Qual a importância da recepção dentro da empresa?

A recepção é a porta de entrada da empresa.

A equipe de recepcionistas é responsável por atividades padrões, como atendimento telefônico, retorno de e-mail, recebimento de correspondências e encomendas, dentre outras tarefas.

Contudo, a atuação dos funcionários da recepção funciona como cartão de visita. É importante que a equipe esteja alinhada com a missão, visão e valores da companhia.

 

Otimização de tempo e dinheiro

Dinheiro sempre terá “peso dobrado” na decisão de contratar algum serviço.

Sendo assim, se você tem uma recepcionista interna, pode ter um alto gasto pela capacitação, salário, benefícios e direitos atrelados ao serviço prestado.

Portanto, no geral, a terceirização do serviço de recepção trará uma redução de custos significativa.

A equipe terceirizada é capacitada e bem treinada para realizar as atividades com prontidão.

Em via de regra, tanto o treinamento quanto a fiscalização da equipe são feitos por um responsável habilitado ligado à empresa de terceirização contratada. 

Em síntese, as etapas de capacitação, período de experiência e organização das tarefas são praticamente eliminadas do planejamento. Ou seja, acontece a otimização de tempo e dinheiro para sua empresa.

 

Como contratar a terceirização?

Esta é uma dúvida comum dos empresários que desejam contratar os serviços de recepção.

Inicialmente é preciso traçar o perfil de funcionário para ocupar o cargo.

É preciso de uma pessoa com semblante mais sério? A recepção necessita de uma pessoa descontraída?

Liste todas as principais características necessárias para o preenchimento da vaga. 

Lembre-se: a recepção é o cartão de visita da empresa, por isso a importância de escolher um profissional com a “cara” da companhia.

 

Qual a importância do contrato? 

É importante seguir a máxima “pacta sunt servanda”, ou seja, significa que os contratos devem ser cumpridos.

Faça a revisão do contrato estabelecido com a empresa de terceirização do serviço afim de evitar conflitos. 

A busca pela terceirização de recepção tem como um dos principais objetivos evitar transtornos burocráticos.

 

Quais os deveres do contratante?

Uma vez que é escolhida a terceirização de recepção, as obrigações da empresa contratante são praticamente nulas.

As questões burocráticas ficam por conta da empresa de terceirização que treina e instrui todo o staff necessário.

É importante ressaltar que a terceirização não significa ausência de direitos. O cumprimento dos direitos fica sob responsabilidade integral da empresa terceirizada.

Portanto, como vantagem para a companhia contratante está a segurança dos funcionários. A equipe é amparada pela Lei da Terceirização e a companhia de terceirização é responsável por cumpri-la.

Para conhecimento, antes do validação da Lei n.º 13.429/2017, os trabalhadores terceirizados não recebiam os mesmos direitos de um contratado.

A Lei da Terceirização trouxe aos profissionais a garantia dos direitos e dos benefícios corporativos, como plano de saúde, vale-refeição, entre outros. 

 

Os benefícios da recepção terceirizada

Além das questões burocráticas é possível citar outras vantagens ao escolher este formato de contrato. Confira:

Aumento da Produtividade

A recepção colabora para a administração dos negócios.

Havendo meios de organizar agenda, reuniões, tarefas e demais afazeres fica mais simples dar atenção para obrigações que realmente façam a diferença para a ascensão dos negócios. 

Também é preciso citar sobre a praticidade em ter assuntos direcionados com agilidade. A equipe de recepcionistas saberá exatamente quais os telefonemas devem ser encaminhados, como responder aos e-mails e, logicamente, receber clientes, especialmente em prospecção. 

 

Maior taxa de retorno

Ao terceirizar seus serviços de recepção, aumentam as chances de atingir metas de vendas.

Chamadas telefônicas de clientes existentes e potenciais não serão mais filtradas por um correio de voz enfadonho.

O atendimento será exclusivo e tratado com a devida atenção. Assim, o simples fato de não perder ligações comerciais significa obter um ROI maior em curto e longo prazo.

 

Melhor satisfação do cliente

A equipe capacitada e com a “cara” da empresa é um convite para os clientes.

Aqueles que passarem pela recepção definitivamente ficarão satisfeitos com o atendimento proativo e educado. Enfim, como já foi dito, será um cartão de visita da companhia.

Assim, você verá que a retenção de clientes tem a ver com causar uma boa primeira impressão.

 

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Sendo assim, se deseja contratar terceirização de recepção com qualidade e credibilidade que sua empresa merece, o oHub pode ajudar.

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