Organização de arquivo morto: como fazer e mantê-lo acessível

Lidar com a organização de arquivo morto é uma parte importante da gestão de uma empresa. Se você não organizar a papelada, será quase impossível fazer as coisas na sua empresa.

Não é incomum que um pequeno escritório fique atolado com lixo eletrônico, panfletos, papel que não é mais necessário, documentos fiscais importantes e recibos de compras.

Isso acontece porque falta um método bem definido de como organizar o arquivo morto. Por isso, é fundamental tirar um tempo para configurar uma organização no seu escritório e criar processos adequados para sua papelada de negócios.

Para te ajudar nessa meta de organização de arquivo morto, listamos algumas categorias para facilitar a separação dos tipos de documentos importantes e o que deve ser mantido no arquivo morto em cada uma.

Organização de arquivo morto: categorias

Categoria de arquivo	O que colocar nele
Registros contábeis e despesas	Informações de vendas e despesas, estoque, contabilidade, extratos, balanços, demonstrações de fluxo de caixa e outras declarações financeiras.
Formulários usados ​​no negócio	Formulários padrão que você usa no negócio como compra de produtos, acordos de vendas, cartas de oferta a novos funcionários e formulários de emprego.
Registros bancários	Extratos bancários, cheques cancelados, reconciliações bancárias, avisos de e para o seu banco, boletos de depósito e quaisquer outros avisos e documentos.
Registros de propriedade intelectual	Pedidos de marcas registradas, registros de direitos autorais, registros de patentes, licenças e acordos de confidencialidade ou de não-divulgação.
Contratos	Todos os contratos que você fechou, incluindo: locações de imóveis, de equipamentos, contratos de compra e venda, acordos de joint venture, contratos de trabalho e outros.
Marketing e publicidade	Panfletos de marketing, anúncios impressos, banners, texto de anúncios de rádio, e registros da produção de outros materiais de marketing.
Registros corporativos	Para corporações: Estatuto Social, acertos de acionistas, atas de diretoria e consentimentos, emendas aos vários documentos corporativos, etc. Para não corporações: os documentos podem incluir parcerias de acordos, documentos de abertura da empresa, consentimentos dos proprietários e registros.
Permissões e licenças	Licenças, formulários de registro que você precisa para operar o negócio, seja exigido por leis federais, estaduais ou lei local.
Correspondência	Cartas enviadas por correspondência, faxes e e-mails importantes que você quer manter uma cópia impressa. Isso inclui a correspondência que você recebe e envia.
Registros de estoque	O livro da empresa onde é registrado todas as ações e outras transacções de valores mobiliários, cópias de certificados de ações e cópias de todas as leis de valores mobiliários preenchidas.
Registros de funcionários	Pedidos de vaga concluídos, cartas de oferta de emprego atual, manuais ou políticas de conduta do empregado, contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registros de ponto de funcionários, cartas de desligamento e quaisquer acordos com funcionários demitidos.
Registros de impostos	Esses registros incluem relatórios trimestrais e anuais federais e estaduais, declaração de imposto de renda, arquivamentos de contratados independentes, registros de imposto retido na fonte e outros assuntos relacionados a impostos.

Sua empresa pode ter muitas outras categorias para a organização de arquivo morto. Mas com essas apresentadas, você pode começar o trabalho. O importante é criar as categorias e estabelecer corretamente o que será arquivado nelas.

A base para organizar o arquivo morto é ter um sistema em que os registros sejam arquivados de acordo com sua proveniência. Isso significa que o material criado e/ou acumulado por uma organização deve ser mantido em conjunto.

As categorias podem ser organizadas e depois descritas criando um guia de auxílio para busca. Os recursos de busca fornecem descrições baseadas na estrutura hierárquica do arquivo morto e podem incluir vários níveis — categorias de pastas, subpastas, etc.

Dessa maneira fica fácil tanto organizar quanto encontrar os arquivos no momento que você precisar.

Como organizar o arquivo morto: diretrizes para equipe

1. Crie um documento com as orientações para a organização de arquivo morto que você e seus funcionários devem seguir. Ele deve detalhar a progressão da papelada através de seu escritório, desde receber mensagens pela manhã até inserir informações no sistema do computador ou arquivo físico e, por fim, até a lixeira de reciclagem.

2. Organize o espaço onde ficarão os arquivos para que ele possa armazenar todos os documentos importantes em um sistema ordenado e eficiente. Estabeleça categorias maiores para diferentes tipos de documentos como faturas ou contas, contratos, demonstrações financeiras e formulários contendo dados de clientes.

Você pode, então, rotular uma pasta suspensa grande para cada uma dessas categorias. Coloque formulários individuais em pastas de arquivos, rotule-os e, em seguida, ordene-os em ordem alfabética para referência rápida.

Por exemplo, para uma pasta suspensa contendo faturas, você deve criar pastas de arquivos separadas para cada nome de fornecedor.

3. Tenha um suporte para papéis nas mesas onde cada funcionário para que, de acordo com seu trabalho, possa priorizar suas papeladas urgentes como as próximas contas e contratos que precisam ser assinados.

4. Crie uma pasta de despesas para manter todos os seus recebimentos relacionados a negócios. Leve consigo um pequeno envelope de recibos quando estiver fora, para que possa manter os recibos da empresa juntos antes de arquivá-los na organização de arquivo morto.

5. Crie uma pilha ou caixa trituradora para documentos confidenciais que você precisa destruir, bem como uma lixeira de reciclagem de papéis que você pode jogar sem fazer trituração.

6. Limpe toda e qualquer papelada das superfícies da mesa. Distribua esses papéis para o local apropriado – arquivo morto, organizador da mesa, caixa de trituração ou pasta de recibos.

7. Coloque uma bandeja de correio em uma área onde você possa acessar rapidamente a correspondência pela manhã. Pegue tudo no início do dia e reserve alguns minutos para separá-las e distribuir nas várias pilhas e locais para sua papelada.

Não permita que sua área de correspondência se acumule, pois isso é uma das principais causas de desorganização em seu escritório.

8. Digitalize toda a documentação que puder em seu computador e salve-a como um documento PDF para economizar espaço em seu escritório. Saiba mais sobre gestão de documentos digitais no post ‘10 passos para uma gestão de documentos digitais eficiente’.

Transforme a organização de arquivo morto do seu negócio!

A organização de arquivo morto é um processo que pode dar um certo trabalho no início, mas os benefícios são grandes.

Muitas vezes manter e organizar um arquivo morto físico não é uma opção funcional para sua empresa. Nesse caso, você pode fazer a gestão eletrônica de documentos e tornar seu processo de organização de arquivo morto digital.

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