Outsourcing de Help Desk – Como escolher um fornecedor

Cada empresa possui uma necessidade diferente, mesmo pertencendo a um determinado ramo de atividade. Assim, o outsourcing de help desk deve ser analisado conforme a necessidade empresarial, já que se trata de um contrato estratégico.

Alguns itens devem ser analisados cuidadosamente para montar o processo de contratação de help desk, a começar pelo planejamento, passando pela análise das empresas fornecedoras, os tipos de serviços oferecidos, os estudos sobre a possível evolução dos serviços que deverão ser oferecidos e os indicadores de desempenho a serem escolhidos.

Agilidade nos serviços de outsourcing de help desk

O primeiro passo a ser tomado é a determinação da agilidade dos serviços, bem como dos processos e tipos de serviços oferecidos. Existem algumas empresas fornecedoras de outsourcing de help desk que procuram vincular os contratos a indicadores técnicos, muito embora o que tenha mais valor para as empresas atualmente sejam os indicadores dos processos de desempenho.

Uma empresa de prestação de serviços, dessa forma, deve atender às necessidades do cliente, estipulando o que seja mais conveniente para o bom andamento das atividades empresariais.

Além da escolha do fornecedor, no entanto, um dos pontos básicos está na inserção, no contrato de prestação de serviços de outsourcing de help desk, de uma cláusula de benchmarking, que permite a um órgão externo avaliar os serviços oferecidos em relação ao que está sendo realizado no mercado, de forma independente.

Essa cláusula vem oferecer maiores ganhos, tanto para a empresa contratante quanto para a contratada, uma vez que a contratada sempre está voltada para melhorar os padrões dos serviços oferecidos, mantendo-se em constante atualização com a tecnologia.

O processo de escolha de outsourcing de help desk deve levar em conta ainda a contratação de serviços na medida certa para a contratante. Assim, por exemplo, não há necessidade de contratar serviços em tempo integral, principalmente quando a contratante só trabalha em horário administrativo.

Analisar a evolução dos serviços no outsourcing de help desk

A avaliação de um fornecedor de outsourcing de help desk deve ser feita ainda com relação à evolução dos serviços, ou seja, a empresa contratada precisa ter como meta impedir que qualquer falha possa ocorrer nas atividades normais da empresa contratante, reduzindo as demandas do cliente.

É evidente que, mesmo com todos os cuidados necessários, sempre haverá alguma demanda, mas a redução do número de chamadas irá demonstrar que os serviços prestados estão dentro de um padrão de qualidade mais aprimorado.

Essa medida possibilita ainda que a contratante possa conseguir tempo de crédito junto à fornecedora de outsourcing de help desk, uma vez que haverá menor demanda e, portanto, quando houver maior necessidade, a prestadora de serviços poderá oferecer maior dedicação à contratante.

A análise desses pontos na contratação de outsourcing de help desk possibilita que a empresa contratante tenha todos os equipamentos e sistemas funcionando de forma correta, sem desperdiçar tempo ou dinheiro com qualquer tipo de problema que possa ocorrer em sua estrutura de TI.

Sempre é preciso procurar mais vantagens na contratação de help desk, principalmente para que a empresa não tenha uma infraestrutura menor do que a necessária, ou mesmo uma equipe que não consiga solucionar todos os problemas no tempo certo.

A contratação de outsourcing de help desk é uma forma de reduzir custos para a empresa e oferecer soluções para seus problemas de TI. Encontrar uma empresa parceira, que possa ajudar no atendimento às necessidades, portanto, irá permitir que a contratante possa se dedicar à sua atividade fim, crescendo de uma forma saudável e se mantendo à frente da concorrência quando se trata de tecnologia.