6 softwares para digitalização de documentos

Na hora de transformar seus arquivos em imagens digitais, você vai precisar de um software para digitalização de documentos.

Esses programas são instalados no computador e conectados à máquina de scanner que você vai usar para fazer a digitalização.

A vantagem é que existem muitas opções de software para digitalização de documentos grátis, então é um custo que você pode economizar.

Fazer uma Gestão Eletrônica de Documentos (GED) torna o acesso aos arquivos mais rápidos, a segurança aumenta, evita-se perdas e é mais fácil recuperar arquivos também.

A principal função de um programa de digitalizar documentos é transformar os arquivos físicos em arquivos digitais.

Quando o objetivo além de digitalizar é deixar os documentos editáveis e pesquisáveis, é importante ter uma máquina de scanner profissional com o sistema OCR.

A sigla em português significa Reconhecimento Ótico de Caracteres e é um recurso das máquinas capaz de diferenciar letras e palavras em um arquivo de imagem.

Dessa forma, você poupa o tempo que gastaria digitando novamente um arquivo e ainda consegue salvar PDFs para que o conteúdo seja pesquisável.

Confira abaixo seis opções de software para digitalização de documentos que podem ajudar quando você precisar digitalizar um arquivo na empresa. 

LISTA de softwares para digitalização de documentos

Nesta lista de software para digitalização de documentos priorizamos os programas gratuitos.

Isso porque muitos dos softwares são cobrados em dólar e com a moeda em alta, o investimento pode ser muito elevado.

Além disso, as opções de software para digitalização de documentos grátis dão conta do recado e vão ajudar sua empresa nesse processo.

1. Epson Scan Smart

O Epson Scan Smart é um software para digitalização de documentos dos scanners da marca Epson.

Ao adquirir um equipamento, independentemente da marca, ele tem um software para digitalização próprio do modelo de scanner.

Antigamente, o software vinha na embalagem em formato de CD, mas, hoje, as marcas disponibilizam o link para download em seus sites oficiais.

Dessa forma, você não precisa pagar e nem baixar arquivos de terceiros, o que protege os computadores da empresa de malwares e vírus que causam danos aos sistemas operacionais.

Alguns benefícios do Scan Smart são:

• sugestão de nome para os arquivos baseado no conteúdo digitalizado;
• conversão dos arquivos de papel em PDFs buscáveis usando OCR;
• opção de salvar e editar arquivos nos formatos Microsoft Office (Word, PowerPoint ou Excel).

Outras marcas que também disponibilizam software para digitalização de documentos grátis são: HP, Kodak, Canon e Samsung.

Leia também: Como fazer a digitalização de documentos? O que considerar?

2. NAPS2

Outra opção de software para digitalização de documentos é o Not Another PDF Scanner 2 ou apenas NAPS2.

O destaque do NAPS2 é que o programa tem vários recursos úteis e todos gratuitos, então você pode instalar sem preocupação em todos os computadores da empresa.

A interface do software é simples, mas possui todas as funções acessíveis, o que deixa o uso bastante intuitivo.

Sua principal função é a de transformar arquivos físicos para o formato digital em PDF. É possível fazer ajustes relacionados à fonte, tamanho do documento e resolução. 

No NAPS2 também é possível escanear e criar documentos pesquisáveis, utilizando o recurso OCR do scanner. Assim, você pode editar os PDFs no computador.

Para fazer o download, basta acessar o site oficial do NAPS2 para instalar no seu computador.

Leia também: 10 passos para uma gestão de documentos digitais eficiente.

3. Advanced Scan to PDF Free

Outra opção de software para digitalização de documentos grátis é o Advanced Scan to PDF Free.

O programa é bastante popular entre os digitalizadores de arquivos, pois também possui um conjunto de funcionalidades úteis no dia a dia de uma empresa.

Assim, o arquivo em PDF pode ser formatado para um tamanho de página específico ou ser reduzido na digitalização.

Uma funcionalidade bastante útil que o Advanced Scan to PDF Free tem é a opção de configurar senhas para acesso ao conteúdo de um PDF.

O usuário também pode incluir sua assinatura digital nos documentos que exigirem valor legal de forma rápida e prática.

O download do Advanced Scan to PDF Free pode ser feito através do site oficial e é compatível com todas as versões do Windows. 

4. Photoscan

Quem usa computadores Windows pode baixar o software para digitalização de documentos Photoscan direto da Microsoft Store.

O programa é básico, mas cumpre bem a função de digitalizar documentos, imagens e conversão de escrita a mão em texto — nesse último ponto, vale destacar que a digitalização nem sempre é 100% fiel.

Um destaque importante que está sendo atualizado pelos programas de digitalizar documentos é a conversão de voz em texto e o Photoscan executa bem esse recurso.

Então, vale a pena usá-lo se você precisar converter suas notas em áudio para texto. #ficaadica.

Para fazer o download no seu computador Windows, acesse a página do software na Microsoft Store.

5. PaperScan

O PaperScan é outra opção de software para digitalização de documentos gratuita que você pode testar na sua empresa.

O programa se conecta facilmente com os vários tipos de máquinas de scanner, permitindo transformar documentos em PDFs ou imagens facilmente.

Além de digitalizar seus documentos, o Paper Scan permite editar, fazer ajustes na posição e na rotação das imagens e até melhorar a qualidade. 

Para fazer o download da versão mais recente do programa, acesse a página oficial do Papel Scan.

6. Adobe Scan

Nem sempre estamos no escritório quando é necessário fazer a digitalização de um documento certo?

Então, o Adobe Scan é o software para digitalização de documentos ideal para ter instalado no seu smartphone ou tablet.

O app gera imagens nítidas, orienta o ajuste de bordas e permite vários modos de captura. Além disso, você pode salvar as digitalizações de imagens, textos impressos ou escritos a mão nos formatos jpg ou PDF e compartilhar com quem precisar. 

O aplicativo Adobe Scan está disponível tanto no sistema Android quanto no iOS.

Qual o melhor software para digitalização de documentos?

Aproveite as opções e faça testes com as dicas da nossa lista de softwares para digitalização de documentos.

Se além de um trabalho de digitalização, você quiser integrar um software para gestão de documentos digitalizados para criar uma organização de arquivos digitais, vale a pena contratar uma empresa especializada nesse tipo de serviço.

A digitalização de documentos é um trabalho minucioso e que deve respeitar alguns requisitos de lei importantes.

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