Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Não importa o porte da empresa, um sistema informatizado será essencial para o negócio. Os computadores são usados para realizar diferentes tarefas em uma empresa. O uso da tecnologia nos negócios mudou a maneira como a maioria das empresas opera. Os computadores continuarão revolucionando os métodos pelos quais as empresas operam e gerenciam informações.
Os computadores aumentam a velocidade e a eficiência de uma empresa, disponibilizam dados precisos e imparciais para proprietários e gestores e ajudam no fluxo de informações, apoiando a tomada de decisão da equipe em uma empresa ou organização.
Toda empresa usa computadores de uma maneira diferente, mas todas sofrem o impacto da tecnologia. No entanto, como qualquer outra tecnologia comercial, a informatização tem suas próprias vantagens. Acompanhe!
Ganho com espaços usados para arquivos
Manter registros em papel ocupa muito espaço.
Quanto mais funcionários uma empresa tiver, mais espaço precisará armazenar todos os registros, especialmente se a empresa mantiver registros de funcionários anteriores.
Um sistema computadorizado permite que uma empresa transfira documentos em papel para o formato digital, o que ocupa apenas o espaço do computador. A maioria dos computadores possui bastante espaço no disco rígido para armazenar todos os registros de funcionários necessários. Além disso, hoje ainda é comum a prática de arquivamento em nuvem.
Uma empresa fica livre para usar o antigo espaço de armazenamento para outras finalidades.
Mais acessibilidade para a localização de dados importantes
Os registros em papel, não importa quão bem sejam arquivados, podem levar alguns minutos para pesquisar cada informação específica. Você deve encontrar o arquivo para o funcionário correto, o que geralmente é fácil – desde que os arquivos sejam mantidos em boa ordem alfabética – ou podem levar algum tempo, dependendo do tamanho do local de armazenamento.
Depois disso, você ainda deve localizar o documento específico de que precisa, o que pode levar mais algum tempo, especialmente se o arquivo desejado for espesso. No entanto, se o sistema requisitado estiver armazenado em um computador, será questão de segundos para identificar as informações que você procura nos recursos de pesquisa do computador.
Os empregadores podem visualizar arquivos de vários computadores e até escritórios localizados em várias cidades. Assim, a informatização de dados traz maior agilidade para as tarefas diárias disponibilizando a equipe para outras tarefas, gerando mais ganho para a empresa e tarefas.
Redução de tempo para as demandas de todos da empresa
Além de economizar tempo ao pesquisar documentos específicos em arquivos em papel, os empregadores podem economizar tempo de outras maneiras. Se alguém precisar do registro de um projeto arquitetônico ou mecânico, por exemplo, ele terá que esperar que seja localizadas as plantas antes de serem entregues. Quando o sistema é computadorizado a procura é prática e rápida.
Melhor avaliação e estatísticas dos dados
Muitas vezes os empregadores confiam nas estatísticas para avaliar seus funcionários e as necessidades da empresa.
Quando os registros a serem acompanhados são informatizados, o empregador pode facilmente reunir estatísticas específicas, como níveis de produção, ausências ou taxas de rotatividade, para encontrar maneiras de melhorar a empresa.
Essas estatísticas podem fornecer ao empregador uma riqueza de informações importantes. Se a gerência superior solicitar essas estatísticas, o sistema facilita a compilação das informações e pode criar rapidamente um gráfico para ilustrar melhor as estatísticas.
Não só no acompanhamento de dados de funcionários, a avaliação e estatísticas dos dados funciona de maneira mais ampla, sendo aplicada à tomada de decisões de negócios, investimentos, análises de mercado, concorrência, além de índices de redes sociais e acompanhamento de tendências e menções sobre o negócio na internet.
Melhor observação de tendências internas da companhia
Empresas de RH ou que precisam de um controle mais efetivo sobre os funcionários, por exemplo, podem fazer uso de ferramentas que ajudem na tomada de decisão. Alguns funcionários exibem tendências em seus hábitos de trabalho que podem induzir o empregador sobre possíveis problemas.
Por exemplo, um funcionário pode ter o hábito de fazer diversas chamadas telefônicas particulares da linha da empresa. Alguns funcionários, entretanto, escolhem segunda ou sexta-feira para prolongar um fim de semana, enquanto outros escolhem uma rota mais discreta usando um dia no meio da semana.
Um sistema informatizado de pessoal pode ajudar um empregador a identificar tendências como essa com mais facilidade do que depender de registros em papel e memória.
Ganho no aprendizado e capacitação da equipe
Os sistemas informatizados também podem estimular as atividades de aprendizagem da equipe, bem como acomodar uma variedade de estilos de aprendizagem diferentes.
Em um ambiente de escritório, um Sistema de Treinamento Baseado em Computador (STBC) permite flexibilidade de treinamento em gerenciamento. No nível mais fundamental, os módulos de aprendizado incorporam apenas páginas de texto semelhantes a slides e talvez algumas perguntas simples para testar a compreensão.
No nível mais avançado, os treinamentos podem contar com simulações de situações complexas que o aluno pode encontrar em sua profissão. Tanto as profissões da aviação quanto as médicas já fazem uso de simulações baseadas em computador em algumas de suas atividades de treinamento.
Os gestores também têm flexibilidade para combinar atividades instrucionais com formas mais tradicionais de treinamento, como o treinamento em sala de aula conduzido por instrutor.
O que é necessário para que as empresas possam informatizar os processos?
Agora que você conheceu os benefícios da informatização dos processos da empresa, o primeiro passo para colocar tudo em prática será a utilização de sistemas que ofereçam otimização da sua gestão, aliando controle de suas tarefas e mais informação.
Com centralização dos dados em um único ambiente será possível enxergar a situação do negócio com um panorama completo, dando a oportunidade de tomar as principais decisões como quando comprar, quanto e em que quantidade, por exemplo.
Para esse tipo de necessidade, uma boa indicação são os ERPs (Enterprise Resource Planning), sistema responsável por cuidar das operações mais amplas de uma empresa.
Além disso, com o uso de software diminuem as chances de erros ou informações desencontradas.
Sua empresa pode ser mais organizada, tendo mais controle sobre cada movimento e dado transitado no dia a dia. Clique aqui e conheça as soluções que a oHub tem a oferecer!
