Quais serviços prestados por uma administradora de condomínios?

É comum pensar que uma administradora de condomínio presta serviços restritos, como emissão de boletos para as taxas condominiais, certo? Mas, engana-se quem pensa que a administradora só realiza essas tarefas.

Os serviços prestados por uma administradora de condomínios são muitos e você vai conhecê-los neste artigo.

Antigamente, a administradora era utilizada somente para registro de documentos fiscais e pela contabilidade do condomínio, mas, o cenário foi alterado. Atualmente há a junção de diversos serviços facilitando as atividades do síndico e colaborando para uma organização mais adequada para benefício dos condôminos.

Existem inúmeras administradoras no mercado atual, porém cada uma possui sua peculiaridade e qualidade. No entanto, quando se fala em obrigações contratuais, a maioria delas seguem o mesmo formato. Confira nosso artigo!

 

Quais as principais funções da administradora de condomínio?

Dentre as principais funções de uma administradora de condomínio podemos destacar:

 

Gerenciamento de entradas

Uma administradora tem o dever de efetuar o gerenciamento das entradas de taxas condominiais via boleto mensal. Através desses pagamentos serão realizados os pagamentos de taxas de consumos, pagamentos de fornecedores, prestadores de serviços e funcionários.

Recolhimento de tributos do condomínio

Da mesma forma que ocorre o recolhimento de taxas condominiais, a empresa se torna responsável pela realização dos recolhimentos de taxas municipais/estaduais e impostos que envolvam o condomínio. Sempre em datas corretas de seus respectivos vencimentos.

Leia também sobre: Quais os deveres de uma administradora de condomínio

Folha de pagamento de funcionários

Em casos de funcionários que não sejam terceirizados pelo condomínio, será de responsabilidade da administradora efetuar os cálculos das folhas de pagamentos dos funcionários.

Isso inclui férias, horas extras, impostos resultantes de serviços de terceiros, 13º salários e todos os encargos regidos pela legislação trabalhista.

 

Administradora de condomínio: gerir contratos

Outro ponto extremamente importante dos serviços prestados por uma administradora de condomínios está na gestão de contratos de manutenção de elevadores, conservação, antenas coletivas, centrais telefônicas, porteiros eletrônicos, portões automáticos, áreas de jardim, ar condicionado central, aquecimento central e conjunto de motobombas.

 

Previsão orçamentária

A administradora de condômino é responsável pelas previsão orçamentaria que deverá ser feita anualmente, garantindo, assim, que as receitas sejam suficientes e cobrindo as despesas pertinentes do condomínio, inclusive colocar margem para imprevistos que possivelmente possam acontecer.

O cálculo deverá ser feito sempre junto ao síndico, conselheiros e Conselho Fiscal do condomínio.

• Leia também: Qual o custo de uma administração de condomínio

Prestação de contas

A administradora poderá efetuar a prestação de contas mensalmente ou anualmente durante assembleia geral do condomínio. Na prestação devem conter todos os gastos detalhadamente.

A administradora deverá ficar à disposição para qualquer dúvida e/ou exigência de esclarecimentos adicionais, caso seja solicitado por condôminos, síndico e membros do conselho.

 

Responsável pelas correspondências do condomínio

A administração das correspondências do condomínio também é um serviço destinado à empresa contratada. É responsabilidade o envio de, por exemplo, advertências, multas e comunicados.

Obviamente, as correspondências dessa natureza serão enviadas após o síndico verificar a necessidade de aplicar advertências e multas.

 

Assembleias Gerais Ordinárias

É obrigatório ter uma Assembleia Geral Ordinária ao menos uma vez por ano. A administradora deve organizar e convocar todos os condôminos.

Além de munir o síndico com as documentações pertinentes a reunião, é preciso ter um representante da administradora para sanar dúvidas e receber críticas e elogios.

• Leia também sobre: Dicas práticas para administrar um condomínio

Atas do condomínio

É responsabilidade e competência da administradora transcrever as atas das assembleias e reuniões, sem exceção, num livro próprio, assim como realizar o registo no Cartório de Documentos e de Títulos.

Gestão de compras

As compras do condomínio, como produtos de limpeza e papelaria, devem ser organizadas pela administradora.

É costume que o responsável pelo condomínio, seja síndico ou zelador, indique quais as necessidades de compras com antecedência de, no mínimo, 15 dias. Caso não haja urgência, é indicado que sejam realizados três orçamentos, e também é imprescindível a entrega a nota fiscal dos gastos.

Serviços adicionais de uma administradora de condomínio

Existem ainda serviços que podem não conter em contrato e serão cobrados à parte, por exemplo:

• Administração de locações de áreas comuns do edifício ou espaços como, antenas, fachadas e lajes da cobertura;
• Diligências com repartições públicas para parcelamentos de dívidas, cartórios, serviços públicos e certidões;
• Assessoria para as reuniões efetuadas pelo Corpo Diretivo do condomínio, realizadas fora do horário de expediente da administradora.

 

Leia também sobre: Quais obrigações de uma administradora de condomínios

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