Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Para escolher o fornecedor de outsourcing de impressão mais adequado para as necessidades de seu negócio, é preciso saber compará-los da melhor forma possível. Para te ajudar nesta tarefa, o oHub separou as principais perguntas e as boas práticas do mercado que pretendem contratar este serviço. Confira:
1) Os equipamentos de locação são novos ou seminovos?
No mercado é comum o uso de equipamentos novos e seminovos.
A empresa locadora de impressora avalia o perfil do contratante para indicar o modelo mais adequado a fim de responder às necessidades solicitadas. Dentre os fatores analisados, estão: volume de impressões, expectativa de gastos mensais e perfil do usuário.
O modelo novo costuma ser entregue na empresa na caixa do fabricante devidamente lacrada e sem histórico de impressão.
O modelo seminovo possui histórico de impressão e, antes de entregue ao novo locador, passa por uma vistoria técnica para higienização e pequenos ajustes, caso necessário, e em seguida é envolvido no papel filme ou colocado dentro da caixa do fabricante sem o lacre original. Costumam precisar de manutenção com mais frequência.
2) No caso que equipamentos seminovos, qual é o tempo de vida do equipamento entregue para a locação?
Equipamentos seminovos com três a cinco anos de uso costumam ainda estar em boas condições para uso. São levados em conta algumas características importantes para manter máquinas disponíveis para locação, como por exemplo a capacidade de impressão (modelos de grande porte chegam a realizar 1 milhão de cópias em sua vida útil).
3) Os cartuchos utilizados pela sua empresa são originais, compatíveis ou remanufaturados?
Os três tipos estão disponíveis no mercado de locação de outsourcing de impressão.
O preço elevado do cartucho original dificulta sua utilização frequente. As empresas de locação utilizam este modelo a pedido do cliente que está disposto a pagar um valor elevado. O cartucho original é recomendado para impressões coloridas de alta qualidade.
Atualmente, o cartucho compatível é o mais usado e encontrado no mercado por razão do custo x benefício. O valor é mais acessível e, segundo os fornecedores, o rendimento é semelhante ao cartucho original.
Cartuchos remanufaturados são uma opção mais econômica. Trazem mais riscos na operação tanto de vazamento do cartucho como no travamento da impressora, levando à interrupção para manutenção.
4) Qual é o prazo de atendimento (SLA) da empresa para a entrega de suprimentos (toner/cartuchos)?
Nada mais desagradável do que precisar imprimir um documento e não poder fazê-lo por falta de cartuchos. Para evitar a surpresa é indicado acompanhar o nível de tinta/pó no cartucho – por software ou da maneira comum – e avisar com antecedência ao fornecedor sobre a necessidade de substituição visando não interferir a rotina da empresa locatária. É costume a impressora ser entregue com um cartucho instalado e outra unidade para substituição oferecendo praticidade e organização nos pedidos.
O prazo de atendimento para entrega dos suprimentos varia de 08 a 24 horas após a abertura do pedido. É preciso levar em conta a distância da empresa até a localização do cliente. Por exemplo, cidades no interior de São Paulo precisam ser mais antecipadas quanto ao pedido.
As regras da atividade de reposição devem estar registradas e esclarecidas em contrato.
5) Qual é o seu prazo de atendimento (SLA) para suporte técnico e troca de equipamentos?
É imprescindível que todos os detalhes sobre suporte técnico e troca de equipamentos sejam acordados entre as partes e também registrados no contrato.
Atualmente, empresas utilizam help desk remoto para o primeiro atendimento do cliente. Este serviço dá suporte e resoluções de problemas técnicos que eventualmente possam ser solucionados à distância. E, se for necessário a visita do técnico, o prazo é de 12 a 24 horas após abertura do chamado. No caso de troca de equipamento o prazo pode ser estendido para até 48 horas.
Sempre avalie a criticidade da impressão em sua empresa, principalmente se tiver apenas um único equipamento, para definir qual o melhor fornecedor para contratar. Uma mensalidade mais baixa, mas com prazo de atendimento maior pode não ser a melhor opção se impressão for muito importante na sua empresa.
6) Como são tratadas as questões referente ao meio ambiente?
Não existe um padrão para descarte de cartuchos. Nossos fornecedores indicaram meios como incineração com documento de garantia do serviço, descarte em ecoponto e programa de reciclagem.
7) Qual sistema para gestão de impressão sua empresa utiliza? Qual recomenda?
O sistema de gestão é um programa de computador que ajuda a administrar e automatizar os processos internos da empresa e, na área de outsourcing de impressão, os fornecedores indicam o software NDD Print, da empresa brasileira NDD Digital, conhecida mundialmente pela altíssima qualidade de seus produtos e preço acessível. O software PaperCut também foi indicado como excelente ferramenta para gestão de impressão.
Existem também opções proprietárias dos próprios fabricantes dos equipamentos. É importante analisar se a sua empresa tem alguma necessidade específica e qual o melhor sistema para atendê-la.
8) Qual a duração mínima de contrato?
O tempo de vigência do contrato de outsourcing de impressão tem uma boa variação conforme o fornecedor e é um ponto importante para ser observado. Geralmente os contratos oscilam de 12 a 36 meses, sendo estes períodos mais longos quando se tratam de impressoras novas.
Existem empresas praticando contratos sem fidelidade, o que parece um bom negócio, pode trazer, na verdade, uma dor de cabeça pela qualidade dos equipamentos oferecidos.
É natural que uma empresa comprometida com a qualidade do seu serviço busque um contrato de, no mínimo, 01 (um) ano para justificar o investimento da instalação e da manutenção dos equipamentos, além de ser benéfico para ambos (contratante e contratado).
9) Qual a multa para rescisão antecipada de contrato por parte do cliente?
A multa de rescisão, em geral, exige o pagamento de 3 a 6 meses de aluguel da impressora. Ou é calculado um percentual que pode chegar a 70% dos meses remanescentes com aviso prévio de, 60 dias.
São questões importantes para se observar e negociar, principalmente em contratos mais longos. É fundamental definir situações em que o contrato não é encerrado integralmente, mas sim, sofre diminuição de impressão, número de máquinas na empresa ou modelo de impressora.
10) Há quanto tempo sua empresa está no mercado?
O mercado de outsourcing de impressão pode parece ser uma novidade, mas não é! A atividade está consolidada há mais de duas décadas no Brasil. Os fornecedores mais experientes deste mercado estão há mais de 15 anos em operação. É importante, verificar o quanto as empresas estão modernizadas, desde os equipamentos até em seus processos internos.
Agora é só não deixar de fazer estas perguntas quando estiver conversando com os fornecedores e usar as respostas para compará-los. O oHub deseja uma excelente contratação!