Ideias Dicas para fazer seu negócio crescer
Se você é empresário e não quer colocar a reputação de sua empresa em jogo, deve contar com um sistema de gerenciamento de documentos. Afinal, ter essa ferramenta em seu dia a dia evita que seu negócio corra riscos desnecessários, como o de perder dados ou o de ter informações confidenciais vazadas.
Ao limitar o acesso dos usuários às informações, um bom sistema de gerenciamento de documentos garante a sua segurança, pois protege os seus dados. Além disso, facilita a busca de informações, já que promove uma organização de arquivos bem mais eficiente.
Quer mais? Pois essa ferramenta também proporciona mais agilidade para as demandas do cotidiano. Segundo a Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações. Como, no mundo dos negócios, tempo é dinheiro, é melhor otimizá-lo, não é mesmo?
Quer entender melhor o que é sistema de gerenciamento de documentos e conhecer as suas vantagens? Então, leia este artigo o fim!
O que é um sistema de gerenciamento de documentos?
Um sistema de gerenciamento de documentos é uma ferramenta que organiza, armazena e disponibiliza arquivos e dados. Além disso, ao oferecer um mecanismo de pesquisa, permite um acesso mais fácil e rápido a eles.
Isso tudo, é claro, é feito eletronicamente por meio de um software de gestão de documentos. Conhecido como GED, esse recurso vem ganhando destaque entre os gestores. Afinal, é muito mais prático armazenar arquivos virtualmente do que utilizar recursos antiquados para guardar papéis.
De acordo com pesquisa da AIIM (Association for Information and Image Management), 40% das empresas ainda têm seus arquivos em papel . Uma das razões é que muitas delas desconhecem a existência de meios que reduzam e que, até mesmo, eliminem o uso desse material.
Mesmo assim, segundo reportagem publicada no Estadão, o cenário está mudando. Isso porque muitas companhias já perceberam que adotar uma gestão eletrônica de documentos (GED) pode ser uma atitude benéfica. Afinal, trata-se de um modo simples de reduzir gastos e de aumentar eficiência.
Quer saber como fazer uma gestão de documentos digitais eficaz? Então, clique aqui e leia este post. Por meio dele, você conhecerá o passo a passo de sucesso desse processo!
Vantagens de usar um sistema de gerenciamento de documentos
Crédito: Freepik
Utilizar um sistema de gerenciamento de documentos traz vantagens significativas. Conheça algumas delas:
1. Economiza espaço
Como a maioria dos documentos têm, no mínimo, cinco anos como prazo de guarda, a necessidade por espaço pode se transformar em um problema. A solução para isso é adotar um bom software de gerenciamento de documentos. Isso porque ele diminui, consideravelmente, a necessidade da guarda de arquivos em papel.
2. Reduz os gastos
Ao utilizar uma ferramenta eletrônica de gestão de arquivos, sua empresa não gastará mais com impressão. Afinal, os documentos ficarão armazenados na nuvem e só serão impressos caso exista necessidade.
3. Contribui para o meio ambiente
Ao eliminar a necessidade constante de impressão , o GED também apresenta ganhos para o meio ambiente. Em outras palavras, ao substituir o material impresso pelo armazenamento digital, o planeta sai ganhando.
4. Aumenta a produtividade
A produtividade aumenta a partir do momento em que não é mais necessário ficar procurando um arquivo importante. Isso porque ao gerenciar documentos de forma eletrônica, é possível organizá-los facilmente. Logo, há mais tempo para realizar outras atividades.
5. Dá um boost na eficiência
Um bom sistema de gerenciamento de documentos gera mais eficiência, já que a busca por informações acontece de forma mais dinâmica. Sendo assim, em vez de procurar em pilhas de arquivos, o seu colaborador só precisará acessar o software e pesquisar o que precisa. Simples assim!
6. Diminui as falhas
Um software de gerenciamento de documentos reúne todas as informações em um único lugar. Isso simplifica as avaliações de dados dos clientes. Com mais precisão, o número de falhas também cai.
7. Melhora a acessibilidade
Quem nunca se desesperou ao lembrar que se esqueceu de um papel importante no escritório? Com uma gestão assertiva de arquivos, isso não acontece mais. Afinal, com esse recurso, é possível acessar um documento pela Internet, e isso independe do lugar do mundo em que esteja.
8. Controla a segurança
Com um sistema de gerenciamento de documentos adequado, é possível reforçar a segurança da informação. Isso porque o software só permite que pessoas autorizadas tenham acesso aos dados. Consegue perceber como isso pode diminuir, consideravelmente, o risco de informações confidenciais vazarem?
9. Proporciona um compartilhamento inteligente
Por meio de um sistema de gerenciamento de documentos eficaz, você escolhe quem pode acessar os dados. Assim, compartilhar informações com seu time, parceiros e clientes fica muito fácil, seguro e, claro, inteligente.
10. Mantém você no controle de versões, revisões e aprovações
Ao adotar um software de gerenciamento de documentos, você notará a facilidade de configurar e controlar a gestão de versões, revisões e aprovações de arquivos. Isso porque, por meio dele, é possível verificar se houve alterações no documento e saber quando elas aconteceram.
11. Oferece assinatura digital
Boas ferramentas de GED permitem que os arquivos eletrônicos sejam assinados com certificado no ICP-Brasil. Com isso, sua empresa conquista mais credibilidade.
Dicas para escolher um bom software de gerenciamento de documentos
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Há no mercado muitas soluções eficientes relacionadas à gestão de arquivos. Para saber como escolher, separamos algumas dicas.
1. Verifique a capacidade de armazenamento
Avalie a quantidade de arquivos de cada departamento de sua empresa. Depois opte por um sistema que corresponda às expectativas de todos eles. Isso é, verifique se ele permite o armazenamento de arquivos em extensões e formatos variados, como DOC, PDF e JPG, por exemplo.
2. Considere a facilidade de acesso
Considerar a experiência do usuário deve ser uma das prioridades ao escolher um software para o seu negócio. Portanto, avaliar se o sistema oferece recursos que realmente facilitem o gerenciamento de dados é muito importante.
3. Analise a credibilidade do fornecedor
Antes de adquirir um recurso desse gênero, é crucial conhecer a credibilidade de quem o oferece. Isso porque há no mercado muitas empresas que fornecem soluções, mas nem todas possuem expertise para isso.
Agora que você já conhece a importância de ter um bom sistema de gerenciamento de documentos, pode contar com o oHub se quiser contratar uma empresa que ofereça essa solução. O processo é muito rápido e simples. Você faz uma cotação e recebe diversas propostas de um só pedido. Se preferir, pode clicar aqui, e conhecer as melhores fornecedoras de GED do mercado.
