Como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza e gerar mais contratos

A maioria das empresas de zeladoria não tira proveito do poder de uma proposta bem elaborada e bem escrita. Por isso, é importante aprender como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza e criar um documento padrão com todas as informações importantes.

A dura verdade é que a indústria de zeladoria é conhecida por empreiteiros que competem principalmente pelo preço.

Isso significa que empresas desse setor – que trabalham duro, pagam bem a seus funcionários e mantêm clientes satisfeitos – precisam manter seu prestígio em todos os aspectos do processo de vendas para ganhar o contrato sem reduzir seu lance.

Em outras palavras, seus esforços para impressionar um cliente em potencial não podem ser interrompidos quando você sai da apresentação.

A boa notícia é que uma proposta comercial de prestação de serviços de limpeza é uma ótima ferramenta para mostrar como sua empresa é diferente da concorrência.

Neste artigo, veremos como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza que permita selar o negócio sem reduzir seu preço.

Proposta de prestação de serviços de portaria e limpeza

Agora é hora de mergulhar no documento real da proposta de prestação de serviços de portaria e limpeza. Elas tendem a seguir uma fórmula solta:

• começam com uma introdução que resume seu negócio e o projeto;
• seguidas por um corpo que detalha todos os pontos (incluindo uma tabela de preços, fotos e gráficos);
• e uma conclusão que informa ao cliente como fazer para prosseguir.

Em seguida, descreveremos cada etapa de como fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza com mais detalhes.

Seção 1: Introdução

O primeiro passo para fazer um orçamento de prestação de serviços de limpeza é a introdução que apresenta seu negócio e serviço.

Comece apresentando a sua empresa e missão de forma que isso se relacione com as necessidades do seu potencial cliente.

Você pode incluir uma breve história que dê ao seu cliente uma ideia do caráter de sua marca e ajude a criar confiança. Destaque o que distingue sua empresa, suas conquistas, credenciais e prêmios.

O comprimento da sua introdução deve ser uma questão de bom senso. Se você estiver propondo um trabalho de limpeza de carpetes em um dia, não gaste mais do que algumas frases descrevendo sua empresa.

No entanto, se seu contrato for durar por vários anos, você provavelmente precisará gastar mais tempo descrevendo seus principais valores de negócios. Tente manter a introdução sempre abaixo de 1 página.

Seção 2: Resumo Executivo

O sumário executivo é uma das seções mais importantes da sua proposta comercial de prestação de serviços de limpeza.

É aqui que você deve apresentar por que você é a empresa certa para o trabalho e dar ao leitor a mensagem da proposta.

Você não deve tentar resumir todos os aspectos da proposta, mas sim focar nas conclusões que deseja que o leitor alcance depois de lê-la.

Use uma linguagem direta e factual que seja objetiva e persuasiva. Esta seção também deve ser mantida abaixo de 1 página.

Seção 3: Índice (opcional)

Um índice pode ser útil para propostas mais longas e com muitos detalhes. Liste cada seção (e subseção) com seu número de página correspondente.

Em geral, recomendamos que você mantenha sua proposta o mais breve possível. Então, a maioria das propostas não precisa dessa seção extra.

Seção 4: Corpo

Depois de apresentar seu objetivo geral no Resumo Executivo, você pode descrever os detalhes da sua proposta.

É aqui que você pode responder as perguntas que você identificou na etapa 2:

• Quem: quem fará o trabalho, quem administrará o trabalho, quem fará a ligação para o cliente se houver algum problema?
• O quê: o que precisa ser feito/entregue, o que será necessário para isso, o que o cliente pode esperar, qunto custará?
• Quando: quando você começará, quando os principais marcos serão programados, quando o projeto será concluído, quando o pagamento será debitado?
• Onde: onde o trabalho será feito, onde será entregue?
• Como: como será o trabalho a ser feito, como será implantado, como será gerenciado, como você atingirá a garantia da qualidade e a satisfação do cliente, como os riscos serão mitigados, quanto tempo levará, como o trabalho beneficiará o cliente?
• Por que: por que você escolheu as abordagens e alternativas selecionadas, por que o cliente deve escolhê-lo?

Inclua também as informações sobre agendamento, logística e preços. Você pode usar gráficos de dados para ilustrar os principais conceitos e também pode incluir depoimentos de clientes anteriores e um link para seu site.

• Inclua suas advertências

O corpo de uma proposta de prestação de serviços de portaria e limpeza também é onde você inclui ressalvas ou avisos sobre o tipo de trabalho que você pode oferecer.

É uma tendência comum para entre os clientes sobrecarregarem (consciente ou inconscientemente) as expectativas de um provedor.

Por exemplo, digamos que você seja uma empresa contratada para configurar internet e wi-fi. Enquanto está no trabalho, também é solicitado que você configure os telefones VoIP.

No momento, isso não parece ser uma grande coisa – afinal, é apenas uma questão de conectar cabos ethernet aos telefones.

Semanas depois, no entanto, você começa a receber chamadas sobre telefones que não estão funcionando. Sem querer, você se tornou responsável por um sistema que nem é sua especialidade.

Para evitar esse tipo de responsabilidade, você pode escrever advertências – tanto sobre o tipo de trabalho que você oferece quanto sobre seu preço.

Exemplo de advertência

Um exemplo de uma advertência que seu orçamento de prestação de serviços de limpeza pode ter é:

“[O nome da sua empresa] atenderá todos os problemas técnicos que envolvam [listar suas especialidades]. Reservamo-nos o direito de cobrar extra em um problema que não está listado acima.”

Por outro lado, você não quer incluir tantas ressalvas que possam afastar o seu potencial cliente.

É aí que entra a “arte” de como fazer um bom orçamento de prestação de serviços de limpeza: inclua todas as isenções de responsabilidade necessárias, mas descreva-as de uma forma que ainda mostre o valor que você trará para uma empresa.

Leia também: Vantagens e desvantagens: terceirização serviços de limpeza.

Seção 5: Conclusão

Depois de ter delineado os detalhes da sua proposta, enfatize novamente os resultados excepcionais que sua empresa pode oferecer.

Você deve concluir com uma chamada à ação que incentive o leitor a entrar em contato com você ou visitar seu site para obter mais informações.

Idealmente, você quer que seu cliente tome uma ação imediata, mesmo que seja algo pequeno.

Seção 6: Apêndice

O Apêndice é uma seção opcional que você pode usar para incluir informações que podem não se encaixam bem no corpo de sua proposta.

Por exemplo, você pode incluir gráficos adicionais, projeções ou depoimentos de clientes.

Devo definir um prazo?

Geralmente não. A menos que haja uma limitação de tempo real, um prazo é apenas uma declaração arbitrária. Tudo o que ele faz é pressionar seu cliente para assinar o contrato rapidamente.

Embora essa tenha sido uma estratégia de vendas comum no passado, muitas empresas se afastaram dessa filosofia hoje.

Os prazos finais não são um grande construtor de confiança. Eles revelam que seu foco está no contrato em si – não nas necessidades do cliente e no bem-estar a longo prazo.

A única vez que você deve usar um prazo é quando seus recursos são limitados e dependem de um prazo. Por exemplo:

• Custos de material: o preço de mercadorias como eletrônicos, matérias-primas e até mesmo alguns alimentos pode variar de uma semana para outra. Se seu preço for sensível ao tempo, anote isso na proposta.

• Disponibilidade de recursos: seu escritório tem um grande projeto a partir do próximo mês você pode pegar um projeto menor de antemão, mas somente se você começar imediatamente. Em um cenário como esse, basta explicar sua situação para que seu cliente entenda por que precisa tomar uma decisão rápida.

Leva tempo para comunicar cada uma das coisas que listamos acima, mas isso muitas vezes significará a diferença entre ganhar um contrato de limpeza comercial à taxa que você propôs, ser trocado ou, pior de tudo, perder a oferta para um concorrente.

Por isso, aprenda como fazer um orçamento de serviços de limpeza forte e que contenha os pontos essenciais e, principalmente, venda o serviços de forma objetiva, destacando sua proposta de valor.

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