Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
A folha de pagamento é parte integrante da documentação para organizar a atividade empresarial. A folha de pagamento compreende informações relevantes sobre o salário, adicionais e descontos feitos para cada funcionário. À medida que as empresas crescem e se destacam no mercado, novos empregados vão sendo contratados, aumentando as responsabilidades e obrigações trabalhistas e previdenciárias.
O setor contábil das empresas, juntamente com os setores de recursos humanos, vem buscando meios de automatizar estes processos, de maneira a serem realizados rapidamente e com cálculos mais precisos, evitando eventuais vícios. Dada as mudanças legislativas e tributárias, os profissionais de recursos humanos e contadores devem se atualizar constantemente, adequando suas atividades ao que é previsto em lei.
Proceder com a confecção manual da folha de pagamento, considerando o vasto corpo de funcionários das empresas, tem se tornado um procedimento demasiadamente difícil, comprometendo os resultados do negócio. Como uma alternativa para atender à esta demanda crescente surgiram os sistemas de folha de pagamento, que automatiza a listagem dos dados de cada empregado e otimizam o tempo utilizado para realizar estas atividades.
O sistema de folha de pagamento permite o cadastramento de dados e o cruzamento de informações, facilitando o cálculo e reduzindo custos para a companhia. O sistema de folha de pagamento viabiliza ainda o acompanhamento das informações pelo empregado através do envio por e-mail.
Benefícios da utilização do sistema de folha de pagamento
Com a implementação do sistema de folha de pagamento como medida para otimização da rotina contábil e administrativa poderão ser aproveitados benefícios variados, trazendo resultados positivos para o negócio, especialmente a longo prazo.
Redução de custos
O sistema de folha de pagamento, assim como os outros sistemas e programas que automatizam procedimentos internos, permite a considerável redução de custos devido ao uso de equipamentos tecnológicos, reduzindo os gastos com a manutenção de profissionais da área.
Caso a empresa opte por terceirizar a folha de pagamento, essa redução será ainda maior, pois haverá somente o custo dos serviços contratados.
Agilidade em transferências e pagamentos
Com o uso do sistema de folha de pagamento, os salários são pagos aos funcionários de maneira prática, evitando atrasos. O sistema de folha de pagamento permite a programação de transferências bancárias, de modo a ser feita, mensalmente, em uma data previamente estipulada automaticamente. Esta funcionalidade facilita, ainda, o trabalho do setor financeiro, no momento de fiscalizar se as transferências foram feitas corretamente.
Maior precisão nos cálculos
A contabilização dos salários, adicionais e descontos a serem efetuados quando realizada por meio dos programas integrados ao sistema de folha de pagamento proporciona resultados mais precisos, garantindo mais segurança e confiabilidade ao cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias.
Envio da folha por e-mail
O sistema de folha de pagamento possui como uma de suas funções o envio da folha por e-mail, de forma que os empregados e gestores possam acompanhar os dados com mais praticidade.
Este acesso facilitado, da folha de pagamento aos empregados, permite que estes avaliem se a companhia está cumprindo devidamente todas as obrigações legais.
Confecção de relatórios detalhados
A utilização do sistema de folha de pagamento na rotina contábil da empresa proporciona a elaboração de relatórios detalhados, conforme as informações específicas que são fornecidas pelo sistema.
Estes relatórios irão auxiliar a gestão das companhias orientando na tomada de decisões importantes para o negócio, proporcionando maior crescimento econômico.
Leia também sobre: Gestão de folha de pagamento
Melhorias na gestão das finanças
O sistema de folha de pagamento, à medida que fornece cálculos mais precisos, viabiliza a otimização da gestão das finanças da empresa, de maneira a repensar o direcionamento dos recursos, para que sejam realizados investimentos em outros setores.
Controle do pagamento de tributos
O registro do pagamento dos tributos referentes à folha de pagamento dos empregados viabiliza o controle dos recolhimentos e a auditoria interna, evitando que a companhia seja autuada e exposta ao Fisco.
Esta digitalização facilita, inclusive, o armazenamento dos documentos e comprovantes de recolhimento, de modo a proporcionar maior segurança à companhia.
Leia também sobre: Como criar folha de pagamento
O funcionamento deste sistema na prática
O sistema de folha de pagamento, devido à sua versatilidade, pode ser adequado às necessidades rotineiras da empresa, possuindo um funcionamento simplificado e padronizado.
Cadastramento do corpo de funcionários
O primeiro passo será o cadastramento de todos os funcionários com as especificações pessoais completas e a função exercida, enquadrando-os de acordo com a categoria e o setor da empresa.
Inserção de dados referentes à remuneração
Após o cadastramento todos os dados referentes à remuneração do empregado serão inseridos. Nesta fase, deve-se informar o valor do salário bruto mensal, eventuais adicionais que o trabalhador faça jus ao recebimento e os descontos legais e convencionais que comumente são feitos.
Este procedimento permitirá que a equipe contábil alcance o exato valor do salário líquido do empregado, respeitando os limites de desconto estabelecidos.
Apuração de tributos e demais contribuições
Após o cálculo do valor do salário, será o momento em que o sistema irá proceder com o levantamento dos tributos referentes à folha de pagamento, como a contribuição do INSS e o imposto de renda, para que sejam devidamente recolhidos.
Confecção dos relatórios finais
Finalizada a fase de cálculos e descontos salariais, o programa irá fornecer um relatório final, detalhando as etapas de todo o processo. Este relatório permitirá que o setor de recursos humanos avalie a eficácia do sistema, e controle o cumprimento das obrigações legais. Os relatórios podem auxiliar, ainda, na tomada de decisões futuras para a empresa, como medida de otimização administrativa e financeira.
Envio por e-mail
Com a folha de pagamento completa, o sistema, conforme for programado, enviará por e-mail as informações aos empregados, para que estes acessem a folha mais facilmente, e fiscalizem o cumprimento das obrigações trabalhistas e previdenciárias.
A terceirização do sistema de folha de pagamento
Em suma, percebe-se que a contratação de serviços terceirizados permite uma considerável redução de custos. O mesmo se observa na terceirização dos serviços de folha de pagamento, por meio da contratação de empresas que utilizam sistemas automatizados para a realização destas atividades.
Portanto, para obter os resultados que são proporcionados pelo uso de um sistema de folha de pagamento, de maneira mais acessível, a terceirização desta espécie de serviço mostra-se como uma opção favorável e atrativa.
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