Prazo de guarda de documentos: saiba quanto tempo manter cada um

Você já se perguntou “quanto tempo devo guardar cada documento da empresa?” alguma vez? Ficar de olho no prazo de guarda de documentos é uma prática essencial para uma organização funcionar bem. Afinal, o processo de armazenamento de arquivos, sejam eles fiscais ou trabalhistas, garante segurança jurídica para seus os negócios.

Além da segurança, a guarda de documentos proporciona mais controle para gerenciar informações de forma correta. Apesar de pouco glamouroso, esse serviço é crucial para a maioria dos empresários. Segundo pesquisa feita pelo Instituto Information Management, 88,4% deles acham essa atividade importante, enquanto 31,3% a consideram vital.

Quer saber quais são os prazos de guarda de documentos para cumpri-los com sucesso?  Então, leia este artigo até o fim!

Por que é preciso guardar documentos da empresa?

Apesar de muitos empresários considerarem a guarda de documentos fundamental para seus negócios, muitas companhias não conhecem a necessidade legal de armazenar os documentos por prazos estipulados. Esse desconhecimento pode gerar problemas, como o fato de terem que arcar novamente com contas já pagas.

Em outras palavras, se você, como gestor, não quer jogar dinheiro fora, cumprir os prazos de guarda de documentos deve estar entre suas prioridades. Só para ter uma ideia, se não tiver como comprovar para o Fisco que as suas contas fiscais já foram pagas, terá que pagá-las novamente, com um acréscimo de multa de 20% do valor referente aos juros da taxa Selic.

Além de pesar no bolso, não guardar documentos relacionados às obrigações legais com funcionários pode ser um grande contratempo. Isso porque, caso exista algum processo trabalhista, é essencial que a companhia tenha todos os documentos relacionados ao registro do trabalhador. Se não houver, isso também pode resultar em multas.

Diante desse cenário, para não ser pego de surpresa e não correr riscos desnecessários, seguir os prazos de guarda de documentos é uma tarefa obrigatória para quem quer que sua organização funcione bem.

Prazos de guarda de documentos: tipos

Crédito: The Next Web

Para atender a demandas administrativas, judiciais, consultivas e, até mesmo, para processos de fiscalização, cumprir os prazos de guarda de documentos é crucial. Quer saber quais são eles? Confira agora!

Documentos trabalhistas

Os documentos trabalhistas de uma empresa incluem recibos e folha de pagamento, ficha de registro de funcionários, comprovantes de inscrição e recolhimento de instituições sindicais, folhas,e cartões ou comprovantes de ponto eletrônico.

Segundo a Constituição Federal e CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas), o prazo para guardar todos esses documentos é de cinco anos para trabalhadores urbanos e rurais, e de dois anos após o término do contrato.

Documentos do FGTS

Quanto ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), o artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 determina o prazo de 30 anos para a guarda desse tipo de documento. Porém, o Tribunal Superior do Trabalho definiu que, em alguns casos, esse período pode ser reduzido para cinco.

Entender a legislação para cada situação requer análise profunda. Dessa forma, é aconselhável arquivar os papéis relacionados ao FGTS por 30 anos mesmo.

Documentos previdenciários

Os artigos 45 e 46 da Lei nº 8.212/1991 estabeleciam o prazo de dez anos para o arquivamento de documentos previdenciários. No entanto, mesmo com essa lei não estando mais em vigor, algumas normas previdenciárias ainda trabalham com esse prazo.

Revogado pelo artigo 13 da Lei Complementar nº 128 de 19.12.2008, esse artigo, hoje, diz que o direito da Previdência Social de apurar, constituir e cobrar seus créditos termina após o período de cinco anos. Logo, conclui-se que os prazos podem variar de acordo com cada situação.

Documentos fiscais

Para compreender o prazo de armazenamento de notas fiscais e de documentos tributários é preciso analisar os conceitos de prescrição e decadência.

Isso quer dizer que o Fisco tem o período de cinco anos para cobrar um crédito tributário. O término desse prazo se chama prescrição. Já a decadência é a perda do direito do órgão em constituir um crédito tributário, que também tem cinco anos como prazo.

Documentos constitutivos

Os documentos constitutivos de uma companhia são compostos pelo contrato ou estatuto social. Tanto eles como os livros com lançamentos diários e balanços devem ser arquivados por prazo indeterminado.

Essa prática é recomendada para evitar problemas burocráticos e também atua como um respaldo, caso a empresa feche e passe por processos judiciais

Tabela de temporalidade de documentos

Para que você fique por dentro de todos os prazos relacionados à guarda de arquivos, elaboramos duas tabelas de temporalidade de documentos.

Documentos tributários

Tipo de Documento	Prazo	Lei
IR – IMPOSTO DE RENDA	5 anos	Arts. 173 e 174, CTN
CSLL – CONTRIBUIÇÃO SOCIAL SOBRE LUCRO LÍQUIDO	5 anos	Arts. 173 e 174, CTN
PIS – PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL	5 anos	Arts. 173 e 174, CTN
COFINS – CONTRIBUIÇÃO PARA FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL	5 anos	Arts. 173 e 174, CTN
SIMPLES NACIONAL	5 anos	Art. 26, II, LC 123/2006 e Arts. 173 e 174, CTN
NOTAS FISCAIS, RECIBOS E DEMAIS COMPROVANTES DE LANÇAMENTOS	5 anos	Arts. 195 e 174, CTN
LIVROS FISCAIS E CONTÁBEIS	5 anos	Arts. 195 e 174, CTN
SISTEMAS ELETRÔNICOS DE DADOS DE ESCRITURAÇÃO FISCAL OU CONTÁBIL	5 anos	Art. 11, Lei Nº 8.218/1991 e Art. 173, CTN
DECLARAÇÕES: DIPJ, DCTF, DIRF	5 anos	Arts. 173 e 174, CTN
DASN – DECLARAÇÃO ANUAL DO SIMPLES NACIONAL	5 anos	Art. 26, II, LC 123/2006 e Arts. 173 E 174, CTN
DECLARAÇÃO DE AJUSTE ANUAL – DECLARAÇÃO E COMPROVANTES DE LANÇAMENTOS	5 anos	Arts. 173 e 174, CTN

 

Documentos trabalhistas/previdenciários

Tipo de Documento	Prazo	Lei
FGTS – FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO	30 anos	Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
GFIP – GUIA RECOLHIMENTO DO FGTS E INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL	30 anos	Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
GRFC – GUIA DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO DO FGTS E DA CONTRIBUIÇÃO SOCIAL	30 anos	Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA – GPS	10 anos	Arts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.º 8.213/1991
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL – GRCSU	5 anos	Arts. 173 e 217, I, CTN
CONTRATO DE TRABALHO	Indeterminado	Como o contrato de trabalho é importante para comprar o tempo de serviço (art. 603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por tempo indeterminado
LIVRO OU FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO	Indeterminado	Como a ficha de registro de empregado é importante para comprar o tempo de serviço (art. 603 CLT c/c art. 19, Decreto 3048/99), recomenda-se sua guarda por tempo indeterminado
RECIBO DE PAGAMENTO DE SALÁRIO, FÉRIAS, 13º SALÁRIO E CONTROLE DE PONTO	5 anos	Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
TERMO DE RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO, PEDIDO DE DEMISSÃO E AVISO PRÉVIO	2 anos	Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
FOLHA DE PAGAMENTO	10 anos	Art. 225, I e § 5º, decreto n.º 3.048/1999
SISTEMAS ELETRÔNICOS DE DADOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS	10 anos	Art. 225, § 22, decreto n.º 3.048/1999
CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS	5 anos	Art. 2º, § 1º, Portaria TEM n.º 1.129/2014
RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS	5 anos	Art. 8º, Portaria MTB n.º 1.464/2016

Crédito das tabelas: FecomercioSP

Dica de como fazer uma organização de documentos eficiente

Crédito: University of Maribor

Para facilitar o cumprimento dos prazos de guarda de documentos, uma boa medida é utilizar as tecnologias adequadas.  Muitas delas estão funcionando como grandes aliadas dos empreendedores, como a prática de organizar arquivos digitalmente, por exemplo.

Para isso, aplicar um gerenciamento eletrônico de documento (GED) eficiente pode fazer toda a diferença. Isso porque, por meio desse sistema, seus arquivos ficarão estruturados de maneira inteligente, garantindo um acesso mais rápido e fácil a eles. Uma bela dica, não é mesmo?

Te ajudamos a conhecer os principais prazos para a guarda de documentos e a importância de cumpri-los? Esperamos que sim!

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