Vantagens do GED: 6 razões para sua empresa investir em Gestão Eletrônica de Documentos

GED, ou Gestão Eletrônica de Documentos, é um sistema aplicado para transformar as informações empresariais de documentos de texto, imagens ou voz para o formato digital. Uma empresa pode ter acesso a uma série de vantagens do GED. É sobre isso que falaremos nos próximos parágrafos.

Antes, entretanto, vamos buscar entender como o sistema funciona.

A Gestão Eletrônica de Documentos é feita através de softwares e hardwares especiais, que permitem:

• a captação;
• o armazenamento;
• a localização;
• o completo gerenciamento de todas as versões digitais da empresa.

Os documentos devem ser digitalizados, conferidos e gravados através de HD ou de discos óticos.

A utilização de técnicas de organização dos documentos digitais e não digitais, permite à empresa aproveitar vantagens do GED, como:

• melhorar a qualidade;
• oferecer agilidade para os processos de comunicações e informações;
• criar um sistema que oferece segurança e eficiência;
• gerar maior produtividade para o negócio.

Talvez você esteja pensando que, entre as desvantagens da gestão eletrônica de documentos está a necessidade de usar apenas arquivos e documentos digitais. Mas você está enganado. A implantação da Gestão Eletrônica de Documentos não torna obrigatório o uso de todas as informações em meio eletrônico.

Os processos podem transcorrer normalmente, utilizando papéis, podendo ser arquivados digitalmente após seu decurso, sendo arquivado eletronicamente quando não é mais necessário. Tudo isso, também torna o processo uma parte da organização de arquivo morto.

Os passos de implantação da Gestão Eletrônica de Documentos

A implantação da Gestão Eletrônica de Documentos segue, basicamente, os seguintes passos:

1. Separação e preparação de documentos que devem ser digitalizados;
2. Digitalização, aplicada através de scanners de alta velocidade;
3. Indexação dos documentos, numa sequência lógica de agrupamento para mais fácil localização;
4. Classificação e revisão de todos os documentos digitalizados;
5. Arquivamento e disponibilização através de meios eletrônicos.

A Gestão Eletrônica de Documentos oferece agilidade aos processos administrativos, tornando a rotina mais simplificada.

São inúmeras as vantagens do GED que a empresa adquire, garantindo a confiabilidade do sistema, tanto no armazenamento em nuvem quanto em equipamentos para os tipos de backup necessários, utilizando o espaço virtual da melhor maneira.

Leia também: Cloud computing: compare vantagens e desvantagens do serviço

Vantagens do GED – Gestão Eletrônica de Documentos

Entre os objetivos e vantagens do GED, podemos destacar benefícios como os listados abaixo. Acompanhe!

1.    Redução de custos

A Gestão Eletrônica de Documentos permite à empresa reduzir custos e gastos com impressão e arquivo de documentos que não são mais exigidos pela fiscalização ou por qualquer outra necessidade empresarial.

Outra vantagens do GED, nesse apesto, é que os arquivos necessários são impressos apenas sob demanda, em menor quantidade, oferecendo à empresa ganho com a sustentabilidade, uma vez que haverá menor descarte de materiais no meio ambiente.

2.    Redução de espaço de armazenamento

Através da Gestão Eletrônica de Documentos, a empresa não terá necessidade de um arquivo inativo com grande quantidade de documentos e pastas que, com a menor falta de cuidado, podem ficar desorganizadas.

Com a GED, além da redução de espaço, que se torna totalmente virtual, não há risco de desorganização.

3.    Maior produtividade

O simples fato de não haver necessidade de procurar documentos no arquivo inativo oferece maior produtividade e ganho de tempo.

Entre as vantagens do GED, está a funcionalidade na qual o sistema apresenta os arquivos necessários a um simples clique do mouse, permitindo maior facilidade na busca, inclusive com a utilização de palavras-chave, tornando-se assim forma mais eficiente de como organizar documentos de uma empresa.

4.    Acessibilidade em qualquer lugar

Com os documentos arquivados em nuvem, eles podem ser acessados pela internet de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, evitando problemas de esquecimento em reuniões importantes e tornando todas as atividades mais simples.

5.    Compartilhamento de informações

Com os documentos digitalizados na GED, qualquer usuário pode ter acesso ao seu conteúdo, permitindo compartilhar arquivos com:

• membros da equipe;
• clientes;
• fornecedores;
• colaboradores.

A digitação na Gestão Eletrônica de Documentos também possibilita que qualquer pessoa interessada possa acompanhar todas as etapas de um processo.

6.    Segurança na informação

A última, mas não menos importante, vantagem do GED é a garantia da segurança de informações confidenciais, permitindo apenas que usuários autorizados tenham acesso ao conteúdo total dos arquivos, através de login e senha. Além disso, pode-se criar limites de acesso para profissionais de todos os níveis.

Agora que você conhece as vantagens do GED, fica difícil encontrar desvantagens da Gestão Eletrônica de Documentos que sejam suficientes para não aplicar na empresa, não é mesmo?

A Gestão Eletrônica de Documentos é o meio mais fácil de trazer agilidade e facilidade aos processos administrativos e produtivos de qualquer empresa.

Por meio dos meios eletrônicos, os profissionais e colaboradores ganham tempo para cuidar de assuntos mais importantes, aprimorando a gestão de metas e resultados de uma empresa.

Veja no vídeo abaixo como o oHub ajuda a sua empresa a encontrar fornecedores de serviços:

E se você quer contratar um fornecedor para realizar um serviço de Gestão Eletrônica de Documentos, o oHub pode ajudar. Faça uma cotação e receba diversas propostas com um só pedido ou veja a lista de empresas que realizam Gestão Eletrônica de Documentos.Caso seja um fornecedor, cadastre-se no oHub para conquistar novos clientes.