O que é terceirização de portaria? Como contratar?

A terceirização de portaria é um tipo de serviço bastante popular entre empresas e condomínios por trazer mais segurança, menos burocracia e ainda promover economia de custos.

A Confederação Nacional da Indústria (CNI) diz que a maioria das empresas, cerca de 80%, já terceirizam algum tipo de serviço, e a portaria costuma estar na lista. Que tal entender como funciona para ver se é a melhor opção para você?

Então, continue neste artigo exclusivo do oHub para entender o que é, quais as vantagens e como funciona a terceirização de mão de obra de portaria.

O que é terceirização de portaria?

A terceirização de portaria é a contratação de uma empresa especializada em prestar serviços referentes à portaria de empresas e condomínios. Essas prestadoras ficam responsáveis por dispor de mão de obra mais técnica para atuar nas dependências do contratante durante o tempo previsto no acordo firmado entre as duas partes. 

O que o serviço de portaria terceirizado faz?

Entre as obrigações das empresas terceirizadas de portaria estão:

• controle do acesso às dependências do prédio (seja comercial ou residencial); 
• monitoramento de quem entra e quem sai, bem como os horários de chegada e saída de visitantes e prestadores; 
• checagem periódica das câmeras de segurança;
• impedimento da entrada de pessoas não autorizadas e, se necessário, contato com as autoridades locais; 
• abertura da garagem para que os veículos autorizados possam entrar e sair; 
• orientações a visitantes e prestadores de serviços; 
• fiscalização para garantir o cumprimento das regras e normas de segurança do local; 
• recebimento de correspondências. 

Veja mais: função do porteiro — entenda quais tarefas fazem parte do trabalho

Como funciona a terceirização de mão de obra para portaria?

A terceirização de portaria de condomínios e prédios comerciais funciona de maneira bem semelhante: por meio de um contrato de prestação de serviços que determina quais tarefas a contratada desempenha e qual o valor a contratante paga. 

Após esse passo, o fornecedor envia os profissionais terceirizados para executar suas funções e precisam prestar contas ao fornecedor que, por sua vez, atualiza o cliente de tudo o que acontece nas dependências do seu estabelecimento. 

Veja mais detalhes em: como funciona a terceirização de serviços? Quais as vantagens?

Quando contratar a terceirização de portaria?

A contratação de uma empresa de terceirização de portaria deve ser uma decisão consciente. Em outras palavras, é preciso avaliar se vale a pena adotar esse tipo de serviço antes de dar o próximo passo. 

E como fazer isso? Uma dica é analisar duas questões principais no seu dia a dia. A primeira é se há uma demora ou aumento da dificuldade na realização de tarefas que costumavam ser simples. Por exemplo, encontrar um bom porteiro para ocupar o turno da noite. 

A segunda é quando você percebe que a preocupação com a portaria tira o foco de atividades estratégicas. De volta ao caso do porteiro noturno, esse tempo de procura pode comprometer a administração de outras áreas do condomínio ou empresa e atrasar a execução de tarefas-chave.

Estes dois casos indicam que está na hora de procurar a ajuda de terceiros, cujos benefícios explicamos a seguir.

Quais os benefícios da terceirização de portaria?

1. Eficiência no trabalho executado

Por mais que você exija experiência e referências na candidatura, não é sempre que os candidatos a uma vaga de porteiro são de fato satisfatórios. 

Tampouco, apresentam a qualificação esperada e adequada. Portanto, é complicado saber o nível de qualificação do profissional escolhido para ficar na portaria para as atividades, especialmente no quesito de segurança.

A terceirização de portaria é a resposta para eliminar esse problema. Ao optar pelo serviço, o condomínio tem garantia de que os profissionais são qualificados e treinados, além de ter o respaldo completo da empresa para qualquer situação que envolva o serviço de portaria terceirizado. 

Para resumir, um dos maiores benefícios da terceirização de portaria é o acesso a funcionários de fato habilitados para atender às demandas e que, ainda por cima, são confiáveis e mais eficientes. 

2. Mais segurança

No geral, as empresas de terceirização de portaria oferecem treinamentos e capacitações constantes para garantir que seus colaboradores se mantenham atualizados com as normas de segurança. 

O cuidado cria funcionários preparados e treinados para lidar com diversos tipos de situações, e o condomínio se mantém tranquilo. Afinal, um porteiro bem instruído é sinônimo de segurança aos condôminos e visitantes.

3. Menos burocracia na contratação

A administração de pedidos inesperados de demissões, imprevistos e faltas são apenas alguns dos contratempos oriundos de um funcionário fixo na portaria.

Entretanto, com a terceirização do serviço, as questões relacionadas à gestão de pessoas ficam a cargo da empresa contratada. 

Portanto, se o porteiro que está na escala de trabalho não comparecer, a responsabilidade de encontrar um substituto é da companhia de terceirização. 

A burocracia de contratação de funcionários, como pagamento de salário, folgas e férias, também é responsabilidade da empresa.

Desse modo, ao optar pela contratação do serviço de terceirização, o condomínio ou empresa não tem preocupações administrativas, como adicional noturno, 13º e folgas. O fornecedor do serviço paga e gerencia todos os valores. 

4. Redução dos custos 

As reduções das burocracias resultam na otimização de gastos para seu condomínio ou prédio comercial. Em especial porque os valores pagos aos funcionários, o que inclui qualquer adicional ou encargo trabalhista, são de responsabilidade da empresa contratada.

Por exemplo, a partir do momento da contratação da terceirização de portaria, ficam sob responsabilidade da empresa os custos com:

• seleção de funcionários; 
• pagamento do 13º salário; 
• investimentos em treinamentos; 
• férias; 
• licença-maternidade; 
• horas extras
• compra de uniformes e equipamentos de segurança. 

A regra não vale somente para os custos de contratação. As despesas com demissões de funcionários são sempre mais pesadas para os condomínios.

Nos casos em que as pessoas do local não se adaptam ao encarregado selecionado, é preciso efetuar a dispensa. 

Por meio de uma empresa de terceirização de portaria, o condomínio ganha com a vantagem de trocar um colaborador por outro, caso o prédio não se adapte ao perfil do funcionário contratado, sem se preocupar com os gastos. Basta solicitar a troca do profissional. 

Os contratantes ficam isentos também de preocupações com faltas, porque, como falamos, a empresa dispõe de plantonistas e folguistas, o que permite economizar com o pagamento de horas extras (caso outro funcionário precise dobrar seu turno). 

5. Mais facilidade na gestão

Por não criar um vínculo trabalhista entre a empresa e os profissionais, na terceirização de portaria todos os assuntos ficam com o fornecedor dos serviços. Ou seja, você fica “livre” de questões administrativas. 

Como resultado, há uma maior facilidade na gestão geral do prédio, por saber que o setor de portaria está em boas mãos. 

O que deve constar em um contrato de prestação de serviços terceirizados de portaria?

Um contrato de prestação de serviços terceirizados de portaria deve ter: 

• dados completos das duas partes (contratante e fornecedor); 
• objetivo do contrato (serviços prestados); 
• deveres das duas partes; 
• prazo (ou duração) da prestação de serviço de portaria terceirizada; 
• valores e condições de pagamento; 
• especificidades para os casos em que há quebra de contrato. 

Ademais, é interessante adicionar informações a respeito de substituição de funcionários (em caso de faltas por problemas pessoais) e um seguro para cobrir acidentes de trabalho. 

Neste caso, o ideal é acordar, em contrato, que o fornecedor deve disponibilizar todo o Equipamento de Proteção Individual (EPI) necessário, assim como os treinamentos para os prestadores de serviços.

Desse modo, caso ocorra algum acidente, a contratante se isenta da culpa, pois fez o que esteve ao seu alcance para proteger a integridade física dos profissionais.

Como avaliar as melhores empresas de terceirização de portaria antes de contratar?

1. Faça pesquisa de preço e de mercado

Essa é a primeira dica desse guia, afinal, você está aqui atrás de uma solução que ajude sua empresa a poupar dinheiro, correto? E é claro que a preocupação com a economia não elimina a necessidade de qualidade do trabalho, mas interfere diretamente na escolha. 

Por isso, antes de contratar uma empresa de portaria de condomínio faça uma boa pesquisa para escolher o fornecedor ideal. Mas, lembre-se: o melhor prestador é que o tem um bom custo-benefício e não necessariamente o mais barato.

Ao mesmo tempo, faça uma pesquisa de mercado para escolher aqueles negócios alinhados com o porte, segmento e necessidade da sua empresa (ou condomínio). Isto é, ofereçam os serviços que você precisa.

Aproveite para ler: quanto custa uma portaria terceirizada?

2. Avalie o padrão de qualidade dos funcionários 

Como dissemos, preço não é tudo. E este ponto é especialmente verdade quando falamos sobre a segurança do local em que vivemos ou administramos, correto? Logo, antes de contratar uma empresa de terceirização de portaria de condomínio, pergunte sobre sua política de treinamento e seleção de pessoas.

Os treinamentos oferecidos pela empresa de portaria terceirizada devem ser contínuos, consoante às necessidades da empresa ou condomínio, e também conforme as novas técnicas que surgem no mercado.

3. Estude a política de emergência da empresa 

Quando um dos porteiros de sua folha de pagamento falta, o que você faz?

Além de ter a sensação de começar o dia com o pé esquerdo, é hora de pagar horas extras para outro profissional que trabalha com você, ou correr atrás de alguém para substituir o cargo.

Com a terceirização de portaria, a empresa contratada é quem deve resolver esses problemas, mas como? Você precisa descobrir, antes de assinar o contrato, quais as medidas da terceirizada para essas situações.

Entenda como acontece a substituição dos profissionais que trabalham com você, com que velocidade e em qual prazo. Esse passo é fundamental para evitar futuras dores de cabeça.

Porém, tenha em mente que, apesar de eficiente, a substituição de funcionários oferece um certo risco: a rotatividade excessiva de pessoas. Caso esse cenário se realize, pode ser que haja pouca integração com os demais colaboradores do local.

Vale lembrar também que a substituição de funcionários faz parte do serviço contratado. Assim como os imprevistos, falhas podem acontecer, mas não devem ser excessivamente comuns.

Uma boa dica para evitar esse tipo de situação é verificar, antes de contratar o serviço, se no contrato elaborado pela empresa terceirizada consta a garantia contra faltas.

4. Cheque se a prestadora cumpre os direitos trabalhistas 

O seu condomínio não é o responsável por arcar com o custo dos direitos trabalhistas, mas deve garantir que a prestadora contratada para a terceirização de portaria cumpra seu papel — para não ter dor de cabeça futuramente.

Ainda que a empresa ou condomínio contratante não tenha responsabilidades diretas em relação à contratação de funcionários, ou ao pagamento de salários e encargo, em casos de reclamações trabalhistas, quem contrata o serviço é co-responsável.

Se, por algum motivo, a empresa de terceirização de portaria não pagar corretamente ou negar direitos aos funcionários, o condomínio poderá arcar com as consequências legais e financeiras.

Por isso, antes de contratar o serviço, peça à terceirizada documentos que atestem as condições financeiras e a situação legal em que se encontra.

Além disso, é sempre válido perguntar aos funcionários se eles recebem seus salários regularmente e se têm seus direitos legais garantidos.

5. Peça referências 

Nada como uma boa indicação para saber se você escolheu uma boa empresa de portaria para ser sua parceira. Portanto, peça referências a outros condomínios e empresas que já utilizam o serviço da empresa que apresentou a melhor proposta.

O que eles acham do serviço? Do suporte? Empresas que prestam bons serviços para um condomínio tendem a repetir o comportamento com novos clientes e, por isso, costumam receber indicações positivas.

Como encontrar boas empresas terceirizadas de portaria?

Você encontra as melhores empresas de terceirização de portaria sem sair de casa nos hubs de serviços, como o oHub, que conecta você a fornecedores confiáveis na sua área.

A propósito, o oHub oferece um diferencial: um formulário para pedido de orçamento personalizado gratuito. Basta preencher e aguardar receber uma proposta customizada para atender suas necessidades.

Vai esperar o quê? Confira nossa seleção de empresas de portaria terceirizadas e escolha seu próximo fornecedor!