Passo a passo para o eSocial em sua empresa.

O eSocial é um projeto criado pelo Governo Federal para unificar, num único sistema, a coleta e o envio das informações dos funcionários da empresa, mantendo assim de melhor maneira o cumprimento das obrigações trabalhistas e fiscais. A exemplo do Sped, que trata da escrituração contábil, fiscal e tributária, o eSocial estará integrando todas as informações, mantendo a fiscalização de forma eletrônica e agilizando os processos internos empresariais que se referem aos empregados.

 

Embora criticado por muitos empresários, o eSocial apresenta muitas vantagens, seja para o empregador ou para o empregado, como as que destacamos a seguir:

• O eSocial estará integrando os sistemas informatizados das empresas com o ambiente informatizado do Governo Federal, possibilitando a automação na transmissão das informações das empresas;
• Os órgãos participantes do projeto, incluindo o FGTS, o INSS, o CAGED e outros, estarão padronizados e integrados com os cadastros das pessoas físicas e jurídicas;
• Haverá um compartilhamento de informações entre os diversos órgãos do governo para o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, utilizando um mesmo canal de comunicação.
• Para integrar o sistema do eSocial, as empresas precisam ter os seus processos internos totalmente informatizados e padronizados, o que demanda algumas alterações nesses processos.

Uma das bases que pode agilizar a implantação do eSocial é o CSC, ou Centro de Serviços Compartilhados. O CSC funciona como uma ferramenta integrada à empresa, possibilitando a criação de estratégias administrativas e transacionais. Para empresas de maior porte, o CSC cria um processo de melhoria dos serviços e de sua interação com todas as áreas da empresa, englobando o financeiro, a área de recursos humanos, de compras, etc., fazendo com que áreas diversas da empresa executem o trabalho de uma forma alinhada e centralizada. Empresas que adotam o CSC conseguem melhorar resultados e até mesmo reduzir gastos e riscos.

No caso do eSocial, o CSC pode organizar e agilizar os processos mais comuns, como admissão, demissão, rescisão, férias, além de acompanhar todos os processos em tempo real.

O conteúdo do portal precisa ser especificado para cada empresa e, sendo inteiramente customizável, pode ser personalizado de acordo com as políticas internas da empresa. Assim, se uma função só pode ser executada num determinado dia da semana, essa função pode ficar desabilitada, impedindo que haja erros ou falhas no sistema.

Como iniciar o processo de implantação do eSocial

Claro que nem todas as empresas terão disponibilidade para a implantação do CSC. Muitas, principalmente as pequenas e médias, poderão optar por outras alternativas, mas todas devem seguir princípios básicos, ou seja, devem primeiro fazer um levantamento da estrutura de Recursos Humanos da empresa, analisando suas políticas internas e comparando-as com a legislação em vigor, já que devem estar focalizadas no cumprimento das obrigações legais.

Também é preciso saber como os empregados reagem à implantação de novas tecnologias, que terão de ser aplicadas. Nesse caso, é preciso reconhecer que toda e qualquer inovação depende muito de como as pessoas aderem a ela e, quando se trabalha com a facilidade de comunicação e conhecimento, todas as tarefas podem ser mais facilitadas.

Para implementar o eSocial é necessário ainda desenhar um plano de ação, verificando e informando como tudo deverá ser conduzido, através da gerência e de todos os colaboradores.

Se conduzirmos para a implementação de um portal CSC, que trabalha totalmente voltado para o eSocial, as tarefas poderão ser realizadas muito facilmente, pois permite que suas funcionalidades sejam personalizadas, podendo ser utilizadas por todos os empregados quando passarem as informações necessárias ao eSocial.

A condução de implantação do eSocial busca facilitar as soluções empresariais, centralizando tudo na internet, conduzindo os processos de maneira que se tenha acesso ao sistema em qualquer momento do dia, integrando assim todas as atividades, mesmo que a empresa atue em seus processos industriais 24 horas por dia.

O treinamento do pessoal com relação às mudanças que devem ocorrer com a implantação do eSocial deve ser feito para todos os empregados, mostrando a todos porque o novo sistema está sendo criado e quais suas vantagens para os empregados e suas garantias.

Principalmente para os responsáveis pela área de Recursos Humanos, o conhecimento é de fundamental importância, seja do sistema eSocial, seja da legislação ou das políticas internas que, fatalmente, sofrerão mudanças para se adaptar à legislação.

Essa é a parte fundamental do eSocial, uma vez que sabemos que em grande parte dos casos os profissionais buscam agir conforme o costume, sem seguir o que manda a legislação, que deve ser a bússola para qualquer ação tomada com relação aos empregados.

Aos empresários, principalmente, o eSocial surge como uma ferramenta de condução dos negócios relacionados aos empregados, fazendo com que tenham muito mais tranquilidade quando tratarem de assuntos a eles relacionados, criando novas políticas em perfeita consonância com a legislação e propiciando menos possibilidades de envolvimento com a Justiça Trabalhista.

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