Prestação de contas da administradora de condomínio: como cobrar e o que deve constar?

A prestação de contas da administradora de condomínio deve ser clara, objetiva e documentada, tendo o cuidado de não deixar dúvidas quanto à contabilidade. Afinal, mexer com dinheiro (principalmente dos outros) é mais complicado do que parece.

A prestação de contas faz parte do escopo básico do que faz uma administradora de condomínio. E transparência é a palavra chave. Acima de tudo, é preciso muito cuidado, zelo e organização.

Periodicidade na prestação de contas do condomínio

A prestação de contas e a previsão orçamentária devem ser feitas e aprovadas anualmente e é obrigatória, conforme o Art. 1348, VIII, do Código Civil, devendo ser em assembléia ordinária, normalmente realizada no início do ano.

Entretanto, a prestação de contas da administradora de condomínio poderá ser solicitada a qualquer momento, caso os condôminos necessitem fazer um acompanhamento periódico para conferir os valores mediante uma assembléia extraordinária, previamente convocada.

É da atribuição do síndico ordenar e justificar todas as movimentações financeiras que ocorrerem durante a sua gestão.

Dependendo do tamanho do condomínio, a administração pode ser feita por um síndico eleito pelos condôminos, por um síndico profissional (não necessariamente morador) ou por uma empresa especializada em administração de condomínios (que não exclui a presença do síndico).

Leia também: Como contratar um síndico profissional?

A realização de pagamentos, o balanço e a contabilidade são atividades praticamente impossíveis de serem realizadas por uma só pessoa nos grandes empreendimentos imobiliários.

Essa é uma das razões de porque contratar uma administradora de condomínio. Como o próprio nome propõe, são elas que administram desde as folhas de pagamentos dos funcionários, até as contas mais ordinárias do prédio.

Isso garante maior imparcialidade, profissionalismo, organização e pontualidade no cumprimento das obrigações condominiais, necessitando apenas que o síndico autorize essas despesas.

O síndico precisa ter uma visão voltada para:

• solucionar problemas;
• facilitar o relacionamento entre os condôminos a fim de melhorar a convivência entre eles;
• deve prezar pela transparência na prestação de contas do condomínio;
• zelar pela valorização do patrimônio.

O mandato do síndico é de até dois anos, podendo ser renovado.

Organização na prestação de contas do condomínio

Manter a contabilidade organizada e em dia vai facilitar a vida, tanto do síndico como a dos condôminos.

A documentação organizada (notas fiscais, comprovantes de pagamento, recibos, …) vai proporcionar um fácil acesso na prestação de contas da administradora de condomínio, poupando tempo e proporcionando credibilidade.

É importante também para o caso de uma possível auditoria feita por empresa especializada que irá verificar a prestação de contas da administradora de condomínio ou do síndico.

A contratação de auditorias externas é importante uma vez que, infelizmente, existem muitos casos já detectados de ocorrências fraudulentas entre síndico, administradoras de condomínio e prestadores de serviços.

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Prestação de contas da administradora de condomínio

Manter balancetes mensais irá facilitar no resumo final do ano. Nessa prestação de contas da administradora de condomínio, devem ser incluídas todas as receitas e despesas referente ao condomínio. Tais como as listadas a seguir.

Previsão orçamentária

Compare a previsão efetuada no ano anterior com os gastos reais e possíveis divergências nos valores, com explicações claras, simples e sem deixar dúvidas sobre o motivo dos gastos. Já deixe preparada a previsão orçamentária para o próximo ano.

Relatório de receitas

Entre as possíveis receitas estão:

• Total do valor pago pelos condôminos referente ao condomínio,
• Valor referente aos juros, no caso de pagamentos por atraso,
• Rateio para despesas extras,
• Fundos de investimento,
• Aluguel recebido pela utilização de áreas em comum, caso haja.

Relatório de despesas

• Pagamento de pessoal (incluindo férias, encargos, benefícios)
• Seguro do prédio e dos funcionários
• Contratos de manutenção (elevadores, limpeza de caixas d’água, dedetização, recarga de extintores)
• Contas de concessionárias (água, luz, gás, telefone, internet)
• Gastos administrativos
• Material de consumo
• Aquisição de bens para o condomínio
• Receitas e despesas referente às taxas de condomínio
• Obras ou consertos extraordinários não previstos

Balancete

É o resumo referente às receitas e despesas ocorridas, bem como extrato bancário com a prestação do saldo atual que comprovem a movimentação financeira do condomínio.

Lista de Inadimplência

É um assunto delicado mas muito importante. É preciso uma conscientização por parte dos condôminos para que a inadimplência não exista, pois irá afetar todo o funcionamento do condomínio, prejudicando a todos.

Mostre o que isso custa ao condomínio e faça uma abordagem também do:

• percentual;
• quantidade de cotas;
• valor por unidade;
• ações tomadas (cartas de cobrança, cobranças amigáveis e ações judiciais).

Certidões Negativas

Também deverão ser apresentadas as certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal, do condomínio, da administradora e das empresas terceirizadas.

A importância de um conselho fiscal do condomínio

O conselho fiscal do condomínio existe para assessorar o síndico na administração das contas do condomínio, com ética e transparência.

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É um grupo formado por moradores eleitos por votação em reunião de assembleia, cuja principal função é analisar as finanças do condomínio, conferindo todos os números, contas e gastos e emitir pareceres recomendando ou não a aprovação das contas.

É importante ressaltar que não é o conselho fiscal que aprova ou não as contas.

Essa é uma função que apenas a assembleia pode exercer em conjunto.

Ele apenas faz um acompanhamento garantindo que os recursos arrecadados estejam sendo aplicados corretamente, alertando o síndico sobre possíveis irregularidades e verifica se estão sendo respeitadas as decisões tomadas em assembleia.

Aprovação da prestação de contas da administradora de condomínio

Note a importância da participação nas reuniões de condomínio!

Saiba que após a aprovação das contas nenhum dos condôminos poderá mais reclamar e nem o síndico ou a administradora de condomínio é mais obrigado a prestar esclarecimentos a qualquer dos condôminos.

Salvo em casos excepcionais, quando for descoberto algum ato ilícito praticado com comprovação do prejuízo para o condomínio e mesmo assim tem que ser por via judicial.

Reprovação da prestação de contas da administradora de condomínio

Caso haja uma reprovação na prestação de contas da administradora de condomínio ou do síndico, deverá ser verificado quais itens não ficaram claros, solicitar um prazo para verificação e providenciar a justificativa ou a regularização dos mesmos.

Pode ser que tenha ocorrido algum erro involuntário, como uma digitação errada ou a falta de atenção em algum lançamento.

Após esse procedimento, deverá ser convocada nova assembléia para esclarecimentos e nova prestação de contas.

Ainda assim não havendo a aprovação das contas, deverá ser contatada uma empresa de auditoria (essa regra normalmente já está prevista na convenção coletiva do condomínio).

É importante lembrar que o síndico ou a administradora de condomínio podem ser responsabilizados caso o balanço não seja aprovado, podendo inclusive ser acionados judicialmente se não houver uma solução do problema ou não quiserem fazer a prestação de contas.

Caso sejam constatadas as inconsistências nas contas apresentadas, o síndico ou a administradora de condomínio serão condenados a ressarcir o condomínio.

A ausência de prestação de contas da administradora de condomínio perante a Assembleia Geral Ordinária é caso para destituição do síndico, observando-se o procedimento do artigo 1.349 do Código Civil.

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