Organização de arquivos digitais: 7 dicas sobre como implementar na sua empresa

Entre as etapas fundamentais para a organização de arquivos digitais de uma empresa estão:

1. Defina um ÚNICO local onde os arquivos devem ser salvos
2. Crie regras de organização
3. Crie o arquivo na pasta de destino
4. Crie subpastas
5. Nomeie os arquivos corretamente
6. Faça backup dos seus arquivos regularmente
7. Conte com a ajuda de um profissional

O volume de arquivos digitais produzidos e compartilhados diariamente é cada vez maior.

Nos comunicamos com clientes, colaboradores, parceiros e fornecedores por meio desse tipo de arquivo.

Criamos projetos que são desenvolvidos e salvos em servidores e plataformas de armazenamento em nuvem.

Contratos e acordos são compartilhados por e-mail.

Manter tudo isso organizado pode ser um desafio para as empresas.

Nesse canário a gestão de documentos digitais é a solução para garantir a segurança e o acesso a documentos:

• armazenados em nuvem;
• em dispositivos físicos e locais;
• em computadores e dispositivos individuais.

Organização de arquivos digitais: porque ela é estratégica?

Antes de começarmos a propor métodos de como organizar documentos digitalizados de uma empresa, é importante que você entenda que essa é uma necessidade real para o seu negócio:

• otimizar processos;
• gerenciar o tempo de trabalho;
• aumentar a produtividade dos colaboradores;
• manter um bom ambiente de trabalho;
• garantir a segurança de dados da empresa e de seus clientes.

Quase todo mundo já viveu a situação de estar em uma ligação com o cliente e não conseguir localizar rapidamente algum documento importante.

Igualmente irritante é tentar encontrar as versões finais de projetos desenvolvidos.

Para que isso pare de acontecer em seu negócio e você ganhe em produtividade, segurança e tempo, a seguir, selecionamos algumas dicas de gerenciamento e organização de arquivos digitais, que ajudarão você a manter seus arquivos acessíveis.

Como organizar arquivos de uma empresa: passo a passo

1. Defina um ÚNICO local onde os arquivos devem ser salvos

Os arquivos não podem ficar espalhados e divididos entre servidores físicos, plataformas em nuvem e computadores individuais.

Defina onde será o repositório da empresa e compartilhe essa decisão com seus colaboradores.

Oriente-os sobre os locais certos para salvar cada documento e solicite que não hajam versões criadas fora do ambiente oficial.

Atualmente, os sistemas de armazenamento em nuvem (como o Google Drive e Dropbox) são os mais indicados para garantir o acesso e a segurança necessária para os documentos.

Uma sugestão é criar uma pasta principal, onde todos os arquivos digitais da sua empresa devem ser salvos. No interior dessa pasta-mãe, outras sub-pastas devem ser criadas para facilitar a pesquisa e a gestão de backup.

2. Crie regras de organização

É preciso criar um padrão de organização de pastas e subpastas. Elas podem ser divididas de acordo com o departamento ou setor da empresa.

Por exemplo, dentro da pasta-mãe “Meu Servidor”, deve haver uma pasta “Vendas”, “Marketing”, “Financeiro”, e mais.

Os colaboradores de cada área devem usar a pasta do setor para salvar seus documentos.

Também é preciso criar padrões para a criação de novas pastas dentro de cada setor da empresa.

O departamento financeiro, por exemplo, deve manter uma organização de arquivos digitais criando pastas como:

• contratos;
• fluxos de caixa;
• extratos bancários;
• guias de imposto;
• folha de pagamento e mais.

É possível “trancar” algumas pastas para que apenas pessoas autorizadas às acessem.

Leia também: 5 melhores serviços de armazenamento em nuvem para empresas

Crie um manual com as regras de como organizar documentos digitalizados e inclua exemplos.

Uma dica é colocar nas mesas e quadros de aviso, os passos para a organização de arquivos digitais. Assim, mesmo na correria do dia a dia, seus colaboradores não terão porque não cumprir suas diretrizes.

3. Crie o arquivo na pasta de destino

Quando você cria um arquivo e precisa copiá-lo para outra pasta, a chance de esquecer de fazer isso antes que uma nova versão seja solicitada é enorme!

Por isso, solicite que sua equipe crie o arquivo já na pasta destinada a ele.

Faça com que toda a empresa tenha o hábito de criar, arquivar e nomear o documento da maneira correta, desde o primeiro passo.

4. Crie subpastas

Quando um negócio começa a se desenvolver e a criar mais processos, cargos e conquistar mais clientes, passa a ser necessário criar sub-pastas para facilitar a organização de arquivos digitais.

Por exemplo:

> Financeiro

> > Notas Fiscais

>>> 2020

>>> 2019

>>> 2018

5. Nomeie os arquivos corretamente

“Final 1”, “Final mesmo”, “Agora acabou”, são nomes comuns para arquivos de setores que costumam gerar muitas versões de um mesmo material, como é o caso do departamento de marketing.

Entretanto, nomes como esses, assim como siglas, podem dificultar o acesso ao arquivo correto depois de um tempo da criação do mesmo.

Além disso, apenas as pessoas que criaram o documento tem a chance de se lembrar qual é o documento final e aprovado.

Isso dificulta a gestão de conhecimento e o atendimento de algumas demandas.

Com o passar do tempo a interpretação da sigla e a hierarquia dos arquivos pode atrapalhar a agilidade e eficiência na busca por um documento.

Uma sugestão é usar números, como: “panfleto_diasdasmães_clientex_versão 1”, “panfleto_diasdasmães_clientex_versão 2“, “panfleto_clientex_caricatura_versão 3” e por aí vai. Ao acessar uma pasta com documentos nomeados dessa forma, fica fácil o colaborador entender que a versão com maior número é a versão mais atual. Correto?

6. Faça backup dos seus arquivos regularmente

Você nunca sabe quando precisará de um documento, da versão de um arquivo ou projeto, por isso, realize backups e não apague as versões anteriores de nada!

Quer você esteja copiando seus arquivos em um servidor físico ou enviando para a nuvem, é importante configurar um tipo de backup.

Leia também: Cloud computing: compare vantagens e desvantagens do serviço

7. Conte com a ajuda de um profissional

O gerenciamento de documentos digitais da sua empresa deve fazer parte de uma estratégia geral de gerenciamento de documentos para o seu negócio.

Um plano adequado de como organizar arquivos de uma empresa deve incluir:

• padrões de criação do arquivo;
• armazenamento;
• opções de recuperação;
• diferentes tipos de backups.

Para aplicar tudo isso dentro do seu negócio de maneira inteligente e funcional, você pode contratar um fornecedor para realizar o serviço de Gestão Eletrônica de Documentos.

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