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Ao contratar uma empresa de terceirização de folha de pagamento, o contratante firma um acordo com um prestador de serviços. No geral, um negócio especializado no assunto, para executar todas as atividades referentes ao cálculo, emissão e gestão das folhas de pagamento.
E por que terceirizar a folha de pagamento? Vale mesmo a pena? A resposta costuma ser positiva, já que esse tipo de serviço pode entregar mais praticidade e economia para as organizações.
Quer entender como? Então, continue a leitura, porque, neste artigo exclusivo, o oHub fala sobre os desafios e resultados da terceirização de folha de pagamento e ainda:
- quais serviços a equipe terceirizada executa;
- quais cuidados tomar ao contratar um fornecedor;
- quanto custa terceirizar a folha de pagamento.
Acompanhe!
O que é terceirização de folha de pagamento?
A terceirização da folha de pagamento consiste em um sistema de trabalho em que uma empresa contrata outra, normalmente especialista na área de contabilidade e folha de pagamento, para executar essa tarefa indispensável para o bom andamento da contratante.
A organização que contrata os serviços fornece todas as informações sobre a folha de pagamento necessárias para sua execução e, no final do mês, só precisa conferir os dados para verificar se tudo está dentro dos padrões.
Contudo, para a empresa contratante, é necessário encontrar um fornecedor de qualidade, já que não pode haver qualquer tipo de problema com relação à folha de pagamentos, com a preservação de dados e com a confidencialidade das informações.
A terceirização da folha de pagamentos, como a de outras áreas ligadas a Recursos Humanos, é uma decisão que exige, obrigatoriamente, uma grande dose de confiança na empresa contratada.
Um dos motivos para esse cuidado é que é uma atividade essencial para a empresa desenvolvida por profissionais que estão alheios ao dia a dia das atividades.
No caso de a empresa prestadora de serviços não oferecer máxima qualidade de atendimento e serviços com tecnologia de ponta, a empresa contratante sofre graves prejuízos.
No entanto, quando a prestadora de serviços conta com sistemas de automatização de processos e um histórico de sucesso com a terceirização da folha de pagamento e outras atividades, demonstra eficiência e qualidade.
Desse modo, a contratante pode ter mais tranquilidade e economiza recursos, o que garante uma folha de pagamento sem falhas.
Leia para aprender mais: como funciona a terceirização de serviços? Quais as vantagens?
Quais as principais funções das empresas de folha de pagamento terceirizadas?
Caso esteja em dúvida sobre por que terceirizar a folha de pagamento, saiba que esse tipo de contratação é interessante por tomar conta dos seguintes tipos de serviços essenciais para as empresas:
- cálculo e pagamento de salários, 13º, férias e outros encargos trabalhistas;
- treinamento dos colaboradores para adequar a emissão da folha de pagamento às leis vigentes;
- atualizações dos protocolos de acordo com mudanças nas regulamentações fiscais ou alterações nos métodos de pagamento;
- monitoramento dos pagamentos para não esquecer ou pagar um valor errado para nenhum colaborador;
- cálculo sobre rescisão de contratos trabalhistas;
- emissão de comprovantes fiscais.
Não deixe de conferir: quais os procedimentos relativos ao processamento de folha de pagamento?
Quais os benefícios da terceirização de folha de pagamento?
Confira, a seguir, os principais benefícios que a terceirização da folha de pagamento oferece às empresas contratantes.
1. Economia de tempo
Implementar a folha de pagamento terceirizada permite que sua empresa economize tempo da equipe interna que, consequentemente, pode se concentrar nas atividades de maior valor agregado e geradoras de receita.
Ainda com a terceirização, o custo direto do processamento de sua folha de pagamento também diminui. Assim, você libera tempo e dinheiro para investir em outras atividades e ações que vão render lucros.
2. Bom custo-benefício
Ao adotar serviços de terceirização de folha de pagamento, uma empresa não precisa contratar trabalhadores para processar salários, impostos e finanças da empresa, nem investir na compra (ou assinatura) de computadores e softwares próprios.
A ação beneficia a organização, já que possibilita fazer dinheiro, tempo e economizar em outras despesas de trabalho.
A terceirização ainda ajuda as organizações com suas práticas de contratação, a fim de atrair e reter bons funcionários, enquanto reduz suas rotatividades de empregados e reivindicações de compensação de desemprego, o que é essencial no ambiente de trabalho atual.
Aproveite para ler: como melhorar a gestão da folha de pagamento?
3. Acesso a benefícios fiscais
A terceirização permite mais controle sobre os custos de remuneração dos trabalhadores, pois, na maioria das vezes, o cálculo dos impostos provenientes do pagamento dos colaboradores considera as horas reais trabalhadas.
Desse modo, você evita pagar multas. Isso porque a maioria das empresas que fazem a terceirização da folha de pagamento fornece uma “garantia fiscal” que assegura que os clientes não paguem encargos com punições causadas por erros no processamento.
4. Mais segurança e confiança
Outro da lista dos benefícios da terceirização de folha de pagamento é o fato de que a maioria das empresas de terceirização oferece ferramentas de softwares interessantes e seguras.
São mecanismos que identificam e alertam os clientes durante atividades de negligência e fraude. Além disso, os softwares on-line oferecem segurança para informações classificadas como sigilosas.
Mais uma vez, a tecnologia faz parte desse processo, e ao escolher uma boa empresa de terceirização, você — como gestor — pode se sentir tranquilo, pois os dados de clientes estão seguros no sistema.
Por isso, uma empresa de terceirização eficiente coloca recursos em estruturas tecnológicas de ponta, como sistemas de automação e nuvem, para guardar e proteger informações corretamente sem o risco de perda de dados.
Contar com esse tipo de tecnologia é outro ponto positivo na hora de escolher uma empresa para cuidar do pagamento da sua. Perceba que, com a rapidez e assertividade dos sistemas e softwares, a folha de pagamento tem risco mínimo de falhas.
Vale a pena a leitura: como um software de RH reduz os custos da sua empresa
5. Redução do uso de papel
Outra vantagem da terceirização da folha de pagamento é que esse costuma ser um processo sem papel.
Sabemos que a impressão de alguns documentos é inevitável. No entanto, uma empresa de terceirização atualizada faz o menor uso possível desse recurso.
Assim, os negócios podem eliminar os procedimentos encadernados em papel e adaptar-se a métodos eletrônicos eficientes para ter mais segurança e responsabilidade com o meio ambiente.
Aprenda mais sobre o tema neste artigo: 6 softwares para digitalização de documentos
6. Diminuição das falhas
Aí está um benefício que comporta os dois itens principais do nosso artigo. Sim, uma boa empresa especializada em folha de pagamento oferece recursos que vão além do que você pode fazer por conta própria.
Se você ainda não considerou uma solução terceirizada, pense novamente sobre o assunto. Os recursos que a empresa escolhida oferece podem ajudar a aperfeiçoar o método de processamento da folha de pagamento e eliminar falhas humanas para deixar no passado os atrasos e as dores de cabeça causados pelo retrabalho.
7. Aumento da eficiência operacional
Por fim, como falamos, a folha de pagamento terceirizada permite que a empresa contratante foque nas atividades-chave do próprio negócio. Graças a esta ação, os gestores se encarregam de menos obrigações administrativas.
Como resultado, têm mais tempo para focar em ações estratégicas que visem ao crescimento da companhia.
Além disso, a uma mão de obra capacitada e com acesso aos treinamentos e softwares especializados traz mais eficiência e realiza os trabalhos no menor tempo e com uma qualidade acima da média.
Quanto custa terceirizar a folha de pagamento da sua empresa?
Um levantamento do oHub mostra que os custos para terceirizar a folha de pagamento de uma empresa varia entre R$ 207 e R$13 mil mensais. Essa variação ocorre por conta de fatores como número de funcionários e quantidade de CNPJs.
Portanto, nem todo negócio paga o mesmo preço. Na realidade, o fornecedor faz uma avaliação nas necessidades do contratante para oferecer um orçamento personalizado.
Quais os principais desafios e resultados da terceirização de folha de pagamento?
Um dos principais desafios da terceirização de folha de pagamento é a perda de controle sobre os procedimentos. Afinal, uma equipe externa executa e monitora o trabalho.
Ademais, há a questão da migração dos dados para os sistemas do fornecedor que, por vezes, pode ser demorada e trabalhosa. Por fim, existe o tempo de adaptação necessário para que tudo “se encaixe no seu devido lugar”.
Após esse período, no entanto, o negócio tende a ter acesso aos benefícios que citamos no tópico anterior, como melhora da eficiência e economia de tempo.
O que deve ter no contrato de terceirização de folha de pagamento?
O contrato de terceirização de folha de pagamento deve detalhar:
- informações sobre o fornecedor e contratante;
- objeto do contrato (no caso, terceirização de folha de pagamento);
- direitos e deveres das partes envolvidas no acordo;
- tempo de duração da prestação de serviços;
- condições de pagamento e valores;
- multas em caso de rescisão do contrato antes do período acordado.
Esses detalhes servem para trazer mais segurança e trazer legalidade para o acordo para, assim, deixar as duas partes tranquilas e cientes do que é esperado delas.
Como escolher as melhores empresas de terceirização de folha de pagamento?
1. Confira o histórico da empresa prestadora de serviços
Em primeiro lugar, é necessário verificar o histórico da empresa que oferece os serviços de terceirização de folha de pagamento para avaliar:
- tempo de atuação no mercado;
- número de clientes atendidos;
- avaliações de consumidores;
- canais de atendimento e suporte.
Analise este último ponto com bastante cuidado, já que os clientes que têm algum tipo de problema na prestação de serviço não costumam se eximir de criticar.
Ao mesmo tempo, consumidores satisfeitos elogiam. De qualquer forma, essas opiniões servem como termômetro para ter uma pequena noção da qualidade do serviço e evitar surpresas desagradáveis após assinar o contrato.
2. Analise o suporte oferecido pela prestadora de serviços
A terceirização da folha de pagamento precisa ter suporte de tecnologia para oferecer todos os benefícios que a contratante espera. Nesse caso, é importante analisar se a prestadora de serviços conta com avançados sistemas de automação que lhe permitam fazer uma gestão detalhada e consistente.
Além disso, é necessário também verificar se as ferramentas são completas e atendem às necessidades operacionais da contratante.
3. Verifique o pessoal contratado e suas qualificações
A empresa que vai assumir a terceirização da folha de pagamento também deve garantir a qualificação de seu próprio pessoal.
Para isso, é preciso apresentar o currículo resumido desses profissionais, com sua formação e qualificação, principalmente com relação à legislação mais recente, e oferecer capacitações constantes para mantê-los a par das mudanças do mercado e legislação.
4. Cheque os setores de atendimento e feedback
A empresa prestadora de serviços, por fim, deve dispor de todas as opções para agilizar o atendimento da contratante, como um bom setor de atendimento e para receber feedbacks para melhorias.
Ja a contratante tem a obrigação de verificar se essas opções se adequam às suas necessidades e se trarão benefícios para a continuidade de seus negócios.
Para finalizar, reafirmamos que a terceirização de folha de pagamento pode, sim, ser um negócio vantajoso para as empresas, desde que busquem um fornecedor confiável. E onde encontrar um?
A resposta é simples: no oHub. Na plataforma, você tem acesso a uma lista com as melhores empresas de folha de pagamento do país e ainda confere um formulário exclusivo para preencher e solicitar um orçamento personalizado.
Vai esperar o quê? Confira nossa seleção e escolha, hoje mesmo, seu próximo fornecedor com segurança e praticidade!
