Como fazer planejamento e controle de estoque na sua empresa

Toda empresa envolvida na produção, venda ou comercialização de produtos mantém estoque de alguma forma. Enquanto as fábricas de produção e manufatura mantêm estoques de matérias-primas, produtos acabados e peças de reposição, as empresas comerciais podem manter apenas estoques de produtos acabados, dependendo do modelo de negócios. Mas um ponto é comum a todos os tipos de empresa: todas precisam de planejamento de estoque.

Uma boa gestão de estoque, como tudo o mais, começa com um bom planejamento. Mas o planejamento de estoque não é só o começo. É a base do controle efetivo de estoque.

Neste post, vamos explicar porque um bom planejamento de estoque é tão importante para o sucesso de um negócio, as conseqüências de um mau planejamento e os requisitos para aprimoramento nessa atividade principal de administração de estoque.

GUIA para um planejamento de estoque eficiente

1 – Noções básicas de planejamento de estoque

O planejamento de estoque envolve vários componentes do ciclo logístico de uma empresa. Isso inclui todas as responsabilidades de tomada de decisão associadas à aquisição e preparação de estoque que podem incluir matérias-primas, produção em andamento e produtos acabados.

Como o planejamento de estoque abrange a determinação de quantidades, cronograma e alinhamento da capacidade de produção e volume de vendas, é um imperativo de gerenciamento estratégico que afeta diretamente o fluxo de caixa e a lucratividade das empresas.

Um bom planejamento de estoque suporta vários objetivos vitais de negócios, incluindo:

• Atendimento e satisfação do cliente;
• Eficiência da cadeia de abastecimento;
• Controle de custos;
• Previsão de vendas e demanda mais precisa.

2 – Elementos do planejamento de estoque

Um bom planejamento de estoque tem tudo a ver com criar condições que facilitam o gerenciamento. Envolve impedir os problemas descritos acima e otimizar o fluxo de estoque através de toda a cadeia.

Embora não seja necessariamente uma atividade direta, um bom planejamento de estoque é mais viável hoje do que nunca. Isso se deve em grande parte à tecnologia, mas também devido ao estabelecimento de melhores práticas desde que o gerenciamento da cadeia de suprimentos surgiu como um conceito de negócio.

Um bom planejamento de estoque é baseado na integração efetiva de processos, pessoas e tecnologia. 

Vamos analisar cada um desses elementos e como você pode aplicá-los para melhorar o desempenho do planejamento de estoque.

Tecnologia e pessoas

Antes de desenvolver e implementar uma estrutura para o planejamento de estoque, uma empresa precisa avaliar e implementar um mix de recursos necessários, composto principalmente por pessoas e tecnologia da informação.

– Tecnologia de planejamento de estoque: embora seja possível usar planilhas para fazer o planejamento, esse nível de tecnologia não oferece o desempenho das soluções de análise corporativa ou mesmo o de uma plataforma de ERP de baixo custo. Se sua empresa leva a sério a realização de melhorias no planejamento de estoque, deve prever os recursos adequados de processamento de dados.

– Funções e responsabilidades do planejamento de estoque: conforme mencionado no início deste artigo, o planejamento é uma atividade que atravessa divisões funcionais. Os principais responsáveis por cada função devem ter papéis e responsabilidades claramente definidos. Ao mesmo tempo, eles precisam receber um ambiente que permita uma abordagem colaborativa ao planejamento.

As empresas que têm sucesso com o planejamento de estoque normalmente mantêm um programa de planejamento de vendas e operações que promove a comunicação e a cooperação multifuncionais para manter os planos alinhados em toda a empresa.

Gerenciamento e processo

Se uma empresa tem uma boa gestão, incluindo políticas, processos, verificações, a equipe de controle de estoque deve estar equipada para planejar e gerenciar proativamente a dinâmica de estoque em sua cadeia.

– Políticas de planejamento de estoque: as políticas devem ser desenvolvidas, documentadas e claramente comunicadas a todas as equipes e indivíduos envolvidos no controle de estoque. As políticas servem para criar uma gestão de alto nível para o planejamento de estoque e agem como uma base sobre a qual se desenvolvem processos detalhados passo a passo para todas as atividades de planejamento.

– Processos de planejamento de estoque: Como nas políticas, os processos de planejamento devem ser documentados e, sempre que possível, padronizados. Eles devem cobrir as atividades físicas e as realizadas com a ajuda de um software de planejamento de estoque. Os processos de dados devem ser desenvolvidos para controlar as entradas do sistema e validar as saídas.

– Métricas e KPIs de planejamento de estoque: você deve conseguir quantificar o desempenho de sistemas, processos e pessoas envolvidas no planejamento de estoque. Para fazer isso, você precisa estabelecer um conjunto de KPIs e métricas. Exemplos de bons KPIs de planejamento de estoque incluem:

• Precisão do estoque: para medir com que precisão o estoque do sistema reflete o estoque físico e vice-versa;
• Porcentagem de pedidos de clientes impactados por falta de estoque;
• Dias de vendas de estoque;
• Precisão na previsão de vendas;
• Porcentagem da capacidade de armazenamento utilizada.

3 – Consequências do um mau planejamento de estoque

Se a sua empresa não tiver um processo bem definido quando se trata de planejamento de estoque, sua capacidade de controlar o estoque será prejudicada. 

Por sua vez, os custos operacionais serão mais altos do que precisam e a receita também será impactada.

O impacto físico do mau planejamento de estoque pode ser visto de várias maneiras, incluindo:

• Excesso de estoque e obsolescência;
• Escassez de estoque e falta de estoque;
• Pedidos frequentes;
• Tensão entre a empresa e seus fornecedores;
• Insatisfação do cliente;
• Capacidade de armazenamento excedida ou sobrando.

4. O que considerar antes de atualizar seu planejamento de estoque

Simplesmente reconhecer que o planejamento de estoque pode ser aprimorado é um passo importante para ter maior lucratividade e custos reduzidos em sua empresa. 

Se você acredita que é hora de fazer melhorias, lembre-se dos seguintes pontos ao iniciar uma reforma no planejamento e controle de estoque:

• O planejamento de estoque não abordará diretamente a diminuição de estoque. Portanto, se esse for um problema em sua empresa, será necessário considerar outras medidas para a redução.
• Provavelmente não é realista tentar melhorar o planejamento de estoque sem também pensar na execução. Se o seu gerenciamento em geral é insuficiente, planejar apenas melhorias não melhora as coisas.
• Esteja preparado para um investimento financeiro bastante robusto. Um bom planejamento de estoque não é barato e pode demorar um pouco para se obter retornos significativos – mas eles chegarão a tempo.
• A iniciativa para melhorar o planejamento de estoque pode acarretar mudanças bastante substanciais. Esteja preparado para a possibilidade de que, com todas as mudanças de treinamento e mentalidade necessárias, você possa perder algumas pessoas à medida que a jornada avança

Um bom planejamento de estoque é bom para todos

A parte do tempo, esforço e investimento envolvidos, acompanhar o planejamento de estoque é uma das melhorias mais importantes que sua empresa pode fazer em sua operação.

À medida que suas melhorias começarem a surtir efeito, os benefícios serão sentidos por todos, incluindo sua equipe de gestão e força de trabalho, seus parceiros e fornecedores de logística e, talvez o mais importante, seus clientes.

Se você precisar de ajuda com melhorias no planejamento de estoque, acesse o site do oHub e confira a lista de empresas na área de Planejamento de estoque perto de você, faça a cotação e receba diversas propostas com um só pedido.

Caso seja um fornecedor, cadastre-se no oHub para conquistar novos clientes.