Vantagens de contratar uma empresa de guarda de documentos

A guarda de documentos é de fundamental importância, principalmente para empresas. Alguns documentos precisam ser mantidos no arquivo por até 30 anos, como os referentes a recolhimentos de INSS e FGTS dos empregados.

Os documentos de constituição da empresa, por sua vez, devem ser mantidos por tempo indeterminado, enquanto a empresa estiver funcionando, acrescentando-se ainda o tempo exigido pela Receita Federal que, normalmente, é de 5 ou 10 anos, dependendo do tipo de documentação.

Dessa forma, a guarda de documentos é de suma importância para a empresa, não podendo ser descartados sem antes ter certeza de que não serão exigidos no futuro. Mesmo com o processo de digitalização, não é raro haver situações em que o original seja exigido.

No entanto, manter documentos dentro da empresa cria uma série de problemas, como o uso de espaço, pessoas para cuidar do arquivo inativo e risco de perda de documentos confidenciais, por exemplo.

A maneira mais prática de preservar a documentação é através da guarda de documentos por uma empresa especializada.

Por que contratar uma empresa para guarda de documentos?

Contratar uma empresa para guarda de documentos apresenta uma série de vantagens para qualquer empresa. Veja a seguir as principais razões para terceirizar esse serviço:

1.    Manutenção da integridade dos documentos

Todo e qualquer documento em papel exige muitos cuidados, já que o papel pode sofrer danos através da ação do tempo, de insetos e da umidade. A contratação de uma empresa de guarda de documentos mantém os mesmos bem conservados, em local adequado, com uma infraestrutura específica para evitar qualquer dano.

As empresas de guarda de documentos oferecem ambientes que permitem a manutenção de todos os dados e registros, longe de poeira e de umidade, num ambiente seguro e confidencial.

2.    Maior segurança para os documentos

Documentos importantes podem ser roubados ou perdidos. Uma empresa de guarda de documentos oferece a melhor solução para manter a segurança e confidencialidade de toda a documentação empresarial, mantidos constantemente em locais monitorados por câmeras, em locais que só podem ser acessados por pessoas que tenham autorização, reduzindo consideravelmente as probabilidades de serem roubados.

3.    Manutenção da organização

A contratação de uma empresa de guarda de documentos permite manter toda a documentação organizada, uma vez que só são movimentados por pessoas devidamente credenciadas, dentro de um espaço estrito.

Com a empresa de guarda de documentos os riscos de perder documentos são sensivelmente reduzidos, uma vez que os locais são destinados exclusivamente à guarda da documentação, mantidos com todas as técnicas de organização.

Por se tratar de local de fácil acesso para a empresa, pessoas credenciadas podem manter a organização de acordo com os padrões de cada empresa, possibilitando categorizar e dividir pastas e arquivos da melhor maneira para o resgate rápido de informações quando necessário.

4.    Privacidade para a documentação

Quando a documentação permanece na própria empresa, existem grandes riscos de pessoas não autorizadas terem acesso às informações. Com a empresa de guarda de documentos, esse risco é praticamente zero, uma vez que se trata de espaço individual para cada empresa.

Somente a empresa, através de pessoas autorizadas, poderá acessar a documentação, havendo total controle sobre o que entra e sai do local, permitindo o acesso e o manuseio apenas a pessoas devidamente credenciadas.

5.    Disponibilidade de espaço

O espaço de guarda de documentos pode ser escolhido pela empresa de acordo com suas necessidades, desde o tamanho à forma de organização da documentação. À medida em que a empresa precisar de mais espaço, eles podem ser disponibilizados, adaptando para um local maior, sem qualquer risco para os arquivos da empresa.

A contratação de uma empresa de guarda de documentos é a melhor opção para a empresa manter seus documentos seguros, confidenciais e em seu estado original, podendo atender todas as necessidades a legislação com relação aos prazos e à qualidade da documentação.