Terceirização de departamento pessoal: o que é + como fazer?

Na terceirização de serviço pessoal, uma empresa contrata outra para lidar com a burocracia diária ligada à manutenção do time de colaboradores. Entre os serviços terceirizados, estão a admissão e demissão de pessoal e os custos que envolvem essas ações.

Portanto, pode-se dizer que o setor é vital para o funcionamento do negócio, e terceirizá-lo pode ser benéfico, já que é um tipo de contratação mais flexível, que proporciona uma redução dos custos operacionais.

Quer entender como o processo funciona? Então, continue a leitura deste artigo do oHub! A seguir, explicamos os demais benefícios e desvantagens da prática, assim como o que um bom contrato de terceirização tem.

O que é terceirização de departamento pessoal?

A terceirização de departamento pessoal (DP) é a contratação de uma empresa para gerenciar as questões burocráticas relacionadas aos colaboradores de uma organização, como contratação, demissão, pagamento de benefícios, pedidos de férias, emissão de folha de pagamento e controle dos custos dessas e outras atividades. 

O objetivo desse processo é agilizar a execução dos trabalhos do setor e ter uma redução dos custos operacionais, já que, no geral, terceirizar é mais barato do que manter uma equipe interna que desempenha os mesmos serviços. 

Entenda melhor as diferenças de escolher entre departamento pessoal de serviço próprio ou terceirizado a seguir!

Departamento pessoal de serviço próprio ou terceirizado: quais as principais diferenças?

O departamento pessoal de serviço próprio funciona com uma equipe interna. Isto é, selecionada, contratada e treinada pela própria empresa que, além disso, disponibiliza as ferramentas necessárias para o trabalho — como softwares para emissão de folha de pagamento ou controle de ponto.

Enquanto na terceirização, essa equipe é externa e não cria vínculos empregatícios com o negócio. Neste caso, faz-se o acordo diretamente com o fornecedor de serviços que arca com os custos que citamos acima. 

Por conta disso, o custo-benefício da terceirização de departamento pessoal costuma ser melhor, já que a contratante investe menos para manter uma equipe do mesmo tamanho, além de lidar com menos burocracia. 

Entretanto, esse processo não é vantajoso para todas as empresas. Para decidir em qual categoria a sua se encaixa, é importante pesar os prós e os contras da terceirização — assunto que você confere no próximo tópico!

Quais as vantagens e desvantagens de terceirizar o departamento pessoal de uma empresa?

Vantagens 

Além da redução dos custos operacionais, as demais vantagens da terceirização do departamento pessoal são: 

• acesso à mão de obra especializada, já que os fornecedores investem em capacitações constantes para manter seu time atualizado com as últimas novidades da área; 
• flexibilidade de contratação, uma vez que sua empresa contrata apenas os serviços que precisa e paga conforme a demanda;
• escalabilidade, pois seu negócio pode aumentar suas operações sem investir mais dinheiro em contratação de pessoal ao contatar o fornecedor e solicitar um pacote de serviços mais robusto; 
• melhoria da conformidade com leis e regulamentações locais, pois a mão de obra terceirizada se mantém a par das mudanças na legislação trabalhista.

Para completar, terceirizar o departamento pessoal permite que os gestores e profissionais do RH  tenham mais tempo para focar no core business — atividades-chave. Por exemplo, criar estratégias de expansão, no caso dos líderes, e cuidar do pessoal interno, no caso do RH. 

Aproveite para ler este artigo: o que é BPO de recursos humanos — quais são os serviços e vantagens de contratar?

Desvantagens 

Como falamos, a terceirização de departamento pessoal não é para todos. Isso porque a prática tem algumas desvantagens, como:

• perda de controle interno, já que o fornecedor aplica seus próprios protocolos de organização de pessoal; 
• risco para a segurança da informação, visto que seus dados “caem nas mãos” de terceiros que nem sempre usam um sistema de proteção de dados robusto ou estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD); 
• aumento da dependência de um fornecedor, pois, sem equipe interna para executar as tarefas, seu negócio precisa ter um time externo de maneira contínua, em especial porque que os processos de seleção e recrutamento demoram e você não pode deixar o departamento “às moscas”; 
• dificuldade para integrar a equipe externa à cultura organizacional, uma vez que as pessoas recebem outro treinamento e não estão habituadas ao dia a dia da sua organização. 

Como preparar o contrato de terceirização de departamento pessoal para facilitar a transição?

Antes de assinar um contrato de terceirização de departamento pessoal, verifique se o documento apresenta os seguintes elementos:

• informações sobre contratante e fornecedor (nome das empresas, CNPJ, endereço e contato); 
• descrição do serviço; 
• detalhamento dos direitos e deveres das duas partes; 
• data de início e término do contrato; 
• valores e formas de pagamento pelos serviços. 

Fora isso, certifique-se de adicionar cláusulas importantes, como acordo de nível de serviço (SLA), para alinhar a qualidade das entregas, e de confidencialidade, para garantir que seus dados sensíveis não caiam em “mãos erradas”. 

Onde encontrar um fornecedor de serviços confiável?

Agora que você sabe o que é e quais as vantagens e desvantagens de terceirizar o departamento pessoal, decidiu por ter uma equipe externa para desempenhar as tarefas deste departamento? 

Então, preste atenção à escolha do fornecedor. A empresa terceirizada deve ter uma boa reputação no mercado e oferecer bom atendimento e suporte aos seus clientes, além de tratar bem os colaboradores. 

Outro ponto crucial é preparar o seu negócio para uma transição suave, com a definição de metas de desempenho e detalhamento do escopo do setor — as tarefas que executa durante o dia. 

Por fim, para ter sucesso na terceirização de departamento pessoal, procure por bons fornecedores on-line. 

No oHub, por exemplo, você encontra os melhores fornecedores do mercado e solicita um orçamento personalizado sem sair de casa. 

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