TOP 5: reclamações comuns sobre portaria virtual

Quando os condomínios estão em busca de soluções para reduzir a taxa condominial sem abrir mão da segurança, uma das primeiras opções cogitadas é a portaria virtual. Mas para usufruir dos benefícios e evitar que o sistema de portaria virtual gere reclamações é fundamental organizar um plano para a implementação.

E o esforço pode realmente valer a pena financeiramente. Em relação a portaria convencional, a portaria virtual é 80% mais barata e pode chegar a reduzir 50% da taxa de condomínio. Em um ano, a economia pode chegar a até R$ 100 mil.

Porém mesmo alinhando o melhor da tecnologia para segurança com câmeras, cabos de fibras ópticas, alarmes e sistema biométrico, a portaria virtual ainda gera reclamações, principalmente por funcionar à distância, por meio de uma central de atendimento.

Para entender melhor sobre as reclamações mais comuns sobre portarias virtuais, montamos uma lista com o que mais afeta as pessoas que lidam com este novo sistema de segurança.

Portaria virtual: reclamações frequentes

1. Falta da figura do porteiro

Como introduzimos acima, extinguir a presença física de um porteiro, é uma das principais reclamações sobre a portaria virtual.

Principalmente nos condomínios que usaram o serviço de portaria 24h por muitos anos, fazer essa mudança é uma grande ruptura. Os moradores mais idosos ficam receosos por não ter ninguém para ajudar no dia a dia e outras reclamações sobre o recebimento de correspondências e mercadorias especiais entram em jogo.

A presença física de alguém quando se trata de segurança está ligada a um fator psicológico de proteção. E esse é o desafio da tecnologia: quebrar esse tabu e mostrar que as máquinas também são confiáveis.

Além disso, a portaria virtual não elimina 100% a presença humana. Zeladores e funcionários da empresa de limpeza agregam alguns papéis do porteiro recebendo mercadoria, por exemplo.

Leia também: Portaria sem porteiro: prós e contras de adotar esse sistema.

2. Dependência de energia e conexão com internet

A portaria virtual está conectada diretamente a uma central onde um grupo de funcionário da empresa contratada controla a entrada e saída do prédio.

Dessa forma, quando alguém chega a portaria do condomínio, a central é acionada e um atendente faz toda a mediação entre o morador e o visitante. O acesso pode ser liberado remotamente pela central ou pelo próprio morador via aplicativo no smartphone.

Nesse ponto, uma das reclamações sobre a portaria virtual é que o sistema está sujeito a falhas. E se a energia acabar? E se demorar a voltar?

Porém a previsão de falhar não é simplesmente descartada pelas empresas. Como a possibilidade existe, o controle de portaria virtual deve contar com nobreaks que, de acordo com o modelo, seguram o sistema por até quatro horas.

Caso a energia não volte dentro desse período de tempo, a empresa deve oferecer o suporte de portaria presencial temporária. Por isso é importante verificar esses itens no contrato.

Para evitar episódios de falha da rede de internet, é importante combinar com a empresa a contratação de um link no pacote e ter um link de internet próprio no prédio. Esse detalhe também deve ser registrado em contrato.

3. Dificuldades com entregas de encomendas e correspondências e outros serviços

Outro ponto sobre a portaria virtual que causa reclamações é a falta de uma pessoa oficial para receber entregas e encomendas.

“E se eu não estiver em casa, quem receberá as mercadorias?” – um síndico pode ouvir.

O receio de não receber alguma compra importante, de recebê-la danificada ou ter correspondências extraviadas são preocupações comuns.

Apesar de o porteiro não existir mais, outros auxiliares pode fazer a mediação e recebimento do que chega no condomínio.

A recepção de correspondências pode ser feita por um zelador, auxiliar de serviços gerais ou auxiliar de limpeza ou através da instalação de caixas de correio e entregas com chaves.

Geralmente, os auxiliares de serviços gerais, auxiliar de limpeza e zelador trabalham durante horas determinadas e estarão disponíveis para atender as demandas externas.

Assim, podem ser acionados pela central via ramal ou celular para receber os Correios, entregadores terceirizados, técnicos para a leitura da luz e água, dentre outros.

Leia mais: 5 razões de terceirizar limpeza e conservação de condomínios.

4. Insegurança em relação à empresa contratada

Como é uma mudança estrutural bastante significativa, outra reclamação da portaria virtual é a credibilidade da empresa escolhida para prestar o serviço.

E apesar disso ser mais uma preocupação do que uma reclamação em si, é importante que o síndico apresente um plano bem organizado para os condôminos e mostre as credenciais de cada empresa procurada.

Orçamentos, tempo no mercado, link para o site, avaliações de outros síndicos que já implementaram a portaria virtual são fatores que podem sanar qualquer reclamação real no futuro sobre a portaria virtual.

Alguns pontos para garantir que você escolha uma empresa fidedigna são:

• Verifique se a empresa é habilitada a prestar todo o serviço de monitoramento; eletrônico, incluindo a instalação e manutenção dos equipamentos de segurança;
• Se a empresa oferecer o serviço de envio de porteiro, caso o sistema fique fora do ar, certifique-se de que ela está legalizada para prestar esse serviço de terceirização;
• Cheque o contrato social da empresa a ser contratada;
• Visite a sede da empresa para conhecer a infraestrutura, a central de atendimento e ver na prática como o serviço funciona.

5. Dificuldade de adaptação dos condôminos com a portaria virtual

Essa também é uma reclamação sobre portaria virtual que o síndico não pode ignorar, mas que pode contornar facilmente com a contratação da empresa certa.

Todo o processo de implementação deve ser o mais amigável possível. Da instalação dos equipamentos ao cadastro biométrico dos moradores e parentes próximos, passando pela distribuição de controles de garagem e cadastro dos funcionários, o processo precisa ser o mais amigável possível.

Se você enfrentar essas reclamações antes mesmo de realmente fazer a escolha pela portaria virtual, é importante lembrar dos critérios de votação em assembleia geral:

• Caso na instituição conste que o prédio tem com portaria 24h, é necessário a aprovação de 2/3 dos condôminos;
• Já em condomínios sem especificação do tipo de portaria,  a aprovação é feita pela maioria simples dos presentes, por se tratar de um benefício que vai trazer economia;
• Se houver a necessidade de obras de infraestrutura, o quórum necessário é de 50% mais um dos moradores.

Complete sua leitura: [Guia] Prós e contras da portaria virtual: confira a análise.

Conscientizar todos os moradores em relação a segurança é um desafio. Mas se o projeto de portaria virtual for aprovado, enfrente as reclamações e esclareça todas as dúvidas. Muitas vezes as pessoas reclamam em saber que existem soluções para todos esses pontos que citamos, dentre outros.

Uma vez que o projeto de segurança se estabelece e controla com eficiência o acesso de pessoas e veículos de forma  profissional, os moradores se sentirão mais seguros e continuarão seguindo todas as regras de segurança.

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