Técnicas para selecionar fornecedores

Selecionar fornecedores é um processo que demanda conhecimento por parte do responsável pelo setor de compras de uma empresa. O funcionário responsável pela seleção de fornecedores deve conhecer todos os processos empresariais, os setores e suas necessidades, os suprimentos que melhor atendam os critérios de qualidade adotados e as condições de compra a serem realizadas.

Neste trabalho, selecionar fornecedores quer dizer, fundamentalmente, buscar os que possam trabalhar com qualidade, quantidade, prazo de entrega e preço. O fornecedor mais capacitado para trabalhar com a empresa é aquele que tem a tecnologia exigida para fabricar o produto na qualidade exigida, que tem a capacidade de produzir a quantidade necessária e que tem condições de administrar preços competitivos dentro do mercado.

Não se pode pensar que selecionar fornecedores seja um processo fácil e simples: é necessário que se tenha conhecimento para identificar as características solicitadas dos suprimentos comprados, considerando os fatores que possam aprovar o fornecimento:

• O fornecedor deve ter habilidade técnica para produzir e fornecer o produto como solicitado;
• Deve ter capacidade produtiva para satisfazer às especificações com o mínimo possível de imperfeições;
• Deve ser confiável, ter boa reputação no mercado e ser financeiramente sólido;
• Deve fornecer o apoio técnico no pós-venda;
• Preferencialmente, o fornecedor deve estar localizado próximo ao comprador ou, pelo menos, manter estoques suficientes para atendimento imediato do comprador;
• Finalmente, o fornecedor deve oferecer preços competitivos, sem obrigatoriamente ser o mais baixo do mercado.

Os critérios para selecionar fornecedores

Cada empresa deve estabelecer critérios próprios para selecionar fornecedores, dentro de suas necessidades específicas. Podemos, no entanto, estabelecer alguns critérios básicos para a seleção, como a inclusão de amostras de produtos ou apresentação de serviços; comprovar a qualidade e a capacidade dos produtos; ou mesmo apresentar um histórico da organização, com referências de outros clientes.

Algumas empresas mantém em seus arquivos listas com informações detalhadas dos fornecedores potenciais, com dados como a experiência anteriormente obtida com determinado fornecedor ou suas características básicas para a produção dos suprimentos necessários.

Atualmente, no entanto, as empresas também têm a possibilidade de buscar informações na internet, em associações locais voltadas para o mercado, ou mesmo para obtenção de catálogos de negócios. Em determinados casos, no entanto, também é necessário manter um contato direto, com visitas às instalações, por exemplo, para cientificar-se da qualidade e da potencialidade de cada fornecedor.

As reuniões com fornecedores também pode ser uma alternativa para selecionar fornecedores, onde há condições de se assegurar de que os eles possuem a correta compreensão das necessidades do comprador.

Na falta de fornecedores credenciados, a empresa pode recorrer ainda a anúncios em publicações voltadas para o mercado em que trabalha, possibilitando a adesão de fornecedores não conhecidos e que possam atender sua demanda com a qualidade exigida.

O processo de selecionar fornecedores deve incluir ainda formulários de solicitação de orçamentos específicos para cada tipo de produto ou serviço, que podem ser encaminhados para as empresas cadastradas, dentro das qualificações dos produtos ou serviços.

A partir da devolução desses orçamentos, a equipe de compras deve fazer a avaliação de cada um deles, verificando se cumprem com as especificações técnicas e com as normas administrativas.

O setor de compras, desta forma, deve manter sempre uma base de dados sobre os fornecedores, tanto dos já conhecidos quanto dos potenciais, tendo assim alternativas para a melhor escolha dos produtos e serviços, considerando sempre algumas condições:

• Conhecer a descrição detalhada dos suprimentos necessários;
• Ter sempre uma seleção das fontes que possam fornecer os suprimentos;
• Manter informações sobre os preços praticados no mercado;
• Colocar os pedidos em sua ordem de prioridade;
• Fazer o acompanhamento dos pedidos de compras;
• Verificar as notas fiscais e os respectivos romaneios;
• Manter atualizados os registros de fornecedores;
• Manter sempre relacionamento com os vendedores.

Considerando esses procedimentos, a partir dessa organização interna do setor de compras, é possível manter uma seleção criteriosa de fornecedores, combinando os fatores qualitativos e quantitativos de cada um deles, o que possibilita que seja mais rápido e eficiente o processo de compras. O setor de compras, então, pode ter sob seu controle os dados que facilitem esse processo, considerando para isso alguns itens essenciais:

• Selecionar os fatores que devem ser considerados na avaliação de cada fornecedor, seja ele já conhecido ou potencial;
• Atribuir pesos específicos dentro de cada fator, determinando a importância de um fator com relação aos outros;
• Atribuir uma pontuação para os fornecedores para cada fator importante relacionado ao produto.

Essa classificação poderá facilitar a seleção dos melhores fornecedores, cumprindo com as obrigações específicas dos setor de compras, ou seja, o correto e satisfatório atendimento dos processos industriais, minimizando custos e propiciando maior produtividade e lucratividade.