9 vantagens da digitalização de documentos nas empresas

A digitalização de arquivos vem conquistando cada vez mais as empresas nos últimos anos, principalmente pelas vantagens da digitalização de documentos. 

Podemos destacar entre os benefícios alguns pontos:

• Redução de tempo nas atividades que exigem a busca e a análise de documentos;
• Redução de custo com armazenamento, duplicação ou recuperação;
• Maior rapidez, precisão e controle sobre o acesso à documentação e sua distribuição;
• Maior segurança para a documentação exigida pela fiscalização;
• Fácil acesso aos documentos pela nuvem.

Quer saber mais detalhes sobre os benefícios de digitalizar documentos? Continue lendo e entenda a importância desse processo e como contratar fornecedores especializados nessa tarefa.

Digitalização de documentos: uma excelente ferramenta

Gerenciar a gestão de documentos empresariais através da digitalização de documentos é uma estratégia que vai permitir manter o acervo e o histórico da empresa, oferecendo economia para todos os setores.

Ao invés de manter os documentos armazenados em pastas e arquivos, a digitalização permite que a empresa tenha acesso a toda a documentação sem necessidade de ocupar espaços físicos.

Esses por sua vez, podem ser disponibilizados para outras atividades, economizando ainda com pessoal para manuseio e manutenção do acervo.

Com o avanço da tecnologia, as vantagens da digitalização de documentos permitem que todos os dados de documentos físicos sejam transformados em dados digitais. 

Através de um sistema de escaneamento ou de digitalização simples, um documento físico é transformado em um documento digital que ocupa apenas um espaço no sistema, ao invés de um local físico na empresa.

Implantando o sistema de digitalização de documentos, a empresa irá oferecer a todos os seus colaboradores e usuários do sistema uma nova forma de trabalho.

9 vantagens da digitalização de documentos

Os benefícios de digitalizar documentos incluem a possibilidade de que cada colaborador tenha à sua disposição a documentação necessária, sem a necessidade de procurar documentos nos arquivos e de manusear papéis, oferecendo:

1. Acesso fácil às informações do negócio

Uma das vantagens da digitalização de documentos é conseguir pesquisar com mais agilidade os arquivos dentro do sistema. Além de não precisar se deslocar até o local de arquivo para procurar.

2. Redução de perda de documentos

A velocidade com que documentos e arquivos são gerados podem resultar em perdas pelos mais diversos motivos se não existir um processo organizado. Então, outra das vantagens da digitalização de documentos é evitar erros como extravio de documentos, umidade ou ataques de insetos.

3. Redução de despesas gerais

Sim, as vantagens da digitalização de documentos também chegam no setor financeiro porque ao digitalizar, a necessidade de imprimir arquivos diminui e, consequentemente, a compra de materiais de escritório e de impressão também.

4. Mais sustentabilidade no negócio

Atualmente, as empresas se preocupam mais com a geração de resíduos das suas atividades e reduzir o consumo de papel e de outros materiais prejudiciais ao meio ambiente é uma das vantagens da digitalização de documentos.

5. Maior segurança para as informações empresariais

Outra das vantagens da digitalização de documentos é ter mais segurança no armazenamento de arquivos. Geralmente, a solução usada são ferramentas baseadas na nuvem que contam com protocolos de segurança e senha para evitar possíveis fraudes.

Leia também: Backup em nuvem para empresas: 9 vantagens do armazenamento online.

6. Maior eficiência no trabalho

Conseguindo acessar com facilidade os documentos, a empresa se torna mais eficiente. Em uma reunião, por exemplo, caso seja necessário conferir um dado ou contrato, basta entrar no sistema e pesquisar o arquivo pelo nome.

7. Manutenção da qualidade dos arquivos

Nos antigos arquivos era comum que documentos se apagassem ou que os papéis mofassem pela falta de manuseio e manutenção. Então, uma das vantagens da digitalização de documentos é a possibilidade de melhorar e também de manter as imagens dos documentos, tornando-os mais legíveis, além de permitir aumento de tamanho.

8. Redução de espaço de armazenamento 

Arquivos digitais ocupam menos espaço do que arquivos físicos. Então, as empresas conseguem fazer um uso eficiente do espaço que elas adquirem nos serviços de armazenamento em nuvem. Além disso, recuperar um arquivo digital leva muito menos tempo.

9. Criação de um controle de acesso aos arquivos

Outra das vantagens da digitalização de documentos importante é a possibilidade de criar um controle de acesso para que existam documentos restritos a usuários de acordo com suas necessidades de trabalho.

Leia também: O que é controle de acesso segurança da informação e sua importância nas empresas.

Desvantagens de digitalizar documentos

Apesar de as vantagens da digitalização de documentos serem muito atraentes, é preciso considerar algumas desvantagens para conseguir contorná-las. São elas:

• Validade perante a lei: muitos arquivos digitalizados não são reconhecidos pela lei. Então, é importante saber quais arquivos sua empresa precisa manter fisicamente para não ter problemas;
• Custo das soluções de armazenamento: dependendo do volume de arquivos é necessário comprar um espaço maior na nuvem. Planeje o seu orçamento financeiro para incluir esse investimento;
• Falhas no sistema de armazenamento: pesquise a eficiência das ferramentas para escolher um sistema com chances mínimas de falhas.

Como fazer a digitalização de documentos

O processo de digitalização de documentos deve passar por algumas etapas, tornando o procedimento mais prático e garantindo a veracidade das informações. Todo o trabalho de digitalização passa pelos seguintes processos:

• Preparação dos documentos para digitalização;
• Captura das imagens dos documentos;
• Conversão dos documentos digitalizados em imagens, transformando-os em arquivos TIF, PDF ou JPG;
• Indexação dos documentos, com sua ordenação e arquivamento para permitir melhor acesso às informações.

A digitalização de documentos vai beneficiar a todos dentro da empresa, desde o gestor, que tem como responsabilidade reduzir as atividades para garantir maior produtividade, até o colaborador, usuário direto dos documentos, que terá melhores condições de oferecer o bom atendimento ao cliente e a boa recepção aos fornecedores e prestadores de serviços.

Com a digitalização de documentos é possível reduzir o tempo de redação de documentação manuscrita, de emitir cópias de documentos e de reduzir o consumo de papéis dentro da empresa, diminuindo também a necessidade de outros materiais e acessórios de impressão.

O principal objetivo da digitalização de documentos é evitar o excesso de arquivos físicos, aumentar a produtividade e reduzir custos para a empresa, fazendo com que todo o processo se torne mais ágil e mais eficiente, tanto para clientes e fornecedores quanto para a própria empresa.

Gostou de saber as vantagens da digitalização de documentos?

Para conduzir o processo da forma correta e aproveitar os benefícios de digitalizar documentos, sua empresa pode contar com a assessoria de um profissional para fazer a digitalização. 

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