O departamento de TI precisará fazer alterações de acesso, e por isso, também precisa ser informado com antecedência.
• Se o funcionário trabalha diretamente com os clientes, decida quando e como informá-los e crie um processo de transferência de clientes que garanta que os eles experimentem um serviço ininterrupto.
• Se o funcionário estiver em uma posição muito sênior, pode ser aconselhável informar certas partes externas à empresa. Por exemplo, os acionistas podem se sentir inseguros se as mudanças de pessoal os pegarem de surpresa.

Preparar a documentação final

Em seguida, será necessário trabalhar na compilação da documentação final, que pode incluir:

Revisão do contrato do funcionário: será preciso lê-lo atentamente para se certificar de que todos os itens estão em ordem, em especial acordos e termos de confidencialidade.

Cálculo de rescisão: reveja o pacote de remuneração do funcionário e as informações fiscais. Nessa etapa, inclua também reembolsos pendentes, horas extras, salário em aberto, multas, benefícios e férias. Envie ao funcionário antes do último dia de trabalho para que ele tenha tempo de tirar alguma dúvida que possa surgir. 

Outros documentos: como guias do Seguro Desemprego (geradas no site do Ministério do Trabalho), perfil profissiográfico previdenciário, termo de quitação e termo de rescisão.

Baixa na carteira de trabalho: não se esqueça de devolver a CTPS juntamente com um comprovante para o ex-colaborador.

Carta de recomendação: não é algo muito comum no Brasil, mas não custa nada e é uma forma de reconhecer o valor do funcionário. 

Planejar e iniciar o processo de transferência de trabalho

Um novo funcionário deverá assumir as funções de quem está saindo. Seja a transferência de funções for para um funcionário existente ou para um novo contratado, será necessário planejamento para que não haja interrupções no trabalho, pensando questões como:

• O funcionário que está saindo treinará seu substituto? Em que consistirá este treinamento?
• Onde deve começar o colaborador substituto? Ou seja, quais processos ou transações em andamento o novo titular do cargo deve finalizar?
• Quais informações devem ser transferidas? Importante que o funcionário prepare uma lista de arquivos, documentos e outras informações para entregar antes de sair.
• Também é preciso determinar junto com o funcionário que está saindo os projetos que ele deve finalizar, com as datas limite e acompanhamento.

Conduzir entrevista de saída

Embora ouvir críticas possa ser difícil, essas são uma oportunidade para melhorar a retenção de funcionários no futuro. Nesse sentido:

• Peça feedback para entender as verdadeiras razões pelas quais o funcionário está saindo (no caso da decisão ter sido dele).
• Transmita as conclusões para a equipe de gerenciamento.
• Decida se alguma mudança deve ser feita e faça o acompanhamento.

Recuperar equipamentos e ativos da empresa

Prepare uma lista para se certificar de não esquecer nada importante e aloque uma pessoa ou pessoas responsáveis ​​para recuperar itens como:

• Cartões de crédito da empresa;
• Chaves;
• Celulares;
• Laptops;
• Ferramentas;
• Uniformes.

Preparar a despedida

A boa condução do offboarding de funcionários mostra também para aqueles  que permanecem com você que sua empresa se preocupa com eles – mesmo quando eles estão saindo. Nesse sentido:

• Faça circular um cartão para os colegas de trabalho adicionarem suas mensagens e votos de felicidades na nova jornada que se inicia.
• Promova um café de despedida com guloseimas para todos ou dê um presente como um gesto de que a empresa valoriza a dedicação do colaborador. 
• Não se esqueça de agradecer o funcionário pelo tempo e serviço prestado.

Estar pronto para um novo começo

Assim que seu ex-funcionário partir, é hora de garantir que você esteja pronto para um novo começo:

• Remova o acesso do ex-funcionário aos sistemas de TI do local de trabalho.
• Altere senhas e outros códigos de acesso.
• Redirecione e-mails e chamadas.
• Atualize o organograma da empresa.
• Prepare a estação de trabalho arrumando qualquer desordem restante.

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