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O preço de aluguel de impressora se tornou um fator decisivo para empresas que buscam reduzir despesas sem comprometer a produtividade. Essa solução se torna cada vez mais comum no meio corporativo, pois oferece uma maneira inteligente de alocar recursos com eficiência.
Segundo relatório Printer Rental Market, o mercado está em crescimento e deve expandir em três vezes até 2033.
Ao contar com uma fornecedora, é possível eliminar gastos com manutenção, troca de peças e aquisição de máquinas, o que evita investimentos elevados em equipamentos e garante mais previsibilidade financeira.
Mas quanto custa esse tipo de contrato? Como funciona e o que influencia os valores? Neste guia, esclareça suas principais dúvidas para tomar uma decisão mais acertada para o seu negócio.
Vamos lá?
O que influencia o preço do aluguel de impressoras?
O tipo de equipamento, a tecnologia utilizada, a capacidade de impressão e a durabilidade dos componentes são fatores que influenciam o valor. Além disso, o volume mensal de impressões e a necessidade de recursos adicionais, como funções de digitalização ou multifuncionais mais avançadas, alteram significativamente o custo.
Aspectos contratuais também têm impacto relevante. Itens como reposição de insumos, nível de suporte técnico, SLA (Acordo de Nível de Serviço) de atendimento, manutenção preventiva e corretiva, prazo e possíveis equipamentos extras, definem o quanto a empresa paga pelo serviço.
Quanto mais completo o pacote, maior o preço do aluguel de impressora.
Leia também: 5 vantagens do outsourcing de impressão para o seu negócio
Como funciona o aluguel de impressora?
A empresa cliente utiliza equipamentos cedidos por uma fornecedora especializada. A locadora instala as máquinas, configura o sistema e disponibiliza todos os insumos necessários, como toners, cartuchos e peças de reposição. O contratante paga uma mensalidade que inclui o uso dos dispositivos e uma quantidade específica de cópias ou documentos.
A fornecedora também assume toda a responsabilidade técnica, o que inclui:
- manutenção preventiva e corretiva;
- suporte remoto ou presencial;
- monitoramento do desempenho dos equipamentos;
- substituição de itens defeituosos quando necessário.
Dessa forma, a organização evita gastos inesperados e garante um fluxo de documentos mais eficiente, sem a necessidade de adquirir máquinas próprias ou manter uma equipe técnica interna.
A maioria dos negócios que não utiliza esse tipo de outsourcing não mantém um controle financeiro do setor, o que resulta em despesas desorganizadas, falta de planejamento e aumento do custo operacional.
A locação permite:
- otimizar equipamentos e processos;
- melhorar o rendimento;
- diminuir gastos com suporte e processos administrativos e logísticos;
- conscientizar os colaboradores para imprimir somente o necessário para a execução de suas atividades.
Para muitas empresas, essa alternativa representa um avanço significativo na gestão do setor e na otimização de processos internos.
Agora que você sabe o que influencia o preço de aluguel de impressora e como funciona o serviço, confira o levantamento de valores do oHub com os fornecedores da própria rede.
Quanto custa alugar impressora A4 em preto e branco?
O aluguel varia conforme o volume mensal de impressões. Para 1.000 páginas A4 em preto e branco, os valores ficam entre R$ 140 e R$ 190. Para o dobro da quantidade, o preço já sobe para R$ 193 a R$ 210. Empresas maiores podem pagar, em média, R$ 289,00.
Confira a tabela comparativa:
| Impressões | Valor mensal menor | Valor mensal médio | Valor mensal maior |
| 1.000 impressões P&B por mês | R$ 140,00 | R$ 160,00 | R$ 190,00 |
| 2.000 impressões P&B por mês | R$ 193,00 | R$ 200,00 | R$ 210,00 |
| 5.000 impressões P&B por mês | R$ 250,00 | R$ 289,00 | R$ 375,00 |
Qual o preço do aluguel de impressora multifuncional A4 em preto e branco?
Depende do volume contratado. Para 4.000 impressões A4 em preto e branco, os valores variam entre R$ 250, R$ 280 e R$ 310 por mês. O nível de serviço, suporte técnico e insumos incluídos pela fornecedora são fatores que impactam o total do aluguel.
Quanto custa a locação de impressora A3 em preto e branco?
Custa entre R$ 250 e R$ 475 mensais para um volume de 1.000 impressões A3 em preto e branco. Os valores da locação variam conforme o modelo do dispositivo, o nível de suporte técnico que a fornecedora oferece, a reposição de insumos e os serviços presentes no contrato.
Quais os preços de aluguel de impressora A4 colorida?
O investimento varia conforme o volume mensal de páginas A4, seja em cores ou monocromáticas, além do tipo de equipamento e qualidade técnica. A locação com 5.000 impressões em preto e branco e 1.000 coloridas, por exemplo, fica entre R$ 500 e R$ 1.100 por mês.
Qual o valor mensal da locação de impressora A3 colorida?
Em média, R$ 800,00 por mês. Geralmente, o contrato atende um formato híbrido de produções e pode fornecer diversos modelos de equipamentos e níveis de suporte. Por exemplo, um conjunto de 2.000 impressões A3 preto e branco e 500 coloridas custa entre R$ 578 e R$ 898 mensais.
Essas estimativas consideram páginas com cerca de 5% de cobertura de tinta, referência padrão para calcular o consumo de toner. Áreas maiores preenchidas com texto, imagens ou elementos gráficos podem resultar em variações no preço.
Os fornecedores entrevistados ressaltam a importância de realizar uma proposta personalizada após analisar o ambiente tecnológico do cliente. Também informaram que questões como distância e logística impactam diretamente o valor final.
Mas como comparar orçamentos de aluguel de impressora? Confira as dicas a seguir!
Como comparar orçamentos de aluguel de impressora?
É fundamental avaliar:
- preço do aluguel da impressora e o que inclui no total mensal;
- volume de páginas (o que difere de folhas frente e verso);
- tipo e qualidade do equipamento, como velocidade, tecnologia e funções adicionais;
- reposição de insumos, como toner, cartucho, cilindro e peças;
- nível de suporte e se é remoto ou presencial;
- prazos de atendimento e tempo máximo para solução de problemas;
- política de manutenção, tanto preventiva quanto corretiva;
- custos extras, como excedentes de páginas.
Além disso, fique atento à transparência do contrato, principalmente às regras de cobrança e reajustes.
Leia também: Como fazer um contrato de locação de impressoras
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FAQ
Qual é a diferença entre aluguel, outsourcing de impressão e comodato?
Aluguel é a locação do equipamento com manutenção e insumos incluídos no contrato. O outsourcing de impressão envolve gestão completa dos dispositivos, com monitoramento, suporte e controle de processos. Já o comodato fornece a máquina sem custo, mas exige compra obrigatória de insumos da fornecedora.
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