Outsourcing de impressão e locação de impressoras – Principais dúvidas

Outsourcing de impressão e locação ou aluguel de impressoras são dois termos utilizados para descrever atividades muito semelhantes, e muitas vezes usados para descrever a mesma coisa dependendo da empresa que está prestando o serviço.

De uma maneira geral, o outsourcing que significa terceirização em inglês, se refere a uma atividade mais completa onde a empresa prestadora de serviço administra além do aluguel dos equipamentos, o fornecimento de insumos e manutenção periódica.

Segundo André Canachiro, Executivo de contas da PrintSys, “no outsourcing de impressão, exerceremos uma gestão mais ativa, oferecendo softwares de bilhetagem e soluções em digitalização.”

As impressoras multifuncionais à laser preto-branco em formato A4 ou carta, são os equipamentos que têm maior demanda. Mas além destes, também é possível encontrar impressoras coloridas e tamanhos maiores como A3.

Para as empresas interessadas no outsourcing de impressão, é necessário fornecer informações detalhadas da necessidade e demandas atuais, algumas são:

– Quantidade de impressões mensais;
– Tipo e tamanho de impressão, PB, colorida, A4, A3, etc;
– Quantidade de usuários, se é necessário controle;
– Área em m2 em que estão os usuários para definir quantidade de impressoras

As empresas que optam por esse serviço, de uma forma geral estão em busca de:

– Redução de custo;
– Melhor controle dos gastos;
– Maior garantia de impressoras em bom funcionamento;
– Baixo investimento inicial, pois não é necessário comprar equipamentos.

Além disto, Marcelo Passos da Mkt Infomix aponta que “equipamento não é um ativo imobilizado, não é permanente, tem vida útil. Quando é realizado um aluguel, a manutenção e substituição fica por conta do locador. A ideia principal da locação é também reduzir o número excessivo de equipamentos, contratando um equipamento mais robusto para atender melhor a demanda.”

Contratar esse serviço é bem rápido, considerando não ser necessário aguardar a vigência de um contrato anterior, por motivo de multa rescisória.

É comum as empresas ficarem em dúvida se é vantajoso incluir os suprimentos (papel, toner, etc) no contrato. O Marcelo da Mkt Infomix, orienta que a partir de 2.000 impressões PB e/ou 1.000 impressões coloridas, já é vantajoso agregar ao serviço.

Um grande benefício do outsourcing de impressão, é a possibilidade de ter as impressoras trocadas por modelos mais novos caso o atual não esteja mais atendendo a demanda, essa periodicidade pode ser discutida previamente nas negociações e acordadas em contrato, pois tudo depende da utilização e das manutenções preventivas.

E as vantagens não param por aí, ocorrendo algum defeito em sua impressora, não é preciso ligar na assistência técnica e aguardar toda a burocracia para o conserto. É só fazer uma ligação, e pronto, seu chamado é aberto e no máximo em 24h seu problema é resolvido. Para ter um técnico fixo na empresa somente com uma quantidade alta de impressoras (média de 50 equipamentos).  Conheça mais vantagens do outsourcing de impressão.

Ainda é possível que seu problema seja resolvido de forma remota. Algumas empresas substituem o equipamento caso ocorra mais de três manutenções diferentes. Toda essa comodidade está inclusa no valor mensal, saiba quanto vai custar a locação de impressoras.

Algumas empresas precisam controlar a quantidade de cópias por setor, etc. Segundo o André da PrintSys, para isso muitos fornecedores contam com softwares ou equipamentos com essa função. Essa é uma forma interessante de se controlar insumos como papel, toner que fazendo parte do serviço, é fornecido com estoque para que não seja necessário solicitar.

Lembre-se, ao analisar um fornecedor de outsourcing de impressão. Peça referências de ao menos três clientes, faça a análise cadastral desse fornecedor e exija no contrato que sejam instalados em sua empresa equipamentos novos, assim como pontos importantes para uma boa operação.