Quando fazer inventário de estoque

O inventário de estoque é uma lista de todos os bens e materiais que estão armazenados na empresa para uso da produção, para comercialização ou para aplicação em serviços.

Na elaboração do inventário de estoque é importante dar atenção aos detalhes: quando mais preciso e minucioso o inventário for feito, melhor ele irá atender às necessidades da empresa. Além do nome dos itens e de sua quantidade, o inventário deve ter também a descrição de cada item.

O inventário de estoque segundo as leis brasileiras

A contabilidade possui leis próprias em cada país, embora sigam basicamente as mesmas regras. No Brasil, as normas contábeis são regulamentadas pelo Conselho Federal de Contabilidade, que determina, entre outras regras, os padrões para a elaboração do inventário de estoque.

De acordo com as normas, as empresas que optam pela tributação com base no Lucro Real, devem fazer o Livro de Registro de Inventário trimestralmente ou anualmente. O Livro de Registro de Inventário é obrigatório para as empresas optantes pelo Lucro Real para que possam complementar o balanço anual.

O Livro de Registro do Inventário é um item obrigatório para as empresas sempre que houver qualquer alteração, devendo ser feito todos os anos ou em processos de incorporação, cisão, fusão ou falência.

O inventário de estoque nas indústrias

As indústrias trabalham com estoques diferenciados, possuindo itens destinados à produção (matérias primas), produtos em elaboração e produtos acabados, dentro de um processo dinâmico, com variação diária e constante dos itens. Assim, o inventário de estoque deve ser feito dentro de uma metodologia, com o constante controle do estoque.

Nas indústrias, o controle de estoque deve ser sempre atualizado, com fácil acesso para a contabilidade, devendo ser elaborado o inventário de estoque em módulos distintos, considerando a destinação de cada item:

• Inventário de estoque de matéria prima, que deve ser mantido atualizado com os dados de quantidade, valores e descrição dos itens armazenados e que se destinam aos processos de produção;
• Inventário de material em processo, composto dos itens que já entraram na linha de produção e que estão sendo convertidos em produtos finais, tornando o inventário mais preciso;
• Inventário dos produtos finais, onde devem ser registrados os dados relativos aos produtos finais, que estão estocados e prontos para sua comercialização.

Divisão do inventário de estoque

Tudo o que está armazenado na empresa faz parte do seu estoque. Os itens disponíveis para uso são divididos em quatro principais tipos, que devem ser considerados no momento da elaboração do inventário de estoque:

• Matéria prima e componentes adquiridos para utilização na produção;
• Produtos em elaboração, que ainda não estão prontos para comercialização e sim em processo de produção;
• Produtos acabados, prontos para ser comercializados;
• Consumíveis, que são itens utilizados para consumo e não integram a produção.

Uma empresa que mantém o seu controle de estoque deve estar atenta à quantidade de cada item, mantendo o número adequado para não interromper os processos de produção.

Dentro de cada tipo de estoque, a empresa pode categorizar os itens de acordo com o seu valor. Assim, é possível organizar o estoque estabelecendo a sua ordem de preço, considerando os valores baixos, médios e altos, possibilitando melhor planejamento das compras e controle das despesas com manutenção e substituição das peças.

É necessário, no entanto, não negligenciar nenhum dos itens necessários, lembrando que cada peça do estoque deve ter uma utilização, não podendo faltar para não prejudicar o processo de produção.

Em sua elaboração, o inventário de estoque é um processo bastante simples, necessitando apenas que sejam contados os itens e feitas as suas descrições, buscando o melhor método para estabelecer o preço, que pode ser feito pelo valor médio ou pelo valor da última compra.

Também é importante lembrar que a contagem dos itens deve ser feita de forma criteriosa, com conferência realizada após a contagem por outra equipe, para que o inventário de estoque espelhe a realidade.

Periodicidade do inventário de estoque

Para uma empresa que mantém o controle do estoque, a periodicidade de contagem física dos itens poderá ser feita de forma constante, separando-se áreas do almoxarifado e conferindo se a quantidade de itens confere com o controle. Essa tarefa demanda apenas uma parte do dia, podendo ser realizada em momentos de menor movimento na expedição.

No caso das empresas que não mantém o controle de estoque, o ideal é que a contagem dos itens seja feita pelo menos mensalmente, evitando que haja discrepância entre o que está contabilizado e o que existe realmente, podendo-se fazer o ajuste contábil a cada mês.

É importante ter em conta que o estoque é um capital investido, exigindo assim a atenção especial dos gestores de estoque, mantendo a quantidade necessária para sua utilização, sem excesso, uma situação que gera investimento desnecessário, e sem falta de itens, o que pode prejudicar a produção.